Event management a plánování akce se často zaměňují, i když se jedná o dvě velmi odlišné věci. Jednoduše řečeno, plánování a řízení není totéž. I když se sady dovedností těchto dvou funkcí překrývají, jedná se o dvě odlišné funkce. Způsobuje problémy těm, kteří jednají s klienty, kteří se mylně domnívají, že potřebují správce událostí, když potřebují plánovače událostí. A pro ty klienty, kteří mají dojem, že všichni event manažeři zvládají i plánování akcí. Pojďme si tedy vyjasnit zmatek, protože je důležité, abyste vy a vaši klienti měli stejné porozumění.
Co je ve jméně?
Odvětví plánování událostí je hostitelem mnoha pracovních názvů a popisů práce. Plánovač událostí, plánovač schůzek, koordinátor událostí, plánovač sjezdů a manažer událostí, abychom jmenovali jen některé. Seznam se zdá nekonečný. Jak odvětví roste, roste i seznam pracovních funkcí.
Zatímco růst pracovních míst je vždy dobrá věc, řada pracovních funkcí plánování událostí a pracovních názvů správy událostí může být pro tyto osoby matoucí.
Plánování akce
Začněme s plánování akce. Klíčové operativní slovo je zde plánování. Všechny události – od svatebních obřadů přes milníky narozeninových oslav až po velká firemní setkání – začínají nějakým plánem. Počáteční diskuse s klienty ohledně nápadů, témat, požadovaných termínů a rozpočtových pokynů jsou součástí procesu plánování události.
Plánování akce začíná na začátku, od velmi raných fází konceptu a pokračuje až do skutečné události. A upřímně řečeno, ještě několik týdnů po události, když plánovači událostí zabalí podrobnosti a vyřídí následné položky. Plánování události zahrnuje úzkou spolupráci s klientem na návrhu události, která odráží klientovu vizi shromáždění a splňuje cíl události. Klienti, kteří si najmou plánovač událostí najmout někoho, kdo naplánuje všechny aspekty události, včetně souvisejících podrobností a akcí, a dohlédne na událost až do jejího dokončení.
Povinnosti plánování událostí mohou zahrnovat, ale nejsou omezeny na:
- Výběr celkového tématu akce
- Vypracování rozpočtu
- Výběr místa konání
- Vyjednávání hotelových smluv
- Najímání externích prodejců
- Plánování menu
- Pronájem cateringu
- Zajištění hostujících řečníků nebo zábavy
- Koordinace dopravy
- Výběr barevného schématu
- Rozvíjení pozvánek
Plánování událostí je vše, co souvisí s uspořádáním události. Tato funkce spadá pod větší zastřešení správy událostí.
Správa událostí
Každý typ události se skládá z mnoha částí, které do sebe zapadají jako kousky puzzle. Všechny tyto části se nakonec spojí a vytvoří událost. Při úspěšných akcích se všechny tyto související části spojí ve správný čas a na správném místě, hladce, efektivně a podle plánu. Tento proces se nazývá event management. Je to zjednodušeně řečeno projektové řízení akce samotné.
Event management zahrnuje vytváření, koordinaci a řízení všech různých součástí události a také týmů lidí odpovědných za každý aspekt. Některé aspekty správy událostí mohou zahrnovat, ale nejsou omezeny na:
- Rezervace místa pro akci
- Koordinace externích prodejců
- Vypracování plánu parkování
- Navrhování havarijních plánů pro mimořádné události
- Zajištění dodržování zdravotních a bezpečnostních norem
- Vedoucí pracovníci odpovědní za jednotlivé funkce
- Dohled nad provedením akce
- Monitorování akce
- Řešení událostí událostí na místě
Manažeři událostí a plánovači událostí spolupracují
Definování těchto dvou funkcí je náročné, protože nejen, že spolu úzce souvisejí, ale odpovědnosti se často překrývají. Jednotliví plánovači událostí mohou nabízet služby správy událostí a manažeři událostí mohou také nabízet plánování událostí. Vše závisí na individuálním plánovači nebo týmu managementu firemní akce, místě konání a události samotné.
Je důležité porozumět rozdílům mezi těmito dvěma a určit, které služby budete poskytovat. Například; Pokud nabízíte služby plánování akcí pro velkou událost, budete spolupracovat s event managerem, který bude koordinovat vaše služby se službami cateringového manažera, audiovizuálního týmu atd. Definujte svou roli a služby, které budete poskytovat, a jasně je sdělte potenciálním klientům, abyste se vyhnuli nejasnostem během procesu plánování.
