Google Apps – nyní nazývaný G Suite – je online kancelářský balík založený na cloud computingu. Na základě Gmailu vytvořili inženýři společnosti Google kompletní sadu online softwaru. Pokud o tom uvažujete, jste v dobré společnosti. Jedná se o mimořádně oblíbenou službu s atraktivními cenami (začíná na 6 dolarech za uživatele měsíčně).
G Suite je značka cloud computingu společnosti Google. Vaše data a software jsou hostovány online (nebo „v oblacích“) namísto tradičního stylu stolních počítačů a serverů založených na umístění.
3 způsoby, jak může Google Apps pomoci vaší firmě
- Údržba, upgrade a investice zdarma: Nechte Google a sekundární poskytovatele služeb, aby se během vašeho podnikání starali o přepětí, selhání pevných disků, upgrady a kompatibilitu.
- Celková mobilita: S cloud computingem Google Apps můžete cestovat po světě (nebo alespoň jednou za čas opustit kancelář) a přitom mít celou svou firmu na dosah ruky, bez ohledu na to, zda máte notebook s sebou nebo ne. Připojení k internetu vám umožní přístup k vašim datům a softwaru.
- Jednoduchá spolupráce: Sdílejte soubory, videa a nápady snadno a bez matoucího duplikování e-mailů. Na stejném souboru může pracovat více lidí současně. Získáte dokonce různě barevné kurzory, takže snadno uvidíte, kde se každý uživatel nachází. Díky tomu je spolupráce hračkou.
Jak to funguje
Google nabízí sadu kancelářských nástrojů, jako je e-mail, textový editor, kalendář, tabulky atd. které jsou hostovány online. To, co odlišuje G Suite od tradičního softwaru, jsou aplikace Marketplace, které se integrují s primárními službami Google. Zatímco Google nabízí základní služby, každý další představitelný nástroj je k dispozici na Google Marketplace a umožňuje uživatelům vybrat si podle potřeby. Navázali partnerství s mnoha premiéry poskytovatelů online služeb, od Xero po Copper. Zatímco řada těchto aplikací je zdarma, jiné nabízejí bezplatné zkušební verze po určitou dobu nebo pro minimální počet uživatelů. Po uplynutí zkušební doby často fungují ve formátu měsíčního poplatku.
Měsíční poplatky za integrovaný software se mohou rychle sčítat. Při rozhodování o nákupu nezapomeňte vzít v úvahu náklady na celý balíček – jak samotnou G Suite, tak integrovaná řešení.
Cloud computing ve své podstatě umožňuje komplexní spolupráci s kolegy, klienty a outsourcingem. Když je například do vaší skupiny přidán kolega, může prohlížet a upravovat dokumenty na vašem účtu, který je hostován online. Můžete také řídit, kdo uvidí jaké dokumenty, vytvořením sdílených složek, ke kterým mají přístup pouze konkrétní lidé.
Tato funkce poskytuje zabezpečení a zabraňuje vytváření více kopií stejného dokumentu. Zabraňuje také přeplněné schránce ze zadní a druhé strany projektu nebo návrhu.
Proč je to populární
Google a jejich poskytovatelé služeb jsou zodpovědní za vše, včetně veškeré údržby a upgrady hardwaru i softwaru, takže uživatelé nemají na práci nic jiného, než software používat a vyrábět peníze. Není potřeba kancelářského technika ani velká místnost určená pro umístění vašich serverů.
Díky snadné spolupráci mohou uživatelé pracovat efektivněji a s menším zmatkem stojí mnohem méně než jiné možnosti – v rozmezí od 6 USD za uživatele měsíčně do 25 USD za uživatele měsíčně.
Kdo to používá
Službu Google Apps provozuje více než dva miliony organizací, od města Los Angeles až po miliardové giganty Technologie Avago s více než 4100 uživateli ve svém systému. A G Suite samozřejmě používá i Google s více než 20 000 zaměstnanci.
Zajímavé vlastnosti
Služba je založena na doméně a umožňuje uživatelům mít jedinečné webové adresy pro každou ze svých služeb. Poštovní program lze například nalézt na adrese mail.vasedomena.com. Totéž platí pro řadu dalších komponent. Je snadno zapamatovatelný a je označen vaší doménou.
Možnost označovat své e-mailové a dokumentové jednotky jménem vaší firmy a zároveň využívat všechny funkce sady nástrojů Google vám poskytuje výhody jak v oblasti budování značky, tak v produktivitě.
K dispozici je také aplikace, která propojí vaše programy Microsoft Office s Dokumenty Google online. Pokračujte tedy v práci jako obvykle, ale vaše dokumenty se zálohují online a jsou dostupné komukoli ve vaší skupině.
Začínáme
Počáteční nastavení aplikací by mělo trvat méně než hodinu. Dalších pár hodin strávených hraním si s nástroji by vám mělo pomoci rozhodnout se, které nástroje použít a jak fungují. Návody online jsou jasné a jednoduché. Pamatujte, že neexistuje žádná instalace. Jednoduše si založte účet a jděte.
