Kommunikation er grundlaget for ethvert forhold i dit liv. Uden effektiv kommunikation, kan der opstå misforståelser, problemer og konflikter blandt dine medarbejdere, dine kunder og alle andre, du kommer i kontakt med. Dårlig kommunikation kan gøre et arbejdsmiljø frustrerende og skabe en stor medarbejderomsætning.
Disse tips kan hjælpe dig med at finjustere dine kommunikationsevner, så du kan spare tid, reducere stress og blive mere produktiv ved at kommunikere effektivt i dine forretningsinteraktioner.
Begræns distraktioner og lyt
De fleste af os er ikke særlig dygtige til at lytte til andre. Alle er distraheret, og det gennemsnitlige opmærksomhedsspænd begynder efter sigende at skrumpe. Der er et par handlinger, du kan tage til begrænse distraktioner så du kan fokusere på, hvad andre siger.
Du kan prøve at lukke din e-mail-klient, slukke for telefonens ringetone og lukke døren til dit kontor. Disse få enkle handlinger reducerer ikke kun dine distraktioner, men de gør også det samme for den person, du lytter til, og lader dem vide, at du fokuserer på dem.
Tag dig tid til at fokusere på personen foran dig. Du har sikkert flere vigtige spørgsmål at håndtere, som du tænker på. Du kan dog bruge denne tid til ikke at tænke på dem.
Den person, du lytter til, tror på, hvad de har at sige, er vigtigt. Sæt farten ned og opret en giv-og-tag, der giver begge parter mulighed for at tale og lytte. Prøv ikke at foretage hurtige domme, og vent tålmodigt på, at de er færdige med at tale. Dette er de første skridt, du kan tage mod at blive en aktiv lytter.
Aktiv lytning er kunsten at lytte for at forstå. Der er flere teknikker, du kan bruge til at øge dine lytte- og fastholdelsesevner. Mens du lytter, skal du bruge verbale prompter for at holde informationen flydende. Opfordringer som "Virkelig? Hvad gjorde du så?" giver dem en åbning til at forklare noget yderligere.
Omformuler og sig tilbage, hvad personen fortæller dig. Denne feedback lader dem vide, at du lytter og forstår. For eksempel, "Så maskinen fungerede fint, og Bob fortalte dig, at hvis du gjorde det på denne måde, ville maskinen fungere bedre. Så holdt det op med at virke?" demonstrerer en forståelse af de omstændigheder, som en medarbejder siger førte til, at et stykke udstyr gik i stykker.
For at få mere information fra en person skal du typisk kunne stille spørgsmål designet til at anmode om den rigtige information. Den person, du taler med, kan være for spændt til at lytte til dig, mens du forsøger at finde ud af, hvad der foregår, så dine spørgsmål skal normalt være klare og præcise.
Kropssprog er en anden indikator for at lytte. Du bør sikre dig, at dit kropssprog ikke antyder andet end åbenhed og interesse. Du kan gøre dette ved at spejle den anden persons stillinger eller læne dig ind for at koncentrere dig.
Stil de rigtige spørgsmål
For at få den information, du har brug for for at forstå nogen, skal du være i stand til at stille de rigtige spørgsmål, mens du præsenterer et åbent sind. Slap af i din krop, kryds dine arme, og lyt efter muligheder for at stille spørgsmål.
Normalt er der ledetråde givet af folk, der skal gøre dig opmærksom på de spørgsmål, du bør stille. Lyt efter søgeord og sætninger for at hjælpe dig med at finde ud af, hvilke spørgsmål der vil optrevle den information, du har brug for.
Overvej sagen om en medarbejder, der ikke har mødtes mål og er generelt utilfreds på arbejdet. Hvis du ikke stiller de rigtige spørgsmål, kommer du måske aldrig til roden af problemet, som måske ikke er let at identificere.
Hvis personen var motiveret ved ansættelsen og klarede sig godt indtil for et par uger siden, kan vedkommende have udviklet nogle personlige problemer, ikke være udfordret af arbejdet længere eller have problemer med en kollega.
Stol ikke på møder for information
Møder er en af de værste rammer for kommunikation mellem parter. Folk vil ikke sige deres mening, og du vil ikke være i stand til at afsløre sandheden i de fleste situationer. De fleste mennesker går ind i møder med deres forsvar automatisk oppe.
Møder kan være gavnlige til hurtige briefinger eller direkte informationskommunikation, som alle tilstedeværende har interesse i. Der er dog ingen grund til at samle alle, hvis ikke alle har interesse i emnerne, eller hvis det ikke er veltilrettelagt og organiseret.
For mere effektiv kommunikation skal du vælge en indstilling, der er mere tilbøjelig til at forhindre folk i at sætte en personlig barriere op. En-til-en-indstillinger eller et veltilrettelagt møde med kun de involverede personer har en tendens til at fungere godt, da dette holder fokus på netop de problemer, de beskæftiger sig med.
Kombiner kommunikationsmetoder
Ansigt til ansigt eller stemme-til-stemme kommunikation er fantastisk til at eliminere den forvirring, der ofte følger med en e-mail. At lede via e-mail er aldrig en god praksis, fordi det eliminerer den personlige tilgang, du kan tage ved at tale med nogen, og e-mails er sjældent så tydelige for publikum, som de er for afsenderen.
Videoopkald er en vidunderlig måde at kommunikere på, fordi du kan se den person, du taler med, og dele dokumenter, mens du arbejder på at forstå hinanden. Visuelle interaktioner er vigtige, fordi vi giver signaler, når vi taler, som kan hjælpe folk med at forstå pointen.
Hvis det meste af din kommunikation foregår i andre situationer end ansigt til ansigt, kan du oprette resumé videoer eller præsentationer, der skitserer, hvad der blev diskuteret, hvad de næste skridt er, og hvem der har ansvaret for hvad.
Vær lydhør
Kommunikation er en af de bedste metoder til at løse konflikter eller tvister. Som virksomhedsejer er en af de værste ting, du kan gøre, når du står over for en konflikt, tvist eller klage, at ignorere det. Der bør gives et svar med det samme, selvom det blot er en kort erklæring om, at du vil undersøge problemet.
Når folk, der kontakter dig, føler, at deres problem er vigtigt for dig, og får feedback på deres bekymringer, vil du være mere tilbøjelig til at holde kunder og medarbejdere glade.
Brug den feedback, du modtager
Hvis du allerede kommunikerer med dine kunder, medarbejdere og kolleger, vil du sandsynligvis modtage feedback regelmæssigt. Du anmoder måske ikke om det, men en aktiv lytter kan finde information overalt.
At lytte til alle, du kommer i kontakt med, er en guldgrube af nyttig information om, hvordan din virksomhed, produkter og tjenester opfattes af kunder og potentielle kunder.
For at lave positive kommunikationsændringer bør du bruge den information, du indsamler, til at forbedre dine processer. Opret en proces til at indsamle den feedback, du modtager, ét sted, og sæt derefter tid af med jævne mellemrum til at analysere den og skab en plan for implementering og sporing af forbedringer.
I sidste ende kan effektiv kommunikation være en af de vigtigste færdigheder, du bruger i din virksomhed. Hvis dine kommunikationsevner kan bruge lidt finjustering, så tag dig tid til at analysere, hvordan du kommunikerer. Prøv derefter at fokusere på måder, hvorpå du kan forbedre dine færdigheder over tid. Du bliver måske overrasket over, hvor meget blot lytning kan ændre dine forhold til personale, kunder, kolleger og familie.
