Pokrok v technologii měl významný dopad zejména na plánování akcí a jejich registraci. Dávno pryč jsou doby papírových pozvánek, které přicházejí v obálce s razítkem. Online registrace je stále běžnější pro všechny typy akcí, od obchodních seminářů a výročních konferencí až po oslavy narozenin a firemních svátků. I když se tento online proces může zdát jednoduchý, stále vyžaduje práci.
Naštěstí pro organizátory akcí existují k dispozici mnoho nástrojů pomoci s registrace akce. Na výběr jsou jednoduché platformy, které řeší základy registrace událostí, a ty, které jsou pokročilejší a nabízejí multifunkční aplikace. Některé programy pro registraci událostí zpracovávají platby za události. Některé také poskytují automatické vrácení peněz, pokud je registrace zrušena. Jiné balíčky vytvářejí registrační jmenovky. Nástroje pro registraci událostí mohou také umožnit integraci s konferenčním nebo firemním webem a také se k nim připojit platformy sociálních médií.
Bohužel s tolika možnostmi může být proces výběru nástroje pro registraci událostí pro vaši firmu zdrcující. Zde je jednoduchý průvodce výběrem nástrojů pro registraci událostí, které nejlépe poslouží vašemu podnikání v oblasti plánování událostí.
Výběr softwaru pro registraci událostí: Kde začít?
Při výběru nástrojů pro registraci událostí je nejlepší začít stanovením svých potřeb a přání. Promyslete si své priority registrace a své podnikání v oblasti plánování akcí. Položte si tyto otázky:
- Jsou vaše potřeby jednoduché a vyžadují pouze zpracování registrací a plateb?
- Nabízíte více relací v rámci hlavní události, které vyžadují další registrace?
- Potřebujete spravovat hotelové rezervace nebo cestovní organizace?
- Podporujete webové stránky konference?
- Budete poskytovat jmenovky, koordinovat audiovizuální požadavky nebo pořádat speciální stahovací relace?
- Řídíte více akcí současně?
- Je vaše akce každoroční nebo jednorázová?
Odpovědi na tyto otázky vám pomohou najít software pro registraci událostí, který nejlépe vyhovuje vašim potřebám.
Nástroje
S tolika možnostmi v softwaru pro registraci událostí je snadné nechat se chytit okázalými funkcemi a nejnovější nástroje bez ohledu na to, zda fungují pro vaši akci nebo zda budou vůbec použity. Nenechte se zlákat tím nejnovějším a nejlepším. Místo toho si udělejte seznam těch funkcí, které aktuálně používáte v procesu registrace události, a přidejte ty, které byste chtěli zahrnout, abyste proces zefektivnili. Některé dostupné funkce zahrnují následující:
- Online registrace na akci
- Registrace na místě akce
- Registrace skupiny účastníků
- Samoobslužný check-in účastníků
- Zpracování platby za událost
- Správa účastníků a zprávy
- Vytvoření a správa odznaku účastníka
- Registrace na individuální sezení
- Vývoj formulářů
- Správa hotelových pokojů
- Marketing Management
- Sociální média
- Průzkumy a zpětná vazba na události
Cena
Mnoho nástrojů pro registraci událostí nabízí standardní funkce za rozumnou cenu, které se dobře hodí při správě jednoduchých událostí. Tyto programy zahrnují základní registrační formuláře, které lze propojit s vaším webem. Mohou shromažďovat registrační informace, včetně informací o kreditní kartě, za účelem registrace a zpracování plateb kreditní kartou. Registrační seznamy účastníků lze také sestavit nebo exportovat. V závislosti na typu událostí, které plánujete, a na frekvenci událostí, mohou být tyto jednoduché nástroje vhodné poskytující přesně to, co potřebujete, aniž byste byli zaneprázdněni všemi druhy dalších funkcí, které nejsou k ničemu vy.
Extra schopnosti
Pokud váš plánování akce Práce vyžaduje plánování velkých konferencí, pak mohou být nástroje pro registraci událostí, které nabízejí další funkce nad rámec základů, přesně to, co potřebujete. Mezi řešení patří ta, která zpracovávají registraci událostí a kombinují tuto funkci se schopností sledovat a hlásit různé detaily větší a složitější události. Pokud se účastníci akce registrují na konferenci a poté se přihlašují na konkrétní workshopy v rámci dané relace, existují nástroje, které tuto funkci umožňují.
Některý software umožní zpracování více účastníků z jedné organizace s jedním zdrojem platby a také nabízet různé cenové struktury založené na skupinových slevách nebo včasné registraci poplatky. Pokud potřebujete přizpůsobené zprávy, vyhledejte balíček pro registraci událostí, který se automaticky provede generovat sestavy sestavováním prezenční listiny na základě jednotlivých workshopů nebo jiných parametrů, které si sami vybrat. Konference obvykle vyžadují tištěné jmenovky tak si to zapište do svého seznamu, který musíte mít, aby mohly být automaticky vytvořeny jako součást procesu registrace události a hledejte přizpůsobení tak, aby odráželo, zda je účastník registrován na celou konferenci, část týdne nebo pouze na konkrétní den.
Integrace
Pro plánovače událostí, kteří provádějí četné akce, může být integrace registračních údajů do vaší stávající databáze klíčovou funkcí pro vaši organizaci. Zvažte současné metody přidávání žadatelů o registraci do vaší databáze a identifikujte oblasti zlepšení. Je důležité promyslet různé způsoby, jak mohou být tyto informace integrovány s existujícími informacemi, jako jsou dobrovolníci nebo dárci. Většina aplikací pro registraci událostí poskytuje možnost ručně exportovat data. Tato metoda je však časově náročná, protože vyžaduje ruční import informací do databáze znovu. Prozkoumejte balíčky, které mohou uspokojit nejen vaše požadavky na registraci na události, ale také podpořit vaše potřeby správy.
Před nákupem otestujte jízdu
Jakmile zúžíte výběr softwaru pro registraci událostí, zjistěte, zda nabízí bezplatné zkušební období. To vám dá příležitost nejen vyzkoušet funkce, ale také zjistit, zda má funkci, kterou požadujete, a zda se hodí pro vaši akci. Je to také příležitost zažít úroveň jejich zákaznických služeb, když odpovídáte na vaše otázky nebo pracujete na řešení problému, který máte.
