Každá organizace a podnik (od právnických firem po výrobní společnosti) potřebuje politiku, která osloví návštěvníky pracoviště. Tyto zásady na pracovišti chrání návštěvníky, zaměstnance a podniky jako celek. Návštěvníci mohou ublížit sobě, ublížit ostatním nebo způsobit škodu na majetku.
Existuje také riziko krádeže (duševní nebo fyzické), sabotáže a dokonce i terorismu. Zatímco každá organizace vyžaduje něco jiného (kancelář Fortune 50 HQ zažívá mnohem více návštěvníků než malá dílna na výrobu elektroniky), níže uvedený příklad pokrývá hlavní body.
Zásady přístupu návštěvníků jsou vypracovány personálním oddělením a většina personalistů buď má zásady, nebo ví, jak je napsat. Pokud ne, mohou jej získat od profesionální organizace, jako je SHRM (Společnost řízení lidských zdrojů).
Ukázka případu
Zipline International (fiktivní společnost) je úspěšná, protože najímá talentované odborníky a vyrábí špičkové produkty ve svém oboru. Protože neoprávnění návštěvníci mohou ukrást duševní vlastnictví, zranit se v nebezpečných výrobních prostorách nebo způsobit újmu zaměstnancům, společnost Zipline zavedla přísnou politiku přístupu návštěvníků. Tato politika jde daleko, aby chránila obchodní tajemství a chránila návštěvníky a zaměstnance.
Check in a Check out
Všichni návštěvníci musí být registrováni v softwarovém systému pro správu návštěvníků, který provozuje recepční u předního vchodu. Systém zaznamenává jméno a firemní příslušnost každého návštěvníka a také účel a dobu trvání jeho návštěvy.
Odznak návštěvníka
Při check-inu se každý návštěvník vyfotografuje a obdrží průkaz totožnosti s fotografií. Spolu s jejich fotografií se na odznaku zobrazuje jméno návštěvníka a doba jeho návštěvy. Návštěvnický odznak musí být nošen po celou dobu.
Návštěvníci musí být po celou dobu doprovázeni sponzorem
Všechny návštěvníky musí po dobu jejich pobytu doprovázet zaměstnanec (zaměstnanci), kterého navštěvují. Tento požadavek se nevztahuje na návštěvníky z poboček Zipline. Mohou být přijata zvláštní opatření pro ubytování dodavatelů najatých na dlouhodobé úkoly, ale tato ujednání musí být schválena bezpečnostním ředitelem.
Fotografie
Žádné fotografie nelze pořizovat bez předchozího souhlasu právního oddělení nebo bezpečnostního ředitele. Kromě toho nesmí být povolená fotografie zveřejněna bez předchozího souhlasu ředitele marketingu.
Nezveřejnění
Všichni návštěvníci musí při check-inu podepsat NDA (dohoda o mlčenlivosti).
Přístup k síti pro hosty
Návštěvníkům, kteří vyžadují přístup k internetu, je poskytnuto uživatelské jméno a heslo pro bezdrátovou síť Zipline. Host nemá v žádném okamžiku povolen přístup k firemnímu intranetovému programu pomocí svého notebooku nebo jiného mobilního zařízení.
Role Floor Marshall
Každý zaměstnanec, který si všimne návštěvy bez odznaku, by na to měl okamžitě upozornit určeného traťového komisaře pro jeho oblast. Za vymáhání politiky řízení návštěv má hlavní odpovědnost vedoucí oddělení. V případě nouzové evakuace vytiskne recepční na recepci seznam všech návštěvníků a doručí je traťovému komisaři v evakuačním prostoru. Podlaží komisaři jsou zodpovědní za vyúčtování všech návštěvníků během evakuace.
Vyloučení odpovědnosti:Toto je vzorová zásada a nepředstavuje právní poradenství. Má být pouze výchozím bodem při vytváření politiky šité na míru konkrétním potřebám vaší společnosti. Zipline International je fiktivní společnost (podle mého nejlepšího vědomí) a název byl použit pouze jako příklad při psaní těchto zásad.
