Používání účetního softwaru šetří hodiny času ve srovnání s ruční manipulací s knihami nebo pomocí tabulkového procesoru. Účetní software omezuje nebo eliminuje nadbytečné zadávání dat, jako je zadání adresy zákazníka do nabídky a následné přidání objednávky a faktury. Je to prosperující odvětví, přičemž jedna studie předpovídá, že globální trh účetního softwaru dosáhne do roku 2026 hodnoty 11,8 miliardy dolarů.
Pokud jste jediným vlastníkem se skromnými příjmy, možná nebudete potřebovat účetní software, ale vlastníky malých podniků, kteří mají zásoby a žonglují s velkým počtem zákazníků a zaměstnanců, ušetří čas a budou mít přesnější záznamy, pokud používají účetnictví software.
Zde je několik tipů, jak vybrat správný účetní software pro vaši firmu.
Hledejte určité funkce
Zužte výběr účetního softwaru vytvořením seznamu funkcí účetnictví pro malé podniky, které potřebujete k řízení svého podnikání. Nejprve se poraďte se svým týmem, abyste se ujistili, že pokrýváte vše, co vaše firma potřebuje, protože možná zjistíte, že potřebujete funkce, o kterých jste dříve nepřemýšleli. A jakmile si vyberete a implementujete software, může být nákladné zapojit váš tým do jiného softwarového řešení poté, co zjistíte, že předchozí řešení nemělo potřebné nástroje.
Většina funkcí účetnictví pro malé podniky zahrnuje:
- Řízení zásob
- Sledování prodeje
- Správa zákaznických kontaktů
- Podpora obchodního účtu
- Rozpočtování
- Odhady
- Výplatní páska
- Podnikatelská daň hlášení
Některý účetní software je navržen speciálně pro průmyslová odvětví, jako je stavebnictví, výroba a velkoobchodní distributoři. Pokud vaše malá firma působí v odvětví se specifickými požadavky na účetnictví, může existovat účetní software s funkcemi, které tyto požadavky splňují. Nezapomeňte se zeptat ostatních lidí ve vašem oboru na názory na jejich účetní software, které vám pomohou při výběru.
Zjistěte, zda se hodí pro vaši firmu
Nyní, když jste zúžili výběr účetního softwaru, zeptejte se při nákupu účetního softwaru pro malé firmy, abyste zjistili, zda je pro vaši firmu ten pravý.
Poroste s vámi software?
Zjistěte, zda software obsahuje moduly, které můžete v případě potřeby přidat později. Příkladem běžného modulu, který můžete přidat později, je mzdové účetnictví.
Pokud moduly nelze přidat, upgraduje software snadno na schopnější verzi stejného účetního softwaru? Nebo exportuje software do datového formátu, jako je CSV, abyste jej mohli nahrát, pokud později přejdete na jiný titul účetního softwaru?
Podporuje to vaše banka?
Možnost stahovat transakce z vaší banky ušetří spoustu času, proto si nejprve zjistěte, zda vaše banka bude software podporovat.
Měl by být online nebo nainstalovaný?
Online účetní software je webový software, který běží bezpečně přes internetový prohlížeč. Online účetní software je zvláště vhodný pro přístup k účetním datům a záznamům z více počítačů.
Může být přístup omezen pro některé uživatele?
Pokud účetní software používá více osob, jeden jednotlivec může potřebovat úplný přístup ke všem funkcím, ale ostatní mohou potřebovat pouze přístup k oblastem zadávání dat a ne k sestavám.
Je účetní software dodáván s bezplatnou zkušební verzí?
Vždy je nejlepší, když si můžete software před zakoupením vyzkoušet. Chcete-li zjistit, jak užitečná je dokumentace k softwaru, stáhněte si bezplatnou zkušební verzi a na několik dní ji vyzkoušejte, abyste zjistili, zda je vhodná.
Faktor v nákladech na podporu
Nezapomeňte započítat náklady na podporu do svého rozpočtu na účetní software. Některý účetní software poskytuje zpoplatněnou podporu prostřednictvím e-mailu nebo telefonu od okamžiku, kdy software začnete používat. Je však běžné, že náklady na účetní software pro malé podniky poskytují podporu zdarma za sadu dobu, abyste mohli klást otázky, když poprvé začnete software používat, aniž by vám vznikly další výdaje. Po uplynutí této doby platíte za podporu ročně, čtvrtletně nebo na základě použití.
Účetní software může mít bezplatné online uživatelské fórum, kde můžete také klást otázky. Může to být dobrá alternativa k zpoplatněné podpoře, pokud se vaše otázka týká něčeho jednoduchého, například jak používat funkci.
Neplaťte za nepotřebné funkce
Menší a méně komplexní podnik potřebuje méně funkcí než větší podnik. Bez ohledu na to, jak neodolatelně se zdají „pískačky a zvonky“ navíc, odolejte pokušení pořídit si více účetního softwaru, než potřebujete.
Obecně platí, že za další funkce v účetním softwaru platíte více. Pokud vaše firma roste natolik, že potřebuje robustnější finanční prvky, náklady jsou oprávněné, ale do té doby byste se měli držet základů. Pro menší podniky je nyní k dispozici dostatek možností účetního softwaru, takže překupování je zbytečné.
Poraďte se se svým účetním
Účetní software nenahrazuje účetního, aby zajistil, že vaše firma dodržuje zákonné a uznávané účetní a daňové postupy. Když ale používáte účetní software, váš účetní nebude muset trávit čas prováděním určitých úkolů, což malým podnikům šetří peníze.
Každý dobrý účetní software bude mít zprávy, které musíte dávat svému účetnímu na měsíční, čtvrtletní a roční bázi. Zeptejte se svého účetního, jaké výkazy jsou potřeba, a ujistěte se, že je můžete generovat pomocí účetního softwaru, o kterém uvažujete.
