Efektivní kancelářské archivační systémy jsou klíčové pro každou firmu, která zpracovává faktury, účtenky a další záznamy, ať už na papíře nebo digitálně. Dokonce i firmám, které se nezabývají příliš papírováním, pomůže udržení pořádku a efektivnosti k hladkému chodu operací.
Kancelářské kartotéky přicházejí ve všech podobách, od jednoduchých šuplíků skříně až po komplexní sortiment digitálních serverů. Abyste mohli vytvořit systém, který vám bude vyhovovat, je důležité vědět, které soubory jsou nejdůležitější, kdo potřebuje přístup a jak je lze snadno a efektivně získat. Zde jsou klíčové faktory.
Proč potřebujete registrační systém
Správná evidence účtenek a faktur je jednou z nejdůležitějších věcí, které může malý podnik udělat pro své finanční zdraví. Neexistující nebo chaotický systém evidence může přidat další dny úsilí v době zdanění příjmu a vy nechcete přijít o daňové odpočty kvůli chybějícím účtenkám. Pokud budete někdy podrobeni kontrole a nebudete schopni včas předložit požadované doklady, vaše reklamace mohou být zamítnuty a vaše daňové přiznání znovu posouzeno.
V závislosti na vašem odvětví možná budete muset uchovávat záznamy, aby byly v souladu se státními nebo federálními předpisy, někdy i roky. Advokátní kanceláře jsou povinny uchovávat spisy po dobu tří let. Účetní a podniky zabývající se přípravou daní musí uchovávat daňová přiznání po dobu sedmi let. Stavební společnosti, lékařské úřady, školy a další mají velké odpovědnosti za vedení záznamů.
Většina lidí nemyslí na práci, kterou ušetří, když investují do registračních systémů, ale na práci, kterou ušetří účty, celková doba, kterou společnosti stráví hledáním nesprávně umístěných souborů, činí šest týdnů za každý rok.
Pokud je vaše podnikání poměrně jednoduché, může být vaše vedení záznamů omezeno na mzdovou agendu a účetnictví, ale stále musíte být schopni pracovat u svého stolu rychle a snadno.
5 kroků k uspořádání systému souborů
Chcete-li sebe a svou firmu dostat na správnou cestu, proveďte pět kroků, abyste zajistili, že papíry budou snadno dostupné a snadno identifikovatelné.
Zhodnoťte osobní a kancelářské návyky
Přemýšlejte o tom, kteří zaměstnanci potřebují přístup k souborům, kde pracují a co na jejich základě dává smysl pracovní stanice. Pokud si vytváříte systém pro sebe, myslete na ergonomii, plynulost vašeho pracovního dne, to, jak se pohybujete po kanceláři prostor, na co dosáhnete ze svého stolu a k jakým informacím potřebujete pravidelný přístup oproti informacím, které lze dlouho archivovat období. Pokud vytváříte systém pro někoho jiného, získejte jeho informace – to, co funguje pro jednu osobu, nemusí vždy fungovat pro druhou.
Rozhodněte se pro systém evidence
To, co vaše firma dělá, bude určovat, zda se rozhodnete pro podávání číselně, abecedně nebo nějakým jiným způsobem. Vyhledáváte například informace o zákaznících podle jména nebo čísla účtu? Ukládáte papírování podle kategorií, jako jsou výdaje, finance, marketing atd.?
Prostor není u digitálních systémů hlavním problémem, ale u papírových systémů je důležité umožnit růst při pohledu na kartotéky; doporučuje se koupit něco, co pojme dvojnásobný počet souborů, které máte nyní. Široké kategorie předmětů vám umožní snadno přidávat nové soubory, jak rostete, a eliminují nutnost pravidelného upgradu nebo reorganizace systému souborů. Díky jednoduchosti bude také snazší integrovat papírové a digitální soubory jako součást vašeho celku systém správy dokumentů.
Spočítejte si potřeby úložiště
Pokud máte velké množství souborů, ke kterým denně přistupujete, měli by je mít na dosah ruky. Ti, k nimž se přistupuje méně často, nemusí být ve vašem pracovním prostoru, ale možná budou muset být poblíž. Může existovat kombinace. Některé soubory mohou být potřeba denně, zatímco jiné lze uložit do dlouhodobého úložiště dále.
Nepřehlédněte důležitost dostupnosti pro zaměstnance nebo budoucí zaměstnance, kteří mohou mít speciální potřeby mobility. Například velmi vysoké skříně mohou být pro některé zaměstnance obtížně přístupné bezpečně a efektivně.
Investujte do dobrého systému označování
Schopnost číst štítky souborů zní jako samozřejmost, ale přehlednost štítků ušetří čas. Většina společností, které vyrábějí štítky, poskytuje šablony, které lze integrovat s běžným softwarem pro zpracování textu. Možná budete chtít zvážit jeden z malých systémů na výrobu štítků, který také dokáže vytisknout jednotlivé poštovní štítky. Položky, které plní dvojí povinnost, jsou obvykle rozumnou investicí.
Koupit složky souborů
Uživatelsky přívětivé a odolné složky jsou chytrou investicí. Barevné závěsné složky jsou snadno dostupné a snadno rozpoznatelné. Například, pokud dáte všechny své klienta soubory ve žlutých závěsných složkách, finanční informace v modrých složkách a marketing v červených složkách, ušetříte čas při hledání nebo zařazování pomocí snadno identifikovatelných vizuálních vodítek.
Přechod bez papíru
Mnoho podniků se již přesunulo do bezpapírové kanceláře nebo do její blízkosti. S online, cloudovými úložnými systémy a digitálními transakcemi nahrazujícími hotovost může být bezpapírová komunikace novým standardem.
Dokonce i vládní agentury se dostávají na palubu. IRS nyní přijímá digitální obrázky nebo papírové kopie naskenovaných položek, včetně:
- Účtenky
- Bankovní výpisy
- Zrušené kontroly
- Výplatní útržky
- Výpisy z kreditních karet
Digitální záznamy musí být jasné a čitelné. Pokud ne, IRS může požadovat nahlédnutí do původních papírových dokumentů během auditu nebo běžné žádosti o dokumentaci.
Pokud stále fungujete staromódním způsobem, ale zajímá vás to jít na zelenou, můžete časem přejít na bezpapírové. Existuje mnoho služeb a softwarových aplikací, které skenují staré účtenky a ukládají je s dalšími digitálními účetními informacemi.
Často kladené otázky (FAQ)
Jak nastavíte elektronický systém evidence?
Elektronické registrační systémy mohou být stejně jednoduché jako soubory ve sdílených sítích, jako je disk Google nebo na sofistikovaném softwaru či serverech. Stejné osvědčené postupy, které platí pro papírové systémy, platí pro elektronické systémy: zaveďte konvence pojmenování, pořadí řazení (abecední, chronologické atd.) a dobře organizovanou strukturu.
Jaký systém evidence používáte k ochraně důvěrnosti?
U papírových kartoték by dokumenty měly být pod zámkem a pod kontrolou personálu. Vzhledem k tomu, že digitální soubory mají větší flexibilitu při sdílení, kopírování a úpravách, budete muset nastavit příslušné úrovně oprávnění a přístupu. V závislosti na sázce může vaše společnost potřebovat soukromé servery na rozdíl od cloudových systémů.
