Jednou z nejčastějších výzev pro vlastníky malých podniků je vyvážení potřeby dosáhnout toho, co se nikdy nezdá být dost času. Jsme často přeplánovaná parta a většina z nás by mohla využít nějaký čas navíc nebo alespoň produktivnější využití času, který máme.
Pokud jde o organizace času, přijít na to, jak využít čas produktivněji, je často problém. Dobrým začátkem je správa e-mailů; toto je jedna oblast, která u mnoha majitelů malých podniků zaujímá první místo v seznamu zabijáků času.
Protože e-mail je průběžná forma komunikace a my nemáme úplnou kontrolu nad příchozími tok, musíme pracovat na zlepšení naší produktivity v tom, jak přijímáme, organizujeme, odpovídáme a dokonce o tom přemýšlíme e-mailem. Níže uvedené tipy vám pomohou vytvořit systém pro správu vašeho e-mailu způsobem, který podporuje produktivitu, místo toho, abyste je žrali.
1. Vypněte e-mailová upozornění
E-maily obvykle přicházejí v kteroukoli denní i noční dobu, takže je důležité, abyste měli pod kontrolou, jak tok příchozích zpráv zapadá do vašeho dne. Vypněte upozorňování na nové zprávy na počítači i smartphonu, abyste předešli neustálému rozptylování a narušování vašeho plánu, a kontrolujte poštu, když se vám to bude hodit.
2. Rozhodněte se, jak používat doručenou poštu
Pokud jde o správu e-mailové schránky, existuje mnoho různých filozofií. Svou doručenou poštu můžete použít jako schránku, omezit ji pouze na zprávy s vysokou prioritou nebo z ní vytvořit pracovní seznam úkolů. Klíčem je vybrat si jeden účel pro svou doručenou poštu a toho se držet.
3. Vytvářejte seznamy povolených a zakázaných e-mailů
Většina e-mailových klientů a poskytovatelů e-mailu umožňuje uživatelům vytvářet seznamy bezpečných adres, aby se zajistilo, že tyto zprávy projdou, a zároveň zablokují nebo zablokují adresy, které považujete za spam. Udělejte si čas na častou aktualizaci těchto seznamů, aby byly vaše příchozí e-maily čisté.
4. Nastavte časovač a dávkový proces
Někteří majitelé malých podniků těží z toho, že mají během dne dostatek času jen na e-maily. Pokud vám to vyhovuje, vyhraďte si během dne konkrétní čas na odpovědi na zprávy, pohyb akční položky do seznamu úkolů, smažte nevyžádané položky a získejte na první pohled představu o tom, co vyžaduje vaši pozornost další.
5. Použijte pravidla k automatizaci procesu
Chcete-li proces správy e-mailů ještě více zefektivnit, použijte ve svém e-mailovém klientovi pravidla, která vaše zprávy třídí, označují, přesouvají a organizují. I když vytvoření pravidel, která podporují způsob používání e-mailů, bude nějakou dobu trvat, jakmile je vytvoříte, můžete zkrátit významnou část času na zpracování e-mailů.
6. Získejte náskok od svého smartphonu
Mnoho majitelů malých firem má chytré telefony, takže mohou zůstat v kontaktu a mít přehled o práci, i když jsou mimo kancelář. Pokud často kontrolujete e-maily na svém mobilním zařízení, můžete ušetřit značné množství času čtením a zpracováním zpráv, když jste mobilní. I když si zvyknete mazat nevyžádané zprávy a zprávy, které nepotřebujete ukládat, můžete těžit z toho, že budete mít zjednodušenou doručenou poštu, když se vrátíte do kanceláře.
7. Pokud to nečtete, odhlaste se
E-mailové zpravodaje a další emailový marketing zprávy mohou být skvělým způsobem, jak zůstat ve spojení s klienty, kolegy, partnery a dalšími podniky, které vás zajímají, ale tyto zprávy se mohou rychle hromadit. Pokud jste si nepřečetli konkrétní opakující se e-mail v několika vydáních, zastavte své předplatné. Omezení e-mailových zpravodajů a dalších automatických zpráv pouze na ty, které pravidelně čtete, může být snadným způsobem, jak snížit objem ve vaší doručené poště.
Až budete mít svůj e-mail zarovnaný, zkuste zkusit další digitální nástroje být ještě efektivnější.
