Když vaše nezisková organizace začne přitahovat dobrovolníky, může to být vzrušující období růstu a komunity pro všechny zúčastněné. Když však dobrovolníci začnou streamovat, může být zdrcující nastoupit, trénovat a dokonce spravovat všichni. Je to značný problém, ale vaše organizace může vytvořit systémy a standardy na podporu vašich dobrovolníků.
Zde je nezbytná příručka pro dobrovolníky. Hodně jako příručky pro zaměstnance a školicí materiály v podnicích, dobrovolnická příručka slouží k informování, vzdělávání a podpoře dobrovolníků.
Co je dobrovolnická příručka?
Příručka pro dobrovolníky je ve svém jádru zdroj (tištěný nebo digitální), který jasně definuje, co vaše nezisková organizace dělá a jak dobrovolníci pomáhají organizaci. Může vysvětlit pravidla dobrovolnictví, stejně jako stanovit úkoly nebo očekávání.
Příručka by měla být použita k náboru, nalodění a vyškolit dobrovolníky aby všichni začínali se stejnými znalostmi.
Je to také „starší“ zdroj, který může používat každý, když roste s vaší organizací.
Proč vytvořit jeden?
Neziskové organizace mají v mnoha případech omezené zdroje a zaměstnance. Čas strávený náborem, školením a dohledem dobrovolníků se může rychle sčítat, zvláště pokud máte hodně zájemců.
Naštěstí mohou příručky pro dobrovolníky pomoci zkrátit čas a peníze spojené s náborem a nástupem dobrovolníků. Příručky pro dobrovolníky také nemusí být drahé nebo komplikované. Jednoduché online PDF může standardizovat dobrovolnickou zkušenost a nevyžaduje mnoho času, peněz ani tiskových materiálů.
Nejlepší ze všeho je, že příručka pro dobrovolníky poskytuje konzistentní zdroj, na který se mohou zaměstnanci, dobrovolníci a dokonce i dárci odvolávat. Každý tak získá jasnou představu o tom, co vaše organizace dělá a jak dobrovolníci pomáhají. Dobrovolníci a zaměstnanci mají spíše příručku, která jim pomáhá uspět, než se starat o nekonzistentní zkušenosti ze školení nebo „ústní“ pokyny.
Když zahrnete způsoby komunikace a kontaktní informace, snížíte také množství „předávání obušku“, které může vyžadovat zodpovězení otázky dobrovolníka nebo organizování plánů. Příručka pro dobrovolníky umožňuje lidem dělat svou nejlepší práci prostřednictvím přímého přístupu k lidem, se kterými pracují.
Při psaní příručky bude zásadní vzít v úvahu své publikum. Můžete mít mladé dobrovolníky, rodinné dobrovolníky a starší dobrovolníky. S těmi druhými je obzvláště důležité mluvit s nimi s respektem, aniž byste používali klišé nebo stereotypy.
Co patří do dobrovolnické příručky?
V závislosti na velikosti a sektoru vaší neziskové organizace se bude vaše příručka lišit velikostí a šířkou. Každá nezisková organizace je jiná a má svou vlastní strukturu, takže pro vaši příručku pro dobrovolníky neexistuje jediný obsah.
Mnoho neziskových organizací, malých i velkých, však používá příručky, které obsahují položky jako:
- Uvítací dopis. Může se jednat o poděkování nebo vřelé přivítání ke zvýšení zájmu o dobrovolnický program. Udává také tón pro vztah mezi zaměstnanci a dobrovolníky vaší organizace. Můžete dokonce zvýraznit jak dobrovolnictví prospívá dobrovolníkům aby se lidé ještě více zajímali o zapojení do vašeho programu.
- Poslání organizace. Poslání vysvětluje, kdo, co a proč vaší organizace.
- Seznam zaměstnanců a představenstva.
- Programy a kampaně. Uveďte všechny programy, které vaše nezisková organizace nabízí, a také veškeré komunitní dosahy. Zahrňte nabízené služby, financované programy a otevřená umístění.
- Role a odpovědnosti dobrovolníků. Tato část může obsahovat pozice a úkoly, které je třeba obsadit. Můžete také zdůraznit vliv dobrovolníků a informace o rozmanitosti a zastoupení.
- Zásady dobrovolnictví. Nastínit kvalifikaci pro dobrovolnické pozice. Například pokud potřebují prověření, testy nebo certifikace. Zahrnout přihlášky. Vysvětlete zásady nepřítomnosti a ukončení
- Chování a chování. Vysvětlete pravidla oblékání, očekávání profesionálního chování a místa, kde mohou dobrovolníci hlásit své obavy. Některé organizace mohou uvést svůj etický kodex, zejména pokud je práce dobrovolníka citlivá, jako je péče o děti, handicapované nebo seniory.
