A doporučující dopis obvykle požaduje zaměstnanec, který je hledání práce nebo kteří musí opustit vaši organizaci z důvodu, jako je přestěhování manžela, návrat na plný úvazek do školy nebo vážné a časově náročné rodinné problémy.
Zaměstnanec vás požádá o referenční dopis, aby mu při případném hledání práce pomohlo kladné doporučení zaměstnavatele. Zaměstnavatelé by měli chápat důležitost psaní referenčních dopisů pro své vlastní zaměstnance.
Změny ve vedení a referenční dopisy
Zaměstnanci vědí, že manažeři a nadřízení mění zaměstnání, zásady lidských zdrojů se nepředvídatelně mění a společnosti končí. Protože se okolnosti mění a jsou nepředvídatelné, zaměstnanci hledají referenční dopisy, aby trvale zdokumentovali svou pracovní historii.
Jako zaměstnavatel, pokud máte pozitivní pohled na práci zaměstnance, můžete se rozhodnout napsat referenční dopis, který by mohl zaměstnanci v budoucnu pomoci. Vaše činy však vyžadují určitou úvahu.
Začněte tím, že budete znát zásady kontroly referencí vaší kanceláře lidských zdrojů ohledně generování referenčních dopisů. V některých organizacích jsou jedinými zaměstnanci, kteří jsou oprávněni poskytnout referenci, zaměstnanci lidských zdrojů.
Nezávisle vydáno nebo HR Letter Review
Některé organizace po vás žádají, abyste před odesláním referenčního dopisu provedli vaše oddělení lidských zdrojů. V naší sporné společnosti může dohled nad HR zabránit pozdějším problémům. Personál HR zkontroluje, zda se váš dopis zaměřuje konkrétně na pracovní chování, akce a výsledky, které jste pozorovali.
Budou kontrolovat přílišné zobecňování a příliš mnoho přehnaných poznámek. V každém případě je užitečná kontrola druhým párem očí.
Když se pustíte do psaní referenčního dopisu, zamyslete se nad významnými příspěvky zaměstnance a zaměřte svůj dopis na tyto úspěchy. Referenční dopis napsaný na firemních papírech s jasnými kontaktními informacemi a jménem a pracovní pozicí doporučujícího poskytuje pozitivní podporu pro uchazeče o zaměstnání.
Ukázka referenčního dopisu
Použijte tento vzor referenčního dopisu jako vodítko, když doporučíte respektovaného a oblíbeného zaměstnance, který pozitivně přispěl k vaší organizaci. Budete chtít využít příležitosti k tomu, abyste zaměstnanci pomohli přejít do další kapitoly jeho života.
Je nešťastné, když ztratíte cenného zaměstnance, ale někdy životní cyklus a rodinné potřeby způsobí, že zaměstnanec postoupí dál, i když byl se svým současným zaměstnáním spokojený.
Stáhněte si šablonu referenčního dopisu (kompatibilní s Google Docs a Word Online) nebo viz níže pro další příklady.
Ukázka referenčního dopisu (textová verze)
Marsha Silva
Hlavní ulice 123
Anytown, CA 12345
Kancelář: 734-233-4801
Buňka: 734-998-3208
1. září 2018
Komu se to může týkat:
Mark Robinson byl zaměstnán v Pall Corporation od dubna 2000 do 15. srpna 2011. Během tohoto období Mark pracoval v různých odděleních a dozvěděl se o našem výrobním podnikání. Hlásil se mi za poslední tři roky, kdy pracoval jako vedoucí v oddělení čistých prostor výroby filtrů. Jako Markův manažer a kolega mohu nejlépe diskutovat o kvalitách a úspěších, které Mark přinesl do naší společnosti.
Mark byl začátečník, který vyžadoval malý dohled. Byl informován a zajímal se o naše produkty, trhy, zákazníky a strategické směřování. To mu pomohlo vést oddělení, které bylo produktivní a vyrábělo vysoce kvalitní díly s velkým podílem zaměstnanců. Produktivita se pod jeho vedením zvýšila o 25 % a běžné hodnocení kvality bylo 99 %+.
Zaměstnanci se dožadovali přesunu do jeho oddělení a on zřídka ztratil zaměstnance, pokud zaměstnanec neměl legitimní důvod k odchodu, jako je povýšení nebo problémy doma vyžadující pozornost. Zaměstnanci se významně podíleli na stanovování cílů výroby a kvality a určování, jak těchto cílů dosáhnout.
Mark byl svým spolupracovníkům dobrým kolegou a vždy sdílel tipy a nápady, jak pomoci ostatním řídit také oddělení kvality. Sestavil autoškolení supervizorů, aby pomohl ostatním supervizorům nadále rozvíjet jejich dovednosti. Společně četli knihy, přivedli příležitostného řečníka nebo zákazníka a obecně sledovali neustálé zlepšování a rozvoj managementu.
Mark zahájil činnost školení na pracovišti, která neustále prováděla křížové školení zaměstnanců, takže i v době vysokých dovolených byl výkon jen zřídka ovlivněn. Vyvíjel jsem Marka, aby naplnil svou práci, až bude k dispozici moje další povýšení. Tak vysoko jsem si jeho práci myslel.
Bylo mi líto, že Mark odchází, ale pochopil jsem, že jeho ženě byla nabídnuta práce v její specializované oblasti v Coloradu, což je místo, které jeho rodinu oslovilo, protože jsou lyžaři. V její specializaci je těžké najít zaměstnání a já věděl, že existuje šance, že Marka ztratíme, až dokončí svůj titul. Ale respektuji, že potřeby a zájmy jeho rodiny jsou prvořadé.
Pokud to ještě není zřejmé, vřele doporučuji Marka zaměstnavateli. Je nám líto, že jsme ho ztratili, a jeho přínos v naší práci za ta léta byl značný. V současné době věnuje svůj čas tomu, aby jeho znalosti a dovednosti zůstaly na našem pracovišti, a to školením náhradníků před svým odchodem.
Pokud chcete nebo potřebujete další informace, kontaktujte mě. Přiložil jsem svou telefonní linku do kanceláře a číslo svého mobilního telefonu, abyste mě mohli kontaktovat přímo pro další kroky. Kopie tohoto referenčního dopisu se nachází v personální složce zaměstnance.
Pozdravy,
Marsha Silva
Provozní ředitel a ředitel závodu
