Není žádným tajemstvím, že hoteliéři vždy hledají způsoby, jak najít setkání a plánovači akcí kteří mohou vybrat hotely a další místa pro jednání, incentivní výlety, konference a výstavy.
Mnoho hotelů se spoléhalo na online hotelové stránky RFP (Request for Offers), jako např Conventionplanit.com a sabrehotelrfp.com propagovat své možnosti schůzek a konferencí. Vyvinuli také své vlastní online formuláře RFP.
Mnoho plánovačů se zdráhá zasílat své hotelové RFP prostřednictvím vyhledávačů třetích stran a raději podávají své žádosti o nabídky hotelů přímo hotelu a konferenčním centrům.
Informace v RFP hotelu
Rada Convention Industry Council vytvořila užitečné nástroje pro výměnu akceptovaných postupů (APEX), které pomáhají s přípravou RFP.
Základní prvky hotelové RFP by měly zahrnovat následující:
- Základní kontaktní údaje žadatele (jméno, titul, organizace, adresa, telefon, email atd.)
- Termíny akcí (uveďte alespoň dvě různé možnosti)
- Potřebné bloky pokojů (data a čísla pokojů pro hosty)
- Požadavky na zasedací místnosti (termíny, velikosti místností, množství)
- Požadavky na potraviny a nápoje
- Požadavky na přístupnost
- Požadavky na odeslání a příjem
- Další relevantní informace
Využití nástrojů RFP
Kromě toho, Global Business Travel Association (GBTA) poskytuje svým členům rozsáhlý nástroj hotelového RFP, o kterém mohou plánovači událostí uvažovat. Mezi prvky hotelové RFP GBTA patří:
- Přehled zařízení hotelu
- Přehled žadatelů o nabídku RFP
- Podrobnosti smlouvy o pokoji pro hosty
- Velikost celkových zasedacích prostor hotelu
- Celkový počet zasedacích místností
- Velikost největšího tanečního sálu nebo zasedací místnosti v hotelu
- Výška stropu pro největší taneční nebo zasedací místnost
- Možnost stálé zasedací místnosti
- Počet osob v zasedací místnosti
- Dostupnost vyhrazených výstavních prostor
- Velikost výstavní plochy
- Vzdálenost od areálu kongresového centra
- Název kongresového centra
- Procento daně z potravin a nápojů
- Procento poplatku za banketovou službu
- Daňová politika týkající se poplatků za banketové služby
- Dostupnost interních audiovizuálních (A/V) služeb
- Zásady slev na interní A/V služby
- Možnost použití mimo A/V prodejce
- Počet zasedacích místností s bezdrátovým vysokorychlostním internetem
- Počet zasedacích místností s videokonferencí
- Poplatek za použití vlastních prodejců A/V
- Přijatelné způsoby platby
- Setkání s cenami balíčků
Kromě toho je užitečné podělit se s pracovníky prodejců hotelu o typ události, protože to poskytuje náhled na cíle schůzky.
Dobrou zprávou o práci s hotely je, že většina z nich by měla mít s pořádáním podobných akcí dost zkušeností společně a skvělý manažer prodeje nebo cateringu bude moci sdílet další podrobnosti o způsobech, jak pomoci splnit cíle.
