Profesionální plánovači událostí nosí mnoho klobouků a přebírají různé odpovědnosti v závislosti na individuálních okolnostech události. Tato profese vyžaduje jedinečnou sadu dovedností – možná budete muset být jednu minutu multitaskingovým průvodcem a další, abyste byli zkušeným řešitelem problémů, který dokáže vyřešit situaci snadno a efektivně.
Jaký by měl být obchodní návrh
Obchodní návrh plánování události je komplexní dokument, který popisuje služby, které pro událost poskytnete. Je to vaše firemní brožura, vaše marketingová kampaň a vaše prodejní nabídka, vše zabalené do jednoho. Tento obchodní návrh akce by vás měl prezentovat jako zkušeného, kvalifikovaného profesionála, který má jedinečnou kvalifikaci k provedení této akce. Mělo by vás odlišit od ostatních plánovačů událostí a vytvořit z vás někoho, komu může klient důvěřovat.
Obchodní návrh plánování událostí by měl být dobře napsaný, měl by obsahovat specifika ohledně toho, jaké služby jsou v návrhu zahrnuty (a které nejsou) a znázorněte, jak akci provedete, a uveďte potřebné podrobnosti, aby si klient mohl snadno představit, co jste navrhování.
7 věcí, které je třeba zahrnout do obchodního návrhu plánování událostí
Nedílným krokem v plánování událostí je vypracování spolehlivého obchodního návrhu plánování událostí, vědět, co je třeba zahrnout, abyste uvedli své služby na trh a zajistili podnikání klienta.
- Úvod do podnikání: Stručně představte svou firmu v oblasti plánování akcí. Diskutujte o své minulosti, případných profesních certifikacích a délce podnikání, relevantních zkušenostech a konkrétním oboru, pokud nějaký máte.
- Popis akce: Uveďte celkový rozsah události, včetně podrobností, které byly probrány během vašeho úvodního jednání schůzka s klientem, jako je cíl akce, možné termíny, místa ke zvážení, počet hostů, atd.
- Poskytované služby plánování akcí: V této sekci buďte velmi konkrétní a uveďte všechny služby, které pro tuto akci poskytnete. Výpis položek s odrážkami nebo podnadpisy je velmi efektivní, protože je to pro klienta snadný způsob, jak zobrazit rozsah zahrnutých služeb. Uveďte všechny dodavatele, které budete používat, a služby, které jsou volitelné za příplatek. Je důležité být v této části velmi podrobný, aby klient jasně pochopil, co je zahrnuto a co je navíc.
- Ukázky Vaší práce: Pokud jste naplánovali akci podobnou té, kterou navrhujete tomuto klientovi, pak máte příležitost předvést své dovednosti. Zahrňte fotografie, náčrtky, výstřižky zpráv nebo jakékoli jiné vizuální prvky, které pomohou klientovi vykreslit obrázek toho, co můžete udělat. Je to skvělý způsob, jak propagovat své podnikání v oblasti plánování akcí.
- Navrhované náklady: Pečlivě formulujte všechny náklady spojené s plánováním a realizací této akce. Formátování této části jako série kroků provede vašeho klienta všemi fázemi události a pomůže mu vizualizovat každý aspekt, jak se vyvíjí. Buďte konkrétní v rámci obecné kategorie nákladů. Pokud máte například řádkovou položku pro stravování, rozdělte jednotlivé náklady na jídlo s uvedením částka na osobu, počet požadovaných serverů a hodinová sazba, náklady na pronájem stolu, povlečení a již brzy. Namísto přípravy návrhu s jednou velkou cenovkou ve spodní části, napište položkový návrh, aby váš klient pochopil jednotlivé náklady. To je užitečné ze dvou důvodů: maří to nevyhnutelný „šok z nálepky“, když jsou všechny položky sečteny a je tam vysoká cena. ve spodní části a dává vašemu klientovi příležitost rozhodnout se, zda cena za hodinu koktejlu navíc stojí za to výdaj.
- Další kroky: Ve spodní části vašeho obchodního návrhu akce uveďte veškeré podrobnosti týkající se načasování nebo dalších kroků. Pokud má událost pevné datum, nezapomeňte uvést, že podepsaná smlouva musí být doručena do určitého data, abyste mohli událost naplánovat a provést. Uveďte požadovanou zálohu a datum, do kdy musí být přijata.
- Kontaktní informace: V dolní části obchodního návrhu akce nezapomeňte uvést kontaktní údaje své firmy. Uveďte své webové stránky, e-mailovou adresu, telefonní čísla, faxová čísla a poštovní adresu. Připojte k návrhu také vizitku pro snadnou orientaci.
Jak následovat
Poté, co klientovi odešlete svůj obchodní návrh na plánování událostí, kontaktujte ho a dejte mu vědět, že návrh je na cestě. Řekněte jim, že se za pár dní ozvete, abyste zjistili, zda mají nějaké otázky. Udržujte komunikační linky otevřené. Buďte vnímaví a věnujte osobní pozornost. Je ukazatelem toho, jak podnikáte, a pomůže vám uzavřít obchod profesionálním způsobem.
