Dobrovolníci jsou skvělí a dokonce nezbytné pro vaši charitu. Pokud se však s dobrovolníkem něco nepovede, může to pro vaši organizaci znamenat špatnou zprávu.
Co když se například dobrovolníkovi stane nehoda, když s vámi slouží? Co když dobrovolník poruší zákon nebo ublíží někomu jinému? Vaše organizace může být odpovědná.
Zde je pět způsobů, jak snížit pravděpodobnost, že narazíte na problémy se svými dobrovolníky. Některé z nich se mohou zdát obtížné, ale věnujte čas tomu, abyste je udělali správně a ochránili jak svou organizaci, tak své dobrovolníky.
Vypracujte zásady a postupy pro dobrovolníky
Poraďte se s právníkem nebo dobrovolným specialistou, abyste se ujistili, že jsou dostatečné. Zásady by měly upřesňovat povinnosti dobrovolníků a řešit problémy, jako je diskriminace, obtěžování a další možné nezákonné chování.
Výslovným zákazem špatného chování může být vaše organizace chráněna před odpovědností. Nezapomeňte také zahrnout ochranu dobrovolníka před zneužitím ze strany organizace a jejích zaměstnanců.
Napište popisy práce pro všechny dobrovolnické pozice
Buďte explicitní očekávání pro dobrovolníka a co může a nemůže dělat. Uveďte jakékoli možné riziko pro dobrovolníka a požádejte o podepsané zproštění odpovědnosti. Důkladný a stručný popis práce může pomoci chránit organizaci před odpovědností, pokud by dobrovolník překročil to, co je mu dovoleno.
Zde je několik věcí, které je třeba zahrnout do popisu práce:
- vaše účel neziskovky
- potřebné školení pro tuto pozici
- povinnosti, které se od dobrovolníka očekávají
- čas potřebný k provedení úkolu
- místo, kde bude dobrovolník práci vykonávat
Požadujte, aby každý dobrovolník vyplnil přihlášku
Většinou se to vyplatí vyžadovat aplikaci. Někdy však u skupinových projektů, které zahrnují „volání dobytka“ pro dobrovolníky, můžete jednoduše nechat dobrovolníky vyplnit prohlášení, které organizaci zbaví odpovědnosti.
Složitost aplikace bude záviset na pozici. Pokud dobrovolník pracuje se zranitelnými lidmi, jako jsou děti nebo senioři, laťka by měla být vyšší. Pro podřadné úkoly s malým rizikem pro kohokoli by se hodila kratší aplikace. Buďte opatrní, abyste měli různé aplikace pro různé úlohy. Nemá smysl odrazovat některé dobrovolníky dlouhou formou, pokud to není nutné.
Zde je několik věcí, které je třeba zahrnout do aplikace, kde je to vhodné:
- Osobní údaje, jako je adresa, telefonní číslo, e-mailová adresa, kontaktní osoba v případě nemoci nebo nehody, řidičský průkaz, doklad o osobním pojištění atd.
- Kvalifikace, je-li to nutné pro práci, jako jsou speciální dovednosti nebo dosažené vzdělání.
- Reference, které mohou potvrdit dobrý charakter nebo pracovní morálku uchazeče. Reference mohou pocházet od člena komunity, jiné neziskové organizace, kde se žadatel dobrovolně přihlásil, nebo od zaměstnavatele.
- Písemné povolení k provedení prověrky, nezbytné, pokud budou dobrovolníci pracovat s dětmi nebo jinými rizikovými skupinami obyvatelstva
- Zřeknutí se důvěrnosti, abyste mohli shromažďovat informace, které potřebujete, a vhodně je sdílet.
Proveďte řádný screening
Tady buďte opatrní. Screening je zvláště důležitý pro dobrovolníky, kteří mohou být v kontaktu se zranitelnými lidmi nebo kteří musí řídit při své dobrovolnické práci nebo se zapojit do jiných druhů nebezpečné práce.
Podle jedné studie však 31 procent neziskových organizací dobrovolnické screeningy neprovádí. Neziskové organizace si často myslí, že mohou hlídat své dobrovolníky samy, a zanedbávají řádné prověření. To však může způsobit, že se organizace vystaví odpovědnosti. Představte si screening jako součást vašich bezpečnostních postupů a řízení rizik.
Prověřování by mělo být vždy ohleduplné a co nejvíce chránit soukromí dobrovolníků. Než budete pokračovat, získejte písemný souhlas se screeningem. Také čas od času preventivně promítejte.
Screening může být stejně jednoduchý jako osobní pohovor nebo může zahrnovat:
- kriminální prověrky
- řidičské průkazy a průkazy
- potvrzení o pojištění
- screening na zdravotní stav nebo žádost o potvrzení o některých očkováních
- ověřování akreditací, jako je osvědčení o výuce nebo hodnocení speciálních dovedností
Poskytujte vynikající školení a řízení
Dobrovolníka nikdy neopouštějte adekvátní výcvik. Dobrovolníci oceňují, že jsou proškoleni, takže vědí, co a kdy mají dělat. Trénujte ve skupinách nebo jeden na jednoho. Vypracujte písemné materiály, které si dobrovolník může vzít s sebou, a trénujte na své konkrétní úkoly. Přiřaďte dobrovolníka k osobě z řad zaměstnanců pro dohled.
Školení může zahrnovat:
- etický kodex vaší organizace
- jak jednat při zastupování organizace
- jak identifikovat a nahlásit zneužití
- jak zachovat důvěrnost organizace a lidí, kterým slouží
- co konkrétně od dobrovolníka očekáváte
- jak nahlásit případné problémy
- kdo je velí a jak se k nim dostat
A konečně buďte ochotni propustit dobrovolníka, pokud porušuje některá z pravidel, je obtížné s ním vyjít, je nespolehlivý nebo jakýmkoli způsobem urážlivý. Vypracujte písemný postup pro zaměstnance, pokud musí dobrovolníka propustit.
Vždy informujte dobrovolníka, proč je propouštíte, a poté zdokumentujte propuštění, stejně jako u placeného zaměstnance. Mít postup, dodržovat ho a zaznamenávat akci vám pomůže, pokud se dobrovolník rozhodne podat stížnost vašemu vrcholovému managementu nebo se vám jinak pokusí dostat zpět.
Nezapomeňte mít pro své zaměstnance zásady, které upravují, jak mají s dobrovolníky zacházet. Popište, co je obtěžování a jak se mu vyhnout. Nastavte postup pro stížnosti, který mohou dobrovolníci použít k nahlášení jakéhokoli zneužití.
Dobrovolníci chtějí konat dobro a oceňují, když je organizace připravena s nimi spolupracovat. Chtějí zavést dobré politiky a mít řádné školení a řízení. Udržování dobrovolníků vyžaduje nejen vděčnost z vaší strany, ale také organizovaný přístup, který chrání dobrovolníky i vaši neziskovou organizaci.
