Speciální plánovači akcí — zejména ti v neziskový svět — vězte, že uspořádat venkovní fundraisingovou akci je skvělý nápad. Tyto typy akcí, stejně jako jiné nápady na získávání finančních prostředků v komunitě, vyžadují, aby plánování akce na příští rok začalo bezprostředně po letošním fundraisingová akce uzavírá. Je důležité zhodnotit událost a prodiskutovat, co se povedlo a co by se dalo zlepšit, dokud je událost stále v živé paměti týmu. Diskuse o úspěších a vylepšeních zajistí, že tyto funkce mohou být zahrnuty nebo vylepšeny pro událost příštího roku. Takové proaktivní plánování také přidává hodnotu pro sponzory. A všechny úspěšné komunitní procházky nevyhnutelně doufají, že budou rok od roku růst a rozšiřovat se.
Je důležité se soustředit na primární cíl pořádání takových akcí: získávání finančních prostředků. Pro ty plánovače událostí, kteří již dříve pořádali komunitní procházku, jeden z nejdůležitějších okamžiků plánování ve skutečnosti nastává po skončení procházky. Abychom se dozvěděli o mnoha aspektech plánování a realizace procházky komunitní sbírkou, jdeme nahlédnout do zákulisí akce ke Dni matek pořádané chicagským Y-ME Breast Cancer Organizace.
Sbírka Y-ME ke Dni matek proti rakovině prsu
Y-ME byla založena dvěma pacienty, kteří přežili rakovinu prsu v roce 1979. Nezisková organizace byla nejlépe známá svým vícejazyčným programem National Breast Cancer Hotline pro pacientky s rakovinou prsu. Program si získal slávu jako jediná 24hodinová bezplatná horká linka v zemi, kterou obsluhují výhradně pacientky, které přežily rakovinu prsu a které jsou vyškolenými peer poradci. Organizace ale také pořádala každoroční sbírku ke Dni matek, která podpořila jejich programy a služby. Zpět V roce 2007 získal Y-ME více než 7 milionů dolarů s téměř 43 000 chodci z 12 měst. Do roku 2008 se zúčastnilo 15 měst. Bohužel, Y-ME zavřela své brány v roce 2012, ale dědictví jeho každoroční sbírky zůstává skvělou případovou studií pro neziskové plánovače událostí.
Velkou část úspěchu při získávání finančních prostředků Y-ME lze připsat organizovanému přístupu k plánování a sledování nejdůležitějších cílů jako první. Liz Klug, bývalá ředitelka speciálních akcí organizace, po jejich rekordním roce 2007 řekla toto: „Máme plán pro různé časové okamžiky během procesu plánování. Takže podnikneme kroky k podpoře těchto nejkritičtějších bodů včas, abychom se ujistili, že jsme úspěšní. Například ve městě, kde možná pořádáme akci poprvé, se musíme zaměřit na to, abychom měli skvělé místo a místo, kam se lidé budou chtít vracet. Po cestě se můžeme zaměřit na to, ve kterých kavárnách vydáme brožury.“ Pojďme se podívat, jak Klug a tým plánování akcí Y-ME zorganizovali tak úspěšnou akci.
Analýza čísel
Pořádání společenské procházky nebo podobné akce vyžaduje spojení několika různých složek cíle, ale v konečném důsledku to sdružení nebo charitativní organizace pořádající akci dělá proto, aby na ni získaly peníze jejich příčina. Proto první krok při plánování další události nastane, když aktuální událost skončí, a většina této práce se týká „čísel“.
„Po skončení akce jsme pozorně sledovali čísla,“ vysvětluje Klug, „Porovnali jsme, jak jsme si vedli letos oproti předchozímu [roku]. Podívali jsme se na zkušenosti účastníků. Vyhodnotili jsme naše kategorie sponzoringu. Okamžitě jsme odpověděli na všechny e-maily o událostech." Plánovači akcí také učiní okamžité kroky, aby zajistili, že všechny zúčastněné v letošní akci budou pokračovat i v roce příštím.
Klug také rýpal do detailů. Ve svých hodnoceních se podívala na vše od počtu dobrovolníků, kteří se podíleli na objemu distribuovaných triček. Pak se zeptala, zda potřebuje na příští rok více nebo méně.
Časová osa plánování
Pro ty, kteří organizují procházku komunitním fundraisingem, je důležité vědět, jaké kroky by měly být v různých časech provedeny. Většina neziskových organizací nemá luxus mnoha zaměstnanců a dobrovolných členů výborů, aby zajistili úspěch akce. Plánovači si však uvědomují, že se musí ujistit, že úzce spolupracují s kanceláří starosty města a oddělením veřejných prací, aby se akce dostala do veřejného kalendáře.
