Spisovatelé používají systém, obvykle číselný nebo abecední, k vedení papírových nebo elektronických záznamů, včetně korespondence, účtenky, smlouvy a faktury, aby bylo zajištěno, že informace budou snadno vyhledatelné, když jsou potřeboval. Organizují a archivují dokumenty, získávají data a nahrávají elektronické soubory.
Podle aktualizace amerického úřadu pro statistiku práce za rok 2018 přibližně 110 020 spisovníků byli zaměstnáni v USA Pracují ve zdravotnictví, sociálních službách, na akademické půdě a v různých typech odborných kanceláří, jako jsou advokátní kanceláře. Každá organizace, která generuje velké množství papírování nebo elektronických dokumentů, si najímá spisovné úředníky.
Povinnosti a odpovědnosti spisovného úředníka
Podniky, velké i malé, mají určené servery, skříně, zásuvky, místnosti a sklady, kde jsou uloženy spisy, dokumenty a další typy informací. Za údržbu těchto prostor odpovídají spisovníci. Tato práce obecně vyžaduje schopnost vykonávat následující práce:
- Vyvinout organizované systémy evidence.
- Vytvářejte, zpracovávajte a udržujte záznamy souborů.
- Ukládat a získávat dokumenty pro ostatní zaměstnance.
- Připravte záznamy pro uložení mimo pracoviště.
- Udržujte protokoly souborové místnosti, abyste mohli sledovat umístění souborů.
- Likvidujte soubory podle zavedených plánů uchovávání dokumentů.
Kromě správy záznamů organizace mohou být spisovníci povoláni, aby pomáhali v řadě dalších oblastí, včetně pozdravů návštěvníků; odpovídání na telefony a směrování hovorů; psaní poznámek, e-mailů a dalších typů dokumentů; přepis nahrávek; navrhování formulářů; provozní kancelářské vybavení; a nakládání s důvěrnými materiály.
Plat spisovníka
Plat úředníka se liší v závislosti na zkušenostech, umístění a schopnosti multitaskingu v jiných rolích:
- Střední roční plat: 31 700 USD (15,24 USD/hodinu)
- Top 10% roční plat:Více než 50 230 USD (24,15 USD/hodinu)
- Spodní 10% roční plat: Méně než 21 390 USD (10,28 USD/hodinu)
Zdroj: Americký úřad pro statistiku práce, 2018.
Vzdělávání, školení a certifikace
Vzdělávací standardy jsou pro tuto profesi základní a většina školení probíhá v zaměstnání.
- Vzdělání: Obvykle je nutný středoškolský diplom nebo ekvivalent, ačkoli někteří lidé pracující jako úředníci mají vysokoškolské a pokročilé tituly. O 11% mít postsekundární certifikáty.
- Výcvik: Některé pracovní zkušenosti v podobném oboru jsou užitečné. Školení na pracovišti často zahrnuje práci pod zkušenějším úředníkem po dobu několika týdnů až měsíců.
Dovednosti a kompetence archiváře
Práce úředníka vyžaduje silné organizační a komunikační schopnosti a také pečlivou pozornost k detailům. Spisovatelé mohou mít také povinnost provádět občasné těžké zvedání kartoték a podobně. Mezi další důležité dovednosti a schopnosti patří:
- Počítačové a softwarové dovednosti: Při používání internetu a aplikací pro zpracování textu, tabulek a e-mailů byste se měli cítit pohodlně. Možná budete muset znát také software pro správu dokumentů, jako je eFileCabinet, nebo úložiště souborů v cloudu.
- Schopnost číst s porozuměním: Hlavní část této pozice zahrnuje odvození povahy dokumentu z jeho obsahu a jeho umístění na logické místo, kde ostatní očekávají, že jej najdou.
- Dovednosti naslouchání:Naslouchání je důležité pro pochopení potřeb spolupracovníků a realizaci jejich požadavků a návrhů.
- Schopnosti kritického myšlení: Logické a rozhodovací schopnosti jsou klíčové pro rychlé třídění různých dokumentů a rozhodování, co s nimi dělat.
Výhled práce
Očekává se, že zaměstnanost spisovníků poklesne přibližně o 10% v letech 2016 až 2026, kdy organizace kombinují administrativní funkce, jako je příjem a archivace, a schopnost a snadnost použití úložiště technologických dat neustále roste.
Pracovní prostředí
Spisovatelé jsou zaměstnáni v kancelářském prostředí, kde tráví většinu času získáváním a doručováním souborů jiným zaměstnancům nebo sezením u počítače. Spisovatelé, kteří pracují ve větší kanceláři, mají příležitost setkat se a komunikovat s pracovníky společnosti na mnoha úrovních.
Pracovní rozvrh
Spisovatelé pracují zpravidla v běžné úřední době. Když je kancelář otevřena klientům a ostatní zaměstnanci jsou v práci, očekává se, že tam bude i úředník. Vzhledem k tomu, že objem vytvořených dokumentů může být značný, v závislosti na velikosti a povaze organizace, spisovný úředník může muset pracovat na plný úvazek, aby udržel krok s tokem. To však neznamená, že nejsou k dispozici možnosti sdílení pracovních míst nebo pozice na částečný úvazek. Přesčasy nejsou obecně vyžadovány.
Jak získat práci
OBNOVTE SVŮJ REŽIM
Než zašlete životopis potenciálním zaměstnavatelům, zkontrolovat a aktualizovat aby se ujistil, že je aktuální a neobsahuje překlepy a nepřesnosti. Pokud nemáte životopis nebo pracovní zkušenosti, které byste mohli uvést, použijte odborné tipy a solidní příklad k vytvoření vítězného prvního životopisu.
PŘIPRAVTE SE NA ROZHOVOR
Před pohovorem si prozkoumejte společnost a požádejte přítele, aby vám pomohl procvičit odpovědi na některé z nejčastějších otázek na pohovoru. Čím více budete cvičit, tím pohodlněji se budete cítit, když budete sedět naproti náborovému manažerovi.
Porovnání podobných pracovních míst
Lidé se zájmem o práci v kanceláři zvažují i jiné typy kancelářských prací. Některé z těchto pracovních míst mohou vyžadovat další vzdělání a školení. Zde je seznam podobných pracovních míst spolu s jejich středními ročními platy:
- úřední asistent: $38,880
- Účetní: $40,240
- Lékařský přepisovatel: $34,770
Zdroj: Příručka US Bureau of Labor Statistics Outlook Occupational Outlook, 2018.
