Obchodní vývozní faktura obsahuje velké množství informací a funguje jako doklad o prodeji mezi kupujícím a prodávajícím. Popisuje, co exportujete, odkazuje na důležitá čísla transakcí a slouží také jako prostředek pro výplatu. Budete odměněni za to, že věnujete pozornost detailům při práci s vašimi komerčními exportními fakturami.
Příprava formuláře
Vaše faktura musí být připravena přesně tak, jak jste se vy a váš zákazník dohodli ve vaší proforma faktura, včetně toho, zda byste měli připravit obchodní fakturu na své firemní hlavičkový papír nebo ne. Musíte být důslední.
Pokud se oba později dohodnete na změně prodejních podmínek, zaznamenejte tuto změnu na fakturu. Není neobvyklé, že společnost připraví obchodní vývozní fakturu jak v angličtině, tak v jazyce cílové země. Obraťte se na dovozce a vaši přepravní společnost a zhodnoťte, zda to musíte udělat nebo ne.
Pro srozumitelnost a ochranu vašich vlastních zájmů také vždy uveďte na faktuře každou z následujících informací, i když tyto údaje nikdo nepožaduje:
Položky klíčových informací obchodní exportní faktury
- Referenční číslo proforma faktury
- Číslo objednávky zákazníka.
- Datum, kdy byla faktura vyplněna.
- Adresa odesílatele a/nebo prodávajícího, jakož i adresa kupujícího.
- Způsob platby: identifikujte a uveďte všechna referenční čísla, která se k němu vztahují.
- Přepravní podmínky z vaší cenové nabídky (například CNF Tokyo, FAS Seattle, FOB New York).
- Měna, ve které bude transakce provedena (americké dolary, japonský jen, francouzské franky atd.).
- Číslo nákladního listu.
- Cena a množství zásilky.
- Počet balení, značky, váha a míry.
- Číslo kontejneru, pokud je zasílán kontejnerem.
- Přístavy výstupu a vjezdu.
- Označení země původu a harmonizovaný celní kód (pro zajištění přesných výpočtů cla).
- Pokyny k námořnímu nebo leteckému tranzitu: název plavidla nebo letadla, číslo cestovního nebo leteckého listu, datum odjezdu a datum příjezdu do místa určení.
Pokud uděláte vše výše uvedené a pečlivě konzultujte se svou přepravní společností, usnadní to snadný pohyb zboží a celní odbavení. Některé země vyžadují podpis na obchodní vývozní faktuře. Pro jistotu jej přidejte spolu se svým jménem a titulem vytištěným čitelně pod ním.
Proč používat tyto faktury?
Níže jsou uvedeny různé způsoby použití vývozní obchodní faktury, ale mějte na paměti, exportní obchodní faktura je pouze počátečním nebo iniciačním dokumentem, který je základem zbytku exportu transakce:
- Exportéři jej mohou využít k podpoře úvěrů, pojistných událostí a grantových programů.
- Kupující a prodávající jej používají jako základní prohlášení k popisu nakupovaných a prodávaných položek.
- Kupující (dovozce) jej používá k uvolnění peněžních prostředků prostřednictvím své banky prodávajícímu.
- Je-li na zásilce pojistná událost, pokud byla pojištěna, slouží faktura jako důležitý doklad.
- Dovozce nebo zastupující celní zprostředkovatel v zemi určení to požaduje před proclením zboží.
- Banka pro kupujícího zkoumá vývozní obchodní fakturu před uvolněním finančních prostředků v rámci akreditivu nebo dokumentárního inkasa.
- Můžete jej použít spolu s osvědčení o kontrole poskytnutí důkazu, že to, co odesíláte, je ve skutečnosti to, co si zákazník objednal, a je také kvalitní.
- Vláda může použít obchodní fakturu k určení skutečné hodnoty zboží při vyměřování cla.
- Celní orgány jej mohou využívat k vyměřování cel, ke kontrolním účelům a pro vedení statistik.
- Banka může pro účely sjednání akreditivu požádat o legalizaci obchodní faktury konzulátem země kupujícího. V tomto případě musí být požadovaný ověřený dokument předložený dodavatelem zaslán kupujícímu, jakmile budou dokumenty přijaty.
Obchodní fakturu používají celní orgány po celém světě pro účely kontroly, odhadu cel a pro vedení statistik mezinárodního obchodu. Pokud celní orgány požadují, aby byly na obchodní faktuře uvedeny konkrétní informace v dovážející zemi, měl by vás o tom dovozce informovat a pokud možno s dostatečným předstihem před vývozem Prodej.
Nejdůležitější je, že informace na obchodní faktuře musí přesně odpovídat všem informacím uvedeným v jakékoli formě a sbírkový dokument, jako je akreditiv nebo směnka, jinak byste se mohli dostat do problémů, když se budete snažit dostat zaplaceno za zboží.
