Jedním z nejdůležitějších prvků zábavy na události je výběr skvělého hlavní řečník a další přednášející na pořad jednání. Když najímáte externího mluvčího, aby zastával roli, plánovači akcí může buď uzavřít smlouvu přímo s profesionálním řečníkem, nebo se spolehnout na odbornost řečnické kanceláře. Ať už se jedná o interního vedoucího pracovníka, vedoucího pracovníka v oboru nebo profesionálního řečníka, úspěšný program identifikuje řečníky v rané fázi procesu plánování.
Rada od odborníka
Diane Goodman, prezidentka The Goodman Speakers Bureau, Inc. ve Windsoru je CT uznávaným lídrem v poskytování profesionálních a celonárodně uznávaných řečníků a bavičů pro firemní a organizační akce. Je odbornou autorkou Přežijte hledání: Jak zacílit a vybrat nejlepšího profesionálního reproduktoru, 12stránkový základ pro plánovače schůzek a událostí.
Goodman strukturoval průvodce jako kontrolní seznam užitečných tipů a otázek, které by si začínající i zkušení plánovači schůzek měli interně zodpovědět, než se obrátí na najmutí nebo výběr řečníka.
Co dělat před výběrem hlavního řečníka
V první řadě, stejně jako u každé události, je předběžné plánování vždy užitečné a někdy rozhodující pro získání toho nejlepšího řečníka pro vaši událost. Je mnohem snazší zajistit ty nejlepší řečníky plánováním alespoň šest až 12 měsíců před akcí. Normou pro rezervaci profesionálního nebo známého řečníka býval rok. Samozřejmě to není vždy rozumné nebo realistické a dnes je známo, že rezervace jsou prováděny pouze několik měsíců předem. Pokud tomu můžete pomoci, nenechte se v době krize v panice. Později si poděkujete.
Abychom byli dostatečně připraveni na zahájení vyhledávání klíčových řečníků, Goodman doporučuje, aby byly v úvodním interním kontrolním seznamu plánovače každé události a schůzky následující kroky:
- Určete logistiku/plánování schůzek
- Porozumět publiku
- Zachyťte cíl schůzky
- Definujte očekávání mluvčího
- Srovnávací úspěch
Teprve poté, co jsou tyto úkoly promyšleny (a možná i další specifické pro vaši událost nebo schůzku), byste měli začít hledat hlavní řečníky. Hlavní řečník může na konferenci nebo schůzce hrát několik různých rolí. Vyžaduje vaše setkání firemního řečníka nebo by vašemu publiku lépe posloužil inspirativní nebo motivační řečník? Procházením tohoto kontrolního seznamu vám poskytne nejen lepší rámec, z něhož můžete svého řečníka řídit vyhledávání, ale ušetří vám to čas na back-endu při získávání interního schválení vaší první volby mluvčí.
Co dělat během hledání hlavního řečníka
Jakmile budete znát koncepční směr setkání, budete mít lepší zkušenost s hledáním vhodného hlavního řečníka. Kde většina plánovačů událostí uvízne, není v samotném procesu hledání a výběru, ale spíše ve vyjednávání o honorářích za hlavní řečníky.
Profesionální hlavní řečníci s vydanou knihou mohou řídit společnosti od 10 000 do 20 000 USD bez zahrnutí cestovních nákladů na akci. Na druhou stranu nejprodávanější autor New York Times může za řečnické angažmá inkasovat až 40 000 dolarů. I když se tato čísla mohou zdát mimořádně vysoká pro plánovače událostí, kteří v prostoru hlavních řečníků začínají, musíte k poplatkům přistupovat relativně. Jak se liší honorář řečníka v porovnání s náklady na cateringovou ranní snídani nebo s počtem lidí očekávaných na schůzi?
Sečteno a podtrženo
Protože plánovači událostí slouží jako vnitřní a vnější tvář společnosti pracovní schůzkaTento typ strukturovaného přístupu k výběru řečníků pomůže získat potřebná interní schválení pro rozpočet a také posun programu vpřed.
Když plánování schůzky, obvykle nastane jeden ze dvou scénářů: datum obchodní schůzky je schváleno bez obsahu nebo datum obchodní schůzky není schváleno bez potvrzeného obsahu.
Goodmanův přístup doporučuje, aby plánovači událostí důkladně rozuměli schůzce, kdo bude účastnit se, jaké zprávy jsou sdělovány, jaký typ mluvčího je potřeba a co se osvědčilo minulost.
Tyto kroky v kombinaci s určitou flexibilitou plánování a plánováním předem povedou k úspěšnému programu.
