Personlig assistent CV prøve og færdighedsliste

Personlige assistenter ligner eksekutivassistenter eller kontorassistenter, idet alle udfører rutinemæssige administrative opgaver, så en anden ikke skal. Opgaverne omfatter sandsynligvis screening eller besvarelse af telefonopkald, breve og e-mails, styring af tidsplaner og notering ved møder.

Forskellen med personlige assistenter er, at de kun hjælper en enkelt person, og de kan også hjælpe med personlige opgaver såsom indkøb eller planlægning af sociale engagementer.

Nogle mennesker uddelegerer projektarbejde til deres assistenter eller får deres assistenter til at stå for dem i deres fravær.

Jobkrav til personlige assistenter

Mens der ikke er et fastsat minimumskrav til personlige assistenter med hensyn til uddannelse, hjælper en baggrund i erhvervslivet eller administrativt arbejde. Et andet eller tredje sprog kan også være vigtigt i nogle tilfælde. Generelt er de færdigheder, du har, vigtigere end din uddannelse. En diskussion af nogle af disse nødvendige færdigheder kan hjælpe dig med at beslutte, om denne type job er noget for dig.

Her er en liste over personlige assistentfærdigheder til CV'er, følgebreve, jobansøgninger og samtaler. Nødvendige færdigheder vil variere afhængigt af det job, du søger, så se også vores liste over færdigheder opført efter job og efter type færdighed. Se disse lister igennem og se, om du har brugt disse færdigheder i tidligere job eller har erhvervet dem gennem uddannelse.

Lav noter om, hvornår og hvordan du brugte eller udviklede disse færdigheder. Tilføj dem derefter til dit CV og følgebrev, eller hold dem ved hånden til at udfylde jobansøgninger. De mennesker, der screener applikationer, leder ofte efter nøglefærdigheder. Match dine færdigheder med dem, der er udstationeret efter behov for jobbet. Så vær sikker på, at de er nævnt i dit følgebrev og opført på dit CV.

Du bør også udvikle interviewsvar om, hvordan du brugte dine færdigheder i tidligere stillinger. Få et eksempel på, hvordan du løste et problem på arbejdspladsen ved at bruge en eller flere af disse færdigheder. Vis, hvordan brugen af ​​dine færdigheder bidrog til et projekts succes.

Eksempler på nødvendige færdigheder

Denne liste er ikke udtømmende, men inkluderer nogle af de vigtigste, efterspurgte færdigheder for personlige assistenter.

Organisation og tidsstyring

Som personlig assistent vil en stor del af dit arbejde være at holde en anden organiseret og til tiden. Du skal derfor selv være velorganiseret. Heldigvis kan organisatoriske færdigheder læres. Der er specifikke teknikker, du kan tilpasse for at gøre din brug af tid mere effektiv og for ellers at holde styr på dit og din leders liv.

Skriftlig og mundtlig kommunikation

Du bliver nødt til at forstå og følge instruktionerne, og du bliver nødt til at transmittere information klart og ærligt. Afhængigt af detaljerne i din stilling skal du muligvis også byde kunder velkommen, besvare korrespondance eller oprette rapporter og præsentationer. Alle disse opgaver kræver førsteklasses kommunikationsevner, herunder tale og skrive, lytte og læse.

Nøjagtighed og opmærksomhed på detaljer

Opmærksomhed på detaljer er en kritisk komponent for både at forblive organiseret og kommunikere godt.

Uklarhed eller unøjagtighed skaber i bedste fald ineffektivitet og kan også forårsage alvorlige fejl eller fremmedgøre din leders kolleger.

Kendskab til relevant software

Hvilken software du skal håndtere kan variere, men vil sandsynligvis omfatte tekstbehandling, regneark, databaser, kalendere, desktop publishing og PowerPoint eller noget tilsvarende. At kunne yde mindst minimal teknisk support er et plus. Du skal muligvis evaluere flere forskellige programmer og apps for selv at vælge, hvilke værktøjer der giver de bedste værktøjer til at nå din leders mål. Din opgave er altid at gøre din leders arbejde nemmere og enklere, og det kan kræve en masse problemløsning bag kulisserne.

Takt og diskretion

Som personlig assistent vil du ofte blive udsat for følsomt materiale, lige fra forretningshemmeligheder til meget personlige oplysninger, som du skal holde fortrolig.

En relateret færdighed er at være taktfuld, evnen til at reagere blidt eller slet ikke på information, som andre mennesker kan finde vanskelige eller pinlige. Du skal med andre ord være en tryg person for din leder at være sårbar omkring. Det er trods alt kun du, der ved, hvor meget hjælp de har brug for.

Relaterede: Bedste CV-skrivningstjenester.

Liste over færdigheder

Administrative færdigheder

Disse færdigheder er ofte en del af jobbeskrivelsen for en personlig assistent eller er færdigheder af merværdi. Din arbejdsgiver kan have brug for en, der kan udføre disse opgaver for hende.

• Administrativ
• Udnævnelser
• Korrespondance
• ærinder
• Begivenheder
• Event Planlægning
• Arkivering
• Implementeringsprocedurer
• Vedligeholdelse af tidsplaner
• Møder
• Kontorledelse
• Projektledelse
• Forskning
• Planlægning
• Tager diktat
• Tage beskeder
• Tager noter
• Rejse arrangementer
• Rejseplanlægning

Kommunikationsfærdigheder

Som personlig assistent er alle aspekter af kommunikation vigtige for jobbet. Vær klar til at vise din erfaring eller træning.

• Tag telefonen
• Meddelelse
• E-mail
• Hils på besøgende
• Håndtering af forespørgsler
• Netværk
• Ikke-verbal kommunikation
• Screening af opkald
• Verbal kommunikation
• Skriftlig kommunikation

Økonomiske færdigheder

Har du erfaring eller uddannelse til disse opgaver?

• Regnskab
• Budgettering
• Indkøb
• Indkøb
• Handle ind

Teknologiske færdigheder

Er du i stand til at bruge forskellige platforme og enheder og udføre grundlæggende fejlfinding?

• Computer (pc, Mac, tablet)
• Databasestyring
• Microsoft Office
• Præsentationsforberedelse
• Rapporter
• Tekstbehandling

Personlige mestringsfærdigheder

Disse færdigheder er ofte en del af din personlighed. Vis, hvordan du har brugt dem og udviklet dem.

• Fortrolighed
• Diplomatisk
• Skøn
• Fleksibilitet 
• Interpersonel
• Multitasking
• Organisation
• Positiv holdning
• Problemløsning
• Professionel opførsel
• Selvmotiveret
• Holdspiller
• Tidsadministration
• Arbejde selvstændigt

Hvis du ikke har brugt disse færdigheder på et tidligere job, så se på, hvordan du har udviklet dem ved frivillige eller ulønnede job eller brug dem i dit personlige liv. Bruger du disse færdigheder som en del af et trosfællesskab eller til et elevprojekt på skolen? Har du udviklet færdigheder som en del af et sportshold eller individuel sport? Den erfaring kan også være værdifuld og gøre dig til en bedre kandidat til stillingen.

I det følgende eksempel på CV designet til en personlig assistent skal du notere dig, hvordan flere af de ovennævnte færdigheder er inkorporeret i teksten, især "kernekvalifikationerne."

Eksempel på CV for personlig assistent

Dette er et eksempel på et CV til en personlig assistentstilling. Download CV skabelonen (kompatibel med Google Docs og Word Online) eller se nedenfor for flere eksempler.