Zpráva o průběhu se skládá ze záhlaví, shrnutí, popisu menších součástí a označení, kdy má být vypracována další zpráva. Napsali byste zprávu podle této šablony a poté ji zaslali svému nadřízenému nebo jinému nadřízenému, jak je určeno.
Záhlaví
Záhlaví obsahuje identifikační informace pro sestavu. Zadáte název, datum, kdy je zpráva zveřejněna, stav semaforu čehokoli o které podáváte přehled (červená, žlutozelená) a celková metrika, možná procentuální dokončení, plán versus aktuální. Poznámka: Zpráva o pokroku, jako je tato, se nejčastěji používá pro projekty, ale lze ji použít i pro zprávy o jiných věcech. Například, pokud vám byl přidělen úkol snížit počet hodin na výkres pro strojírenská firma byste použili zprávu o pokroku k zobrazení vašeho pokroku při snižování počtu hodin na výkres.
- Název: Zpráva o pokroku projektu X
- Datum: 30. května 20xx
- Stav: Zelená
- Procento dokončení: 63 skutečných, 59 plánů
Shrnutí
Shrnutí píšete jako poslední. Toto je shrnutí všech hlavních bodů uvedených níže v těle zprávy. V závislosti na vašem publiku je někdy shrnutí omezeno. To závisí na vašem publiku, počtu lidí, kteří zprávu obdrží, a jejich úrovních v rámci organizace. Shrnutí je zaměřeno na ty vrcholové manažery, kteří nemusí mít čas přečíst si celou zprávu. Pokud je vaše zpráva adresována vašemu přímému nadřízenému, očekává se, že on nebo ona si zprávu přečte a shrnutí nemusí být potřeba. Pokud se však jedná o zprávu, která je široce distribuována mnoha vedoucím pracovníkům v celé organizaci, může být nutné zahrnout shrnutí pro ty jednotlivce, kteří nemají čas číst celé zpráva.
Průběh jednotlivých dílů
Toto je hlavní část zprávy. V této části zprávy podrobně popisujete svůj pokrok ve všech dílčích oblastech projektu. Uvádíte svůj pokrok a úspěchy týkající se všech metrik během tohoto časového období. Ukážete, jaký je váš plán na další časové období. A pak uvedete nejen blokátory, ale také to, jaké úsilí vynakládáte na jejich odstranění. Nakonec tato část ukáže, jaká další pomoc je potřebná od vašeho šéfa nebo jiného příjemce zprávy o pokroku.
souhrn
V souhrnné části následuje tělo zprávy. Obsahuje méně podrobností než pokrok uvedený v předchozí části. Zahrnuli byste stejné informace, metriky, úspěchy, plán na další období a případné blokátory, ale pro každou kategorii uvedli méně podrobností. Shrnutí může být například jedna věta, jako „všechny dodávky jsou včas“, zatímco postupuje zápis v předchozí části může znít „Dodávka A, splatná xx/xx/xx bude doručena za tři dny brzy. Zpráva Y bude doručena včas xx/xx/xx. A nyní se očekává, že zpráva C, odložená o dva týdny při čekání na grafiku, bude doručena v revidovaném termínu xx/xx/xx.“
Datum odevzdání další zprávy
Zde uvedete, kdy bude odeslána další zpráva. Pokud se jedná například o týdenní přehled, zobrazíte datum dokončení příštího přehledu jako týden následující. U měsíčního přehledu byste uvedli datum následujícího měsíce, kdy bude přehled odeslán. Lidé, kteří obdrží přehled, budou očekávat, že tato data budou stejně přesná jako data v přehledech.
Sečteno a podtrženo
Vaše zpráva o průběhu se skládá z volitelného shrnutí, zpráv o průběhu všech součástí projektu, podrobného shrnutí a časové osy. Udělejte je co nejpřesnější.
