Interní auditoři se zabývají činnostmi a povinnostmi všech zaměstnanců a oddělení v rámci společnosti, aby objevili způsoby, jak zlepšit fungování organizace jako celku. Navenek to zní, jako by se vsunuli tam, kam nepatří, ale ve skutečnosti hrají zásadní roli při ochraně a zlepšování svých organizací.
Zaměstnanci se setkají s interními audity
Většina soukromých a veřejných korporací provádí pravidelné interní audity, aby bylo zajištěno, že jsou na správné cestě při plnění cílů a poslání společnosti. Vláda také dokončí pravidelné interní audity. A jak procházíte svými kariéru ve veřejné službě, je velká šance, že budete muset odpovědět na otázky, které položí interní auditoři.
V drtivé většině případů auditoři pouze shromažďují informace. Mohou se například snažit pochopit, jak funguje vaše část organizace.
Není třeba se napínat, když je vnitřní auditor s tebou mluví. Interní auditoři jsou profesionálové, kteří se pouze snaží dělat svou každodenní práci. Je pravda, že jejich práce může znepříjemnit vám i ostatním. Odhalují slabá místa v systémech a doporučují nápravná opatření.
Ale nakonec díky nim budou jejich organizace fungovat lépe a vaše odpovědi na jejich otázky jsou zásadní pro to, aby se to stalo. Zde jsou tedy tři tipy, jak reagovat na interní auditory, když zaklepou na vaše dveře.
Odpovězte upřímně
Interní auditoři poznají, když něco nesedí. Nedávejte jim důvod pochybovat o vaší důvěryhodnosti tím, že jsou něčím menším než zcela upřímný.
Pokud neznáte odpověď na nějakou otázku, nesnažte se přes ni blafovat. Když najdou skutečnou odpověď, skončíte tak, že budete vypadat hloupě. Mnohem lepší volbou je prostě říct, že neznáte odpověď. Pokud je to něco, co pro ně můžete zkoumat, nabídněte jim to. Možná vás přijmou na nabídku nebo už mohou mít nějaké nápady, jak získat odpověď.
Když si myslíte, že by se vaše odpověď nemusela interním auditorům líbit, nezdráhejte se odpovědět. Chtějí porozumět věcem tak, jak skutečně existují, takže i když vaše odpověď není to, co jim usnadní práci nebo co očekávají, že uslyší, potřebují znát pravdu.
Předpokládejme, že nevědí nic o vaší oblasti odborných znalostí
Interní auditoři jsou obvykle bystří lidé, ale nemohou být odborníci na všechno. Někteří zaměřují své odborné školení a práci na konkrétní aspekty interního auditu, jako jsou informační systémy nebo finance, ale nepředpokládají, že znají oblast vaší odbornosti.
Zní to jako samozřejmost, ale při popisu procesů je snadné sklouznout k používání žargonu nebo přeskakování kroků. Co je pro vás bezmyšlenkovité jednání, pravděpodobně není pro interního auditora, který se snaží porozumět vašim obchodním procesům. Přemýšlejte o každé akci, kterou podniknete. Něco, co se vám může zdát jako jeden krok, by mohlo být několik kroků, které jste v mysli spojili dohromady během let opakování.
I když se vám konverzace zdá únavná a příliš jednoduchá, pamatujte, že se interní auditoři snaží rozdělit procesy do nejmenších činností. Teprve pak mohou zjistit, kde se procesy mohou zvrtnout.
Spojte je
Interní auditoři nejen dekonstruují procesy do nejmenších kousků, ale také hledají provázanost mezi lidmi a procesy. Hledají všechny lidi zapojené do procesu, aby viděli, kdo se musí zapojit, kdo není zapojen, ale musí být, jak tito lidé interagují a zda jsou zavedeny dostatečné kontroly, které zabrání podvodům, plýtvání nebo zneužití nebo je zachytí.
Když odpovídáte interním auditorům, ukažte, kde vy a vaše procesy interagujete s ostatními a jejich procesy. Takové propojení bodů jim dává jasnější obrázek o tom, jak organizace funguje jako celek. Tyto informace také dávají interním auditorům vodítko k tomu, s kým mluvit a kde mohou najít další informace.
