Ať už právě začínáte v podnikání v oblasti plánování událostí nebo jste zkušeným plánovačem událostí, je pravděpodobné, že znáte kontrolní seznam pro plánování událostí nebo jste o něm alespoň slyšeli odkazovat se na něj během kurzu plánování událostí nebo průmyslového setkání. Má to svůj důvod. Kontrolní seznam pro plánování událostí je nejlepším přítelem plánovače, neocenitelným nástrojem pro úspěšné řízení vašich událostí.
Poznámka: Kontrolní seznam plánování událostí je také známý jako plán zpětné práce nebo kritická cesta.
Plánování akce je všechno o plánování. I ten nejkreativnější nápad na událost selže, pokud není dobře naplánován a proveden. Zde přichází na řadu kontrolní seznam událostí. Je to váš průvodce, jak zůstat organizovaný a podle plánu – nebo v předstihu – při žonglování s nesčetnými povinnostmi a nejrůznějšími detaily při plánování úspěšné akce. A to je zvláště užitečné při správě více událostí. Zapomenutí jednoho malého úkolu nebo zpoždění v jednom termínu může mít za následek dominový efekt: další zdánlivě nesouvisející aspekty vaší akce se mohou začít rozpadat, jeden po druhém.
Nespoléhejte se tedy na svou paměť, nalepovací papírky nebo čmáranice na bloku, aby vaše podnikání v oblasti plánování akcí fungovalo hladce. Naučte se sestavit účinný kontrolní seznam pro plánování událostí a brzy se stane vaším novým nejlepším přítelem.
Než začnete
Chcete-li začít, udělejte ze svého plánu nějaký čas, abyste se mohli soustředit na událost, kterou plánujete. Dále vyčistěte svou mysl. Vážně. Žádné koukání do telefonu nebo odpovídání na email. Musíte si představit tuto událost od začátku do konce bez přerušení nebo rozptýlení, abyste mohli efektivně naplánovat všechny úkoly, které je třeba dokončit.
Připravit se
Zamyslete se nad akcí, kterou plánujete, a zapište si všechny potvrzené údaje: jméno klienta a kontaktní údaje, datum konání, místo, počet účastníků atd. Vezměte kalendář a označte si datum události v tomto kalendáři tučným písmem. Shromážděte další relevantní materiály – fotografie místo, seznam cateringové společnosti kontaktovat – které jsou součástí této akce.
Jděte dozadu
Způsob, jak začít psát kontrolní seznam plánování událostí, je pracovat dozadu.
Hosté prožívají akci jako jednodenní nebo vícedenní setkání se vším, co se děje najednou. Jako živé vystoupení, které se objeví na jevišti a je nádherně provedené. Plánovači událostí nahlížejí na události jako na sérii menších událostí, které do sebe zapadají jako kousky skládačky a vyvrcholí závěrečnou událostí. Jako plánovači tedy začínáme od začátku. Což je několik týdnů nebo měsíců předtím, než se skutečná událost odehraje.
Začněte na začátku
Když se rozhodujete, kde začít s psaním kontrolního seznamu pro plánování události, myslete na položení pevných základů pro vaši událost. Před výběrem barevných schémat a objednáním květin se musíte vypořádat se základy. Od podepisování smluv až po vyjednávání bloku místností, vše musí být napsáno na vašem kontrolním seznamu, bez ohledu na to, jak velké nebo malé. Klíčem je nejprve se postarat o všechny úkoly, které lze dokončit předem, abyste měli ve svém plánu více času na úkoly, které nastanou blíže k datu události.
Některé příklady položek, které je třeba zahrnout do kontrolního seznamu plánovače událostí:
- Podepisujte smlouvy (s klientem, místem, prodejci atd.).
- Potvrďte datum a čas s místem konání
- Pronájem zábavy (kapela, reproduktor atd.)
- Zabezpečený hotelový blok
- Pozvánky poštou
- Vyberte nabídku
- Najměte si číšníka
- Potvrďte počet hostů
- Návod na stránku
- Potvrďte nastavení místnosti
Povolit čas navíc
S každou položkou na kontrolním seznamu události přidejte čas navíc. Pokud je datum skutečného odeslání pozvánek 15. března, vložte položku na svůj seznam, aby byly pozvánky připraveny k odeslání 8. března, týden předem. To vám dává nějaký čas navíc, pokud by se něco pokazilo s pozvánkami nebo pokud se z jiného důvodu zpožďujete.
Zahrňte připomenutí do svého kontrolního seznamu
Nestačí napsat do svého kontrolního seznamu „podepsat smlouvu s cateringem“ a po dokončení zaškrtnout políčko. Budete se muset ujistit, že dodavatel obdržel kopii smlouvy a také vám vrátil podepsanou kopii. Takže pro každou velkou položku, kterou přidáte do svého kontrolního seznamu, zahrňte připomenutí. Například: „Kontrolujte s dodavatelem re: smlouva.“ Přidejte další, pozdější připomenutí, které zní: „Přijata podepsaná smlouva od cateringu.” Není neobvyklé, že se pustíte do úkolu a považujete ho za splněný, když jste ho skutečně dokončili boční.
