V této éře textových zpráv a přímých zpráv je někdy těžké zapamatovat si vše, co jste se naučili ve škole o psaní formálních dopisů. Můžete projít roky ve své kariéře, aniž byste museli psát více než a profesionálně vypadající e-mail. Profesionální psaní dopisů je však důležitou dovedností, když hledáte práci, kariérní sítě nebo posíláte jinou obchodní korespondenci.
Když přijde na hledání práce, musíte udělat maximum pro to, abyste vypadali profesionálně. Neformální prostě nebude fungovat, když se snažíte zapůsobit na náborového manažera a odlišit se od konkurence. První, co potenciální zaměstnavatel vidí, je, jakým způsobem je dopis adresován, takže dodržení správných pravidel adresování dopisu resp odborná korespondence je zásadní pro vaši kariéru a obchodní komunikaci.
Za prvé a především, když píšete dopis nebo posíláte e-mailovou zprávu za účelem zaměstnání nebo podnikání, je to tak Při oslovování osoby, se kterou píšete, je důležité používat formální jazyk, pokud je neznáte extrémně dobře.
Pokud si nejste jisti, zda byste měli použít formální nebo neformální (křestní) formu adresy, chybujte na straně profesionality a použijte formální označení.
Jak oslovit dopis: pan, doktor, paní nebo paní
Vhodným titulkem při psaní muži je Pan Pro ženu použijte paní, i když znáte rodinný stav adresáta. Paní je profesionálnější než slečna nebo paní, který se může zdát zastaralý.
Pro lékaře nebo někoho s Ph. D. použijte jako titul Dr. Alternativně můžete také použít „Profesor“, pokud píšete univerzitnímu nebo vysokoškolskému profesorovi.
Pokud neznáte genderovou identitu osoby, kterou oslovujete, použijte genderově neutrální pozdrav a jednoduše uveďte její jméno a příjmení, např. „Drahý Tristan Dolan“.
Příklady dopisů s pozdravem
Mnoho dopisových pozdravů je vhodných pro obchodní a zaměstnaneckou korespondenci, včetně:
- Vážený pane Smithe
- Vážená paní Markhamová
- Milá Kiley Doe
- Vážený doktore Havene
- Vážený profesore Jonesi
Za pozdravem zadejte dvojtečku nebo čárku, poté použijte zalomení řádku a začněte prvním odstavcem svého dopisu. Například:
Vážený pane Smithe:
První odstavec dopisu.
Vyhledání kontaktní osoby
Alison Czinkota © The Balance 2018
Nemusíte znát jméno toho, koho oslovujete, ale nebolí to a ve skutečnosti to může udělat pozitivní dojem, zvláště pokud se snažíte zabodovat na pracovním pohovoru. Použití jména může být problém, protože zaměstnavatelé často neuvádějí kontaktní jméno v inzerátu práce, zejména na velkých webech pro hledání zaměstnání.
Stojí za to pokusit se najít kontaktní osobu, protože čas na zjištění jména této osoby prokáže osobní iniciativu. Ukazuje také smysl pro detail, který za vás bude dobře mluvit, když bude váš životopis přezkoumán.
Nejlepší způsob, jak zjistit jméno kontaktu ve společnosti, je zeptat se. Pokud se propojujete na pozici, požádejte svého síťového kontaktu o jméno a e-mailovou adresu osoby, se kterou si můžete o pozici nejlépe promluvit. V opačném případě zavolejte na hlavní číslo společnosti a zeptejte se recepčního na jméno a kontakt informace o manažerovi lidských zdrojů (HR), který má na starosti nábor (nebo vedoucího takového a takového). oddělení atd.).
Pokud ani jedna z těchto metod nefunguje, často můžete odhalit informace, které hledáte, tím, že uděláte malý průzkum internetu. Začněte na webových stránkách společnosti a vyhledejte uvedené zaměstnance. Kontakt na HR často uvidíte na personální stránce nebo v adresáři společnosti.
Pokud to nepřinese výsledky, je čas zasáhnout LinkedIn a provést pokročilé vyhledávání pracovních pozic a názvů společností. V tomto procesu můžete dokonce najít další spojení s osobou, kterou hledáte. To není nikdy na škodu, když se snažíte přimět člověka, aby se podíval na váš životopis.
Ukázka dopisu s kontaktní osobou
Jméno Příjmení
Vaše adresa
Vaše město, PSČ
Vaše telefonní číslo
Tvůj e-mail
datum
kontaktní jméno
Titul
Jméno společnosti
Adresa
Město (*): Stát (*): PSČ
Vážený pane/paní Příjmení,
Píši o nadcházející akci studentské kariéry vaší univerzity. Mám zájem o rezervaci stánku, protože hledáme dva nové designéry.
Naše společnost se jmenuje Blue Fox Designs a rád bych se spojil s některými vašimi studenty designu a umění, kteří budou letos maturovat. Zaměřujeme se na moderní bytový interiérový design a dekorace.
Dejte mi prosím vědět, zda máte na akci místo. Můžete mi poslat e-mail na adresu [email protected] nebo zavolat na můj mobilní telefon na číslo 555-555-5555.
S pozdravem,
Podpis (pro tištěný dopis)
Vaše zadané jméno
Když nemáte kontaktní osobu
Pokud ve společnosti nemáte kontaktní osobu, vynechte oslovení z motivačního dopisu a začněte prvním odstavcem, nebo použijte obecný pozdrav. Například:
- Komu se to může týkat
- Vážený manažer náboru
- Vážený manažer lidských zdrojů
- Drahý pane nebo paní (buďte opatrní při používání tohoto, může to znít zastarale)
Následujte obecné oslovení dvojtečkou takto:
Vážený manažer náboru:
První odstavec dopisu.
Vzorový dopis bez kontaktní osoby
Jméno Příjmení
Vaše adresa
Vaše město, PSČ
Vaše telefonní číslo
Tvůj e-mail
datum
Vážený manažer náboru:
Píši se, abych se zeptal na možnost jakýchkoli pracovních nabídek ve vydavatelství Woodlynn. Konkrétně hledám pozici administrativního asistenta. Mám šest let zkušeností jako administrativní asistent ve Wedgewood Realty v North Grove, ale příští měsíc se přestěhuji do vaší oblasti, takže hledám novou pozici.
Pokud máte nějaké příležitosti, dejte mi prosím vědět. Přikládám svůj životopis k posouzení. Můj současný manažer John Anderson a dva mí kolegové jsou velmi ochotni poskytnout reference, aby potvrdili moji kvalifikaci.
Můžete mě kontaktovat na adrese [email protected] nebo telefonicky na čísle 555-555-5555. Těším se, až od tebe uslyším.
S pozdravem,
Podpis (pro tištěný dopis)
Vaše zadané jméno
Jak oslovit obálku
Pro veškerou zaslanou korespondenci používejte obálku obchodní velikosti (#10) a složte svůj dopis na třetiny.
- Vaše zpáteční adresa (jméno, ulici, město, stát a PSČ) by měl být v levé horní části obálky.
- Ujistěte se, že jméno a adresa příjemce (kontaktní osoba, společnost, ulice, město, stát a PSČ) jsou vycentrovány na obálce.
- Umístěte poštovní známku do pravého horního rohu obálky.
Profesionální komunikační dovednosti
Správné oslovení a obchodní nebo profesní dopis není dovednost, kterou budete potřebovat pouze při hledání zaměstnání. Jakmile budete zaměstnáni, nastanou chvíle, kdy budete muset psát dopisy, které to vyžadují formální adresy a pozdravy.
