Chyby se v podnikání i v našem osobním životě dělají pravidelně. Tak rosteme a učíme se. Některé chyby jsou ale drahé. Podnikněte kroky nezbytné k tomu, abyste se vyhnuli těmto pěti velmi běžným plánování akce chyby a – pokud uděláte chybu – ujistěte se, že stejnou chybu neuděláte podruhé.
Nezačínáme dostatečně brzy
Prokrastinace je váš nepřítel. Toto je jedna z nejčastějších chyb při plánování událostí, kterým se chcete vyhnout. Pokud nezahájíte proces plánování událostí včas, může to způsobit řadu problémů. Jakmile je vybrán termín a máte obecný rozsah vaší akce a rozpočet, pusťte se do práce. Hotely a další místa si rezervujte s předstihem, takže si to zajistěte co nejdříve. Pokud tak neučiníte, omezí váš výběr místa a bohužel vám zbude jakékoli místo, které je k dispozici. Hostující řečníci a živá zábava také přijímají rezervace daleko před skutečným datem akce. Jakmile bude datum vaší akce zajištěno, proveďte průzkum a až se rozhodnete pro interpreta, kterého si vyberete, nechte si ihned podepsat smlouvu.
Organizování se s kontrolní seznam plánování událostí je další úkol, který by se měl řešit okamžitě. Zmapováním všech kroků v procesu plánování události a určením, kdy je třeba je dokončit, a vytvořením časového plánu pro každou z nich budete mít cenného průvodce, který vám pomůže začít a udrží vás v tom dráha. Začít příliš pozdě je jednou z nejčastějších chyb při plánování akcí.
Nekontroluje konkurenční události
Naplánovali jste někdy svou událost jen proto, abyste se dozvěděli – jakmile proces plánování začal a datum události bylo stanoveno –, že ve stejný den existuje další soutěžní událost? Pouze jedna událost přiláká dav, takže neriskujte a držte palce, aby si pozvaní vybrali právě vaši událost. Vyhněte se situaci úplně.
Proveďte náležitou péči a zkontrolujte případné konflikty událostí, než bude příliš pozdě. Podívejte se na rozpisy průmyslových setkání (velkých i malých), blízkost svátků, velké sportovní akce a místní setkání, které mohou způsobit zmatek pro ty, kdo jezdí na akci. Jakmile se rozhodnete pro datum vaší akce, dejte vědět svým hostům. Oznámení „Uložit datum“ a seznamy „Nadcházející události“ dávají zájemcům možnost označit si vaši událost ve svých kalendářích.
Nepotvrzení prodejců
A podepsané dodavatelská smlouva je právně závazná smlouva a poskytuje vám písemnou formu, podle které je prodejce odpovědný za služby, které má poskytovat. Nicméně, to pro vás nic nedělá v době události, kdy si uvědomíte, že prodejce je no-show. Tato smlouva v ruce nebude podávat jídlo vašim hladovým hostům ani dodávat stoly a židle do prázdného tanečního sálu. Potvrďte u každého dodavatele ne jednou, ale dvakrát. Ano, dvakrát. Potvrďte přijetí vaší podepsané smlouvy v době, kdy oba souhlasíte s podmínkami. Před samotnou akcí ještě jednou potvrďte. Toto není konverzace, kterou budete mít ohledně podrobností o dodávce jídla nebo výzdobě; toto je následná akce, která má zajistit, aby vaše událost byla stále v jejich kalendáři.
Prodejci událostí si rezervují více událostí a vaše papírování se velmi snadno ztratí v náhodném pořadí nebo je špatně zařadí někdo jiný ve společnosti. Ujistěte se tedy, že se to nestane tak, že jim zakroužíte zpět, abyste se přihlásili a potvrdili, že vaše událost a podrobnosti týkající se data, času a služeb, které mají být poskytnuty, jsou ve skutečnosti v jejich plánu. A mějte tuto smlouvu s dodavatelem snadno dostupnou.
Nemít „plán B“
Mít pohotovostní plán je nutností pro každou událost, ale zejména pro události, které se mají konat venku. Povětrnostní podmínky jsou nepředvídatelné, a pokud hrozí, že hurikán, silný vítr nebo bouře s krupobitím zruší vaši akci, mějte záložní plán. Termíny deště, alternativní místa konání akcí a upravené plány aktivit jsou všechny možnosti, pokud se vaše venkovní akce – nebo její část – musí přesunout dovnitř.
Kromě přípravy na nejistoty počasí lze s předstihem řešit i další neobvyklé okolnosti. Výpadky proudu lze zmírnit umístěním generátoru na místě. Přepadové stání lze přesunout na jiné, předem domluvené místo. Problémy s dostupností hotelového pokoje lze vyřešit tím, že si ponecháte v rezervě několik pokojů navíc hotelový blok. Zvažte specifika vaší akce a zamyslete se nad oblastmi, které jsou náchylnější k problémům. Plánováním dopředu a vývojem alternativních scénářů se můžete vyhnout jedné z nejnákladnějších chyb při plánování událostí.
Nápověda není dostatečná
Pokud jde o najímání zaměstnanců akce, více je lepší. Bude vás to stát více peněz, ale může to zachránit vaši akci. Představte si toto: záloha aut čekajících na vjezd na parkoviště, zatímco parkovací obsluha se zběsile snaží držet krok. Řada frustrovaných hostů čekajících na objednání nápoje, zatímco jeden server se snaží držet krok s poptávkou. Pracovníci registrující události byli zavaleni velkým počtem hostů, kteří právě dorazili, takže unavení cestovatelé čekali příliš dlouho na přihlášení. Dostanete nápad. Mít po ruce další personál pro akce, který vám pomůže v rušných časech, poskytne další služby potřebným oblastem a vyřeší problémy které vyvstanou nebo budou vítanou přítomností přijíždějících hostů s dotazy, mohou vaši akci povýšit z dobré události na vynikající událost.
Když najímání personálu akce, vyhledejte ty zaměstnance, kteří mají zkušenosti s typem akce, kterou plánujete. Najměte si pouze profesionální, vysoce doporučené zaměstnance. Poučte je o tom, o čem vaše akce je, o hostech, kteří se zúčastní, o vašich očekáváních a o tom, kdo je jejich kontaktním místem, pokud by měli nějaký dotaz nebo problém. Zaměstnanci akcí – i když je poskytuje externí prodejce – zastupují vás a vaši firmu v oblasti plánování akcí. Negativní setkání s personálem akce zůstane v paměti hosta i klienta a může zkazit i ty nejpromyšlenější akce.