Klug navrhuje, že prvním krokem po analýze loňských čísel je zaměřit se na firemní nábor. Pokud událost není novým programem, je důležité získat firemní podporu na akci příštího roku bezprostředně po skončení letošní akce. „Když jsme předali závěrečnou zprávu o události, zaměřili jsme se na obnovení sponzorství,“ říká Klug. Plánovačům, kteří mají zájem zorganizovat komunitní procházku jako fundraisingovou akci, nabízí také následující zajímavosti:
- Identifikujte firemní sponzory
- Vyvinout programy pro pěší tým
- Určete aktivity akce
- Začněte chodit s náborem
- Dokončete logistiku událostí
- Podržte událost
- Uspořádejte akci „děkuji“.
- Vyhodnoťte a začněte následnou událost
Y-ME by si také najala externí logistickou firmu, aby zvládla mnoho jejích logistických požadavků. Ale jedním z nejužitečnějších bylo zavedení online registračního systému.
Úspěch online registračního systému
Y-ME se rychle dozvěděla o důležitosti používání webu pro online registraci a od té doby se důrazně zasazuje o používání technologie pro online registraci a získávání finančních prostředků.
Investovali do online základního systému řízení vztahů, který jim v roce 2003 sloužil jako jejich závodní web. Tento typ systému slouží jako osobní webová stránka pro dobrovolníky, aby mohli individuálně žádat o dary a další zapojení. Zachycuje informace do jediné databáze a slouží jako nástroj pro kapitány chodících týmů k povzbuzení jejich členů.
Online účastníci se zvýšili ze 4 000 na 11 594. Online dary vzrostly z 5 000 na 19 650. Tým Y-ME věřil, že přispěl k dosažení cíle 2,35 milionu dolarů, a jako bonus tato technologie snížila administrativní náklady o zhruba 20 000 dolarů.
Takový systém může také sloužit jako důležitý komunikační nástroj, který organizaci umožňuje sledovat a nadále zapojovat složky i mimo samotný závodní den.
Časová osa závodního dne
Komunitní procházky jsou nejčastěji naplánovány na dopoledne. V závislosti na složitosti značení a umístění může příprava akce obvykle začít již týden před akcí, přičemž většina aktivit se odehrává několik dní před procházkou.
Když Y-ME plánovali každoroční fundraisingovou akci, tým se obvykle snažil omezit oblast, kde pořádal chodit tak, aby k provedení určitých provozních úkolů, jako je vypnutí, nevyžadovalo značné množství času zdrojů ulice. Jejich chůze byla obecně nesoutěžní, takže také pomáhá, že nemuseli zvažovat požadavky potřebné pro soutěžnější závodní prostředí.
Rozpis pro samotný den závodu obvykle plynul takto:
- Tým pro plánování akcí dorazí (2,5 hodiny před procházkou)
- Dobrovolné přihlášení (2 hodiny před procházkou)
- Sponzorské přihlášení a nastavení (2 hodiny před procházkou)
- Registrace začíná (1,5 hodiny před procházkou)
- Nastavení startovní čáry (30 minut před chůzí)
- Zahajovací ceremoniál (10 minut před procházkou)
- Závod začíná
- Zábava na hlavní scéně začíná (1 hodinu po začátku chůze)
- Oficiální poznámky na hlavní scéně (po skončení procházky; za 1,5 hodiny)
- Program oficiálně končí (3 hodiny po začátku chůze)
- Rozpis události začíná (poté, co událost oficiálně skončí)
Tipy pro plánování společné procházky nebo běhu
Těm organizacím, které mají zájem uspořádat komunitní procházku nebo běh poprvé, nabízí Klug několik návrhů, které pomohou zajistit úspěšnou akci.
- Začněte s vřelými zájemci, včetně dobře propojených dobrovolníků, sponzorů nebo velký tým. Definujte měřitelné výsledky.
- Vyhodnoťte akce konkurence ve vašem městě/místě a identifikujte jejich osvědčené postupy a oblasti pro zlepšení.
- Spolupracujte s kanceláří starosty města a městskými částmi, abyste projednali požadovaná povolení a logistiku vaší akce: čas, místo, počet účastníků. Ujistěte se, že jste na tato setkání připraveni.
- Pochopte svůj rozpočet a ujistěte se, že udržíte provozní náklady na 25–30 % na novou akci. Některé charitativní organizace budou usilovat o 15-20 % celkových výdajů.
- Zajistit sponzory absorbovat 100 % provozních nákladů vaší akce.