- Operace a pracovní osnovy. Neziskové organizace mohou tuto sekci upravit pro různé role dobrovolníků nebo poskytnout obecnou šablonu, kam se má hlásit nebo co si obléci. Zahrňte také bezpečnostní pokyny, pracovní postup a informace o směnách a plánech.
- Adresář. Zahrnout zaměstnance nebo vedoucí dobrovolníků, kteří mají na starosti. Uveďte základní telefonní čísla, skupinové nástroje a webové stránky, které pomohou dobrovolníkům sledovat jejich úkoly nebo plány.
Příručky pro dobrovolníky často obsahují mnohem více položek, než je zde uvedeno. Například National Wildlife Foundations obsahuje sekce týkající se správy záznamů, dress code, docházky a času, minimálních požadovaných hodin, školení, hodnocení, uznávání, chování, kouření a drogy, bezpečnost a odpovědnost, náhrada výdajů, bezpečnost a ochrana, sexuální obtěžování a konflikty zájem.
Přizpůsobení
Výše uvedený seznam je pouze výchozím bodem pro vaši neziskovou organizaci; v žádném případě to není jediný formát, který si můžete vybrat. Neziskové organizace mohou vytvořit plnou verzi příručky, nebo mohou zaujmout spíše dobrovolnický přístup „orientace“.
Orientační příručka se může zaměřit pouze na role a úkoly, které budou dobrovolníci pro vaši organizaci vykonávat. Tyto popisy by mohly být přizpůsobeny každé pozici nebo by mohly sloužit jako obecná orientační příručka, kterou obdrží všichni dobrovolníci. Orientace může také zahrnovat videa, ke kterým mají dobrovolníci přístup vzdáleně, nebo skupinové či individuální setkání.
Některé neziskové organizace možná budou muset do svých příruček zahrnout další oddíly, jako jsou pokyny pro proplácení nebo nouzové evakuační postupy. Mohou tam být také nějaké zahrnout právní nebo pojistná prohlášení, jako jsou informace o odpovědnosti za zranění a informace o „zákoně o dobrých Samaritánech“ vašeho státu.Udělejte si chvilku a zeptejte se, zda existují nějaké „neobvyklé“ úkoly, které budete žádat od svých dobrovolníků, a vytvořte ve své příručce sekci, která se jim bude věnovat.
Jak vytvořit příručku pro dobrovolníky (rychle)
Krása dobrovolnické příručky spočívá v tom, že nemusí být složitá. K rozhodnutí, co zahrnout, můžete využít stávající školicí dokumenty nebo diskuse mezi zaměstnanci a dobrovolníky.
Jako osnovu můžete použít také příručky jiných neziskových organizací (ale nekopírovat!). Také mějte na paměti, že vaše příručka nemusí být dokonalá; je v pořádku začít s prvním vydáním a při rozšiřování upgradovat.
Klíčem je jen začít.
Pomocí aplikace Microsoft Word nebo Dokumenty Google si může vybrat jeden z vašich dobrovolníků nebo zaměstnanců profesionální manuál šablony, šablony brožur nebo jen použít základní dokument. Chcete-li však usnadnit procházení, zkuste zahrnout:
- Jasný název se všemi relevantními informacemi (jméno, adresa, kontaktní údaje)
- Obsah
- Konce stránek mezi sekcemi
- Jednoduchý, snadno čitelný obsah
- Snadno čitelné písmo a barvy
- Kontaktní údaje koordinátora programu pro bezpečnou komunikaci
Svou příručku můžete označit tak, aby odpovídala barvám, fontům a stylu obrázků vaší organizace. Udělejte svou příručku co nejjasnější, uspořádanou a stručnou.
Jakmile budete mít svou první příručku upravenou a připravenou k použití, můžete si ji vytisknout nebo vytvořit online PDF pro svůj web. PDF je cenově nejdostupnější varianta. S online PDF můžete příručku distribuovat prostřednictvím e-mailu, sociálních médií nebo vašeho webu. Příručka ve virtuální podobě usnadňuje její častou aktualizaci.
Příklady
Hledáte inspiraci? Zde je několik příkladů, jak by mohla vypadat vaše příručka pro dobrovolníky:
- Centrum sluchové řeči a hluchoty Orientační příručka pro dobrovolníky
- Katolické charity v Maine Příručka pro dobrovolníky
- Zásady a postupy. National Wildlife Foundation
- Posílení postavení žen Příručka pro dobrovolníky
- NAJÍT Potravinovou banku Příručka pro dobrovolníky
Pamatujte, že neexistuje žádný přístup „jedna velikost pro všechny“ k vytvoření příručky pro dobrovolníky. Přemýšlejte o tom, jaké informace musíte důsledně sdílet se svými dobrovolníky a jaké zdroje byste chtěli, aby měli. Aktualizaci můžete kdykoli přidat později.
Ušetřete čas, peníze, energii a stres tím, že svým zaměstnancům a dobrovolníkům poskytnete zdroj, který mohou využít k dosažení co největšího dopadu s co nejmenším dohledem.
