Poskytování pokynů pro nové úkoly a úkoly je běžnou součástí role a dozorce nebo manažer. Způsob, jakým poskytujete pokyny prostřednictvím svého tónu hlasu, výběru slov a řeči těla, představuje dlouhou cestu k získání podpory a propagaci zdravého pracoviště.
Efektivní supervizoři a manažeři tvrdě pracují na kultivaci svých dovedností při poskytování vedení členům svého týmu. Existuje mnoho způsobů komunikace, ale existují určité obecné postupy, které by manažeři měli používat, aby zajistili, že členové týmu dostávají jasné pokyny.
7 Pozitivní komunikační praktiky
- Vždy poskytněte kontext pro úkol, který má být dokončen. Lidé odvádějí svou nejlepší práci, když chápou důležitost úkolu pro větší provoz. Když si uděláte čas na vysvětlení obchodní důležitosti úkolu, který požadujete dokončit, učíte a projevujete úctu k jednotlivci, kterého jste požádali o dokončení práce.
- Při zadávání úkolů buďte konkrétní. Uveďte, kdy musí být úkol dokončen, a sdílejte veškeré standardy kvality
- Požádejte člena týmu, aby úkoly dokončil. Zvolte uctivý tón hlasu, zdvořilá slova a doručte zprávu s odpovídající hlasitostí. Porovnejte tato tvrzení: „Jdi vyložit ten náklaďák“ a „Johne, zásilka na tom náklaďáku je potřeba na výrobní lince. Prosím, pomozte vyložit kamion před polednem." Není pochyb o tom, že druhý přístup by byl vnímán jako pozitivní a první jako negativní.
- Dejte svému týmu příležitost klást otázky. Nabídněte jednotlivcům, kteří mají úkol splnit, příležitost objasnit své otázky. Tento krok pomáhá posílit komunikaci mezi zaměstnancem a nadřízeným a zvyšuje pravděpodobnost úspěšného výsledku. Zaměstnanec má možnost potvrdit, že skutečně rozumí tomu, co se od něj požaduje
- Důvěřujte svým zaměstnancům. Odolejte nutkání dohlížet na plnění požadovaného úkolu zaměstnancem nebo jej mikrořídit. Součástí efektivního vedení je naučit se důvěřovat, že váš tým zvládne úkoly bez vás
- Posilte důvěru svého zaměstnance. Nabídněte náležité poděkování a pozitivní zpětnou vazbu za řádně dokončené úkoly
- Ujistěte se, že poskytujete konstruktivní zpětnou vazbu. Nabídněte jasnou, behaviorální a cílenou zpětnou vazbu pro všechny úkoly, které jsou provedeny nesprávně
Zdůrazněte výuku spolu s udáním pokynů
Jedním z úkolů manažera je posoudit, zda je úkol nový nebo komplikovaný a zda si zaslouží školení. Pokud členové vašeho týmu nikdy předtím nedokončili určitý úkol, možná budete chtít poskytnout nějaké školení.
Poskytněte instrukce a poté nabídněte jednotlivci příležitost procvičit si úkol pod vaším užitečným dohledem. Jakmile si jednotlivec vypěstuje důvěru v daný úkol, dovolte mu dokončit práci bez vašeho dohledu. Vraťte se později a ověřte dokončení, včasnost a kvalitu.
Nabídněte nápravné školení, když se jednotlivec snaží dokončit úkol včas nebo na správné úrovni kvality.
Úvahy pro komunikaci
Pracujte na zadávání pokynů neagresivním tónem. I když si určité okolnosti mohou zasloužit rozkazy, odolejte nutkání štěkat na svůj tým. Vždy se vraťte do dob, kdy jste dostávali pokyny, a jak jste se cítili, když jste na ně štěkali.
Snažte se nereagovat na: "Proč?" s "Protože jsem to řekl." Zaměstnanci jsou rádi informováni. Informace jim pomáhají nejen organizovat jejich vlastní pracovní priority, ale umožňují jim zapojit se do jejich úkolů. Buy-in odkazuje na pocit, že to, co dělají, je důležité, a důležité je to, co dělá společnost.
Při vydávání pokynů nebuďte vágní. Jasné pokyny při zadávání úkolů členům týmu pomohou produktivitě týmu a následně vyřeší konflikty ohledně výkonu.
Lidé jsou individuality a ve svém životě mají jiné okolnosti, které je mohou ovlivnit. Mohou to být osobní nebo pracovní problémy. Neuvědomění si, že jednotlivci mohou mít konfliktní zájmy s prací a úkoly, může ztížit komunikaci.
Pokud jasně komunikujete a dáte najevo, že si vážíte svého týmu a práce, kterou odvádí, členové vašeho týmu budou vědět, že si jich velmi vážíte, a budou odpovídajícím způsobem reagovat.
