Virksomhedens politikker og procedurer sikrer en sikker, organiseret, selskabelig, bemyndigende og ikke-diskriminerende arbejdsplads. Politikker beskytter medarbejdere mod et frit for alle miljø med favorisering og uretfærdig behandling. Vær dog forsigtig med ikke at oprette politikker for alle beredskaber, da ledelsen ikke har råderum til at imødekomme individuelle medarbejders behov. En overflod af politikker øger sandsynligheden for, at ledere vil anvende dem ulige og uretfærdigt.
Du kan finde en sund balance. I de fleste tilfælde, hvis du direkte henvender dig til medarbejdere, der opfører sig på måder, der er upassende for din arbejdsplads, behøver du muligvis ikke at udvikle en ny virksomhedspolitik.
Politik retningslinjer
Overvej at oprette en politik i disse situationer:
- Forvirring om den mest passende måde at opføre sig på (påklædningskoder, e-mail, internetpolitikker, eller smartphone brug)
- Vejledning til håndtering af almindelige situationer (adfærdsstandarder, rejseudgifter eller køb af firmavarer)
- Retsbeskyttelse for virksomheden (afvis anklager om chikane eller diskriminerende ansættelse og forfremmelse)
- Overholdelse af statslige love og agenturer (lov om familie- og lægeorlov, loven om handicappede i Amerika, Equal Employment Opportunity Commission, eller mindsteløn)
- Etabler konsistente arbejdsstandarder, regler og regler (progressiv disciplin, sikkerhedsregler, pauser eller rygeregler)
- Sørg for ensartet og retfærdig behandling af medarbejdere (berettigelse til ydelser, betalt fri, undervisningshjælp, sorg tideller juryopgave)
Der kan være andre grunde til at udvikle en politik, men lad ikke en medarbejders dårlige adfærd tvinge implementering af en politik, der vil påvirke andre.
Formuler de politiske mål
Når du har fastslået, at en politik er nødvendig, skal du skriftligt dokumentere dine mål for oprettelsen af politikken. Fortæl medarbejderne, når det er muligt, hvorfor du implementerer politikken. Medtag nok detaljer til at gøre virksomhedens holdning klar, men prøv ikke at dække enhver potentiel situation.
Hold politikken kort og enkel, hvis det er muligt. Nogle politikker om juridiske områder – såsom virksomhedens tilgang til loven om familie- og sygeorlov, forskelsbehandling eller klageundersøgelse eller det progressive disciplineringssystem – skal muligvis være langvarig og omfattende.
Samle information
Tjek ud eksempler på politikker. Det kan være, at du ikke finder en præcis tilpasning til din virksomheds forhold, sprog og kultur, men du kan bruge disse som udgangspunkt. Du behøver ikke starte fra bunden.
Det Selskab for Human Resources Management (SHRM) leverer politikprøver til sine medlemmer. Andre kilder er dine ansættelsesretlige advokater. Advokatfirmaer skriver typisk generiske politikker, som deres klienter kan tilpasse, når en relevant lov vedtages, eller det amerikanske arbejdsministerium udsteder nye regler.
Udvikle, skrive og gennemgå politikken
Skriv politikken ved hjælp af simple ord og begreber. Tal direkte til de ansatte, som vil læse, håndhæve og efterleve politikken.
Efter hvert afsnit skal du stille dig selv "hvad hvis"-spørgsmål for at sikre, at politikken dækker de grundlæggende og normale undtagelser og spørgsmål. Vær dog ikke besat af dette; ingen forsikring dækker alle mulige hændelser.
Vælg en pilotgruppe af medarbejdere til at læse politikken og stille spørgsmål for at afgøre, om medarbejderne vil være i stand til at forstå og følge den. Juster ud fra feedbacken.
Få ledelsesstøtte og juridisk gennemgang
Gennemgå politikken med de ledere, som bliver nødt til at følge den for at få deres støtte og ejerskab til politikken. Det er sandsynligt, at denne proces startede, da du identificerede et behov, men ledelsesstøtte er afgørende for implementeringen. Det er også en god idé at vise det til din advokat for at undgå juridiske udfordringer hen ad vejen.
Implementer politikken
Distribuer og gennemgå den nye politik til medarbejdere i små grupper, individuelt eller på et møde i hele virksomheden, alt efter om politikken er kontroversiel, og hvor let den er at forstå. Giv medarbejderne mulighed for at stille spørgsmål.
Giv medarbejderne en kopi af politikken og bed dem om at skrive under på, at de har modtaget og forstået den. De bør beholde en kopi til deres egne filer.
Eksempel på politikafmeldingserklæring
Jeg anerkender modtagelsen af og forståelsen af [Din virksomhed]-politikken. Politikken træder i kraft [Dato] indtil videre.
_______________________________________________________.
Medarbejder signatur.
_______________________________________________________.
Medarbejdernavn (udskriv venligst)
________________________________.
Dato.
Beslut hvordan politikken skal kommunikeres i fremtiden
Medtag politikken i din medarbejderhåndbog. Du ønsker måske også, at politikken bliver en del af ny medarbejderorientering. Nogle virksomheder placerer politikker på deres intranet eller i en politikmappe på computernetværkets fælles drev. Bestem, om du også vil distribuere politikken med yderligere metoder.
Dater og arkiver eventuelle tidligere politikker, som denne erstatter. Du kan få brug for dem til juridiske formål eller reference.
Fortolke og integrere politikken
Din politikansøgning og arbejdspraksis vil bestemme den reelle betydning af politikken. Husk at være konsekvent og retfærdig, når du fortolker politikken over tid. Hvis du oplever, at din praksis adskiller sig fra den skrevne politik, skal du gennemgå og omskrive politikken efter behov.
