Registrace je prvním bodem kontaktu s vašimi hosty a hladký proces odbavení udržuje úroveň vzrušení na vysoké úrovni a udává tón skvělé události. Na druhou stranu, neorganizovaný a časově náročný zážitek může nechat dav reptat až do začátku vaší akce. S tolika ježděním na registračním stole to určitě chcete mít hned napoprvé. Postupujte podle tohoto kontrolního seznamu nezbytných věcí, abyste měli jistotu, že začnete dobře.
Větší je lepší
Jednoduchá matematika nám říká, že pokud se chcete vyhnout dlouhým frontám, velké davy budou vyžadovat více pracovních sil. Doporučuji jednu obsluhu na sto hostů a jednoho plavce na dvě stě hostů. Pokud jde o potřeby stolu, předpokládejte dva obsluhující na jeden osmistopý stůl a přidejte k tomuto výpočtu další tabulku pro zásoby a pracovní prostor.
Zůstaň připojen
Nechcete běhat po chodbách a hledat elektrickou zásuvku nebo připojení k internetu, takže si tyto linky předem připravte ke svému stolu. Budete si také chtít vzít notebook, i když ho neplánujete používat. Online přístup se může hodit, pokud potřebujete zkontrolovat e-maily nebo pomoci ztraceným hostům najít cestu do az místa konání. V neposlední řadě zkontrolujte světelnou situaci. Pokud je chodba slabě osvětlená, možná budete chtít přidat několik stolních lamp, které vám pomohou se čtením vašich seznamů.
Nezapomeňte na kancelářské potřeby
Každý plánovač by měl mít naplněnou krabici s nářadím kancelářské potřeby jako páska, nůžky a sortiment fixů. Mezi další důležité položky pro váš seznam balení patří prázdné jmenovky, čísla stolů a vyhrazené značky, které lze použít podle potřeby. Ano, vaše místo bude mít přístup k většině z těchto věcí, ale čas a frustrace, které ušetříte tím, že je budete mít vedle sebe, jsou k nezaplacení.
Urychlit odpovědi
Jedním z největších narušení vašeho „rytmu registrace“ bude příval jednoduchých otázek od dobrovolníků i účastníků. Můžete zabránit těmto dotazům zpomalit registrační linku nastavením tabulky nápovědy. Budete překvapeni, o kolik efektivněji může odbavovací stůl fungovat, když máte oddanou osobu, která odpovídá na otázky typu „kde je koupelna?“
Zůstaňte otevřeni
Je nezbytné, aby po celou dobu akce byla u registračního stolu alespoň jedna osoba. Nechcete, aby se relativně malý problém dostal do něčeho většího, protože nebyl k dispozici nikdo, kdo by vám pomohl. To se obvykle stává, když jsou hosté nuceni hledat jinde, když váš tým nelze najít. Stačí jedna špatně načasovaná pauza v koupelně, než pošlete netrpělivého účastníka pryč do kuchyně, aby si vyžádal salát bez cibule!
Udržujte své přátele blízko
Existuje několik kontaktních čísel, na kterých se budete chtít před začátkem akce uzdravit. První je mobilní číslo vašeho koordinátora místa konání. Když v koupelně dojdou papírové ručníky, nebude čas prohledávat budovu, takže toto číslo je naprostou nutností. Dalším dobrým číslem pro záležitosti související s jídlem je číslo vedoucího stravování. Nakonec potvrďte nejlepší tísňová čísla pro policii a hasiče. Některé hotely mají své vlastní bezpečnostní pracovníky, kteří jsou v těchto situacích často tím nejlepším kontaktním místem.
Registrační tabulky by měly poskytovat více než jen a uvítací znamení a jmenovkou. Z pohledu hosta představují centrum zákaznických služeb pro vaši akci. Ale abyste toto očekávání splnili, musíte být připraveni. Koneckonců, pokud hosté nemohou projít registrací, zbytek vašeho plánování zůstane bez povšimnutí.
