Matrixstyring bruges almindeligvis i organisationer til at dele medarbejdere og ressourcer på tværs af funktioner. I et matrixstyringssystem har en person en primær rapport-til-chef, mens han også arbejder for en eller flere ledere, typisk på projekter.
Der er forskellige typer af matrix ledelsesstile, og forskellige metoder til at overvinde de udfordringer, der følger med dem. Du bør vide, om det er hensigtsmæssigt at bruge matrixstyring, og hvilken stil du skal bruge.
Hvor Matrix Management giver mening
Matrix management er ideel til at dele talenter og færdigheder på tværs af afdelinger. Det er et særligt praktisk system, når man udvikler nye produkter – det giver personer fra forskellige funktioner i en organisation mulighed for at arbejde under en projektleder for at skabe noget nyt og unikt. Dette giver teamet mulighed for at trække på forskellige færdigheder fra flere discipliner, hvilket styrker projektteamet.
Det er også en fantastisk måde at reducere omkostningerne på – en matrixtilgang til projekter er typisk billigere end at etablere dedikerede projektteams. Diversiteten af teammedlemmerne gør teamet overlegent i forhold til mange rent funktionelle teams.
Hvor Matrix Management ikke er ideel
Selvom der er mange potentielle fordele ved denne fleksible stil med teamstruktur, er der nogle omstændigheder, hvor den ikke er ideel. Disse omfatter:
- Et projekt, der forventes at være langsigtet. Et dedikeret team med en fast opgave kan være optimalt
- Situationer, hvor en medarbejders kompetencer er missionskritiske for en bestemt funktion. Deling af denne person kan reducere effektiviteten af denne funktion
Varianter af Matrix Management Styles
Typerne af matrixstyringsstile afhænger af den magt, der gives til den projektleder, der leder det tværgående initiativ. Der er tre typer projektteamstile: svag matrix, balanceret matrix og stærke matrixhold.
Det hårde matrixformat ligner et dedikeret team, hvor teammedlemmerne har en klar linje med rapportering til projektlederen. Projektlederen er funktionsleder indtil projektet afsluttes. Generelt mister den funktion, teammedlemmet tilhører, denne person i hele projektets varighed.
I den balancerede matrix-form rapporterer teammedlemmer til både projektlederen og funktionslederen. I denne form forventes medlemmer generelt at arbejde på projektet og i deres funktion og holde begge ledere informeret.
Den svage form for matrix betyder typisk, at projektlederen skal kommunikere med de funktionelle ledere for hvert respektive teammedlem. Hvert medlem refererer til deres funktionsleder for opgaver på både funktioner og det projekt, de er tildelt.
Udfordringer med Matrix Management
Selvom der er mange fordele ved en matrixstyringstilgang, er der også udfordringer. En række af disse omfatter:
- Muligheden for, at deltagerne kommer i konflikt mellem forskellige ledere og prioriteter
- Kommunikationsforvirring mellem og på tværs af projekter og funktioner
- Tab af klarhed over, hvem der har ansvaret for præstations evaluering
- Ingen beslutning om ansvar for coaching og faglig udvikling
- Individuel kapacitetsreduktion, efterhånden som deltagerne bliver strakt over for mange initiativer
- Reduceret effektivitet blandt funktionelle teams, der har arbejdet sammen i nogen tid
- Tab af organisatorisk læring og teamlæring, fordi individer kun er involveret i en kort periode
For at mindske forvirringen, konflikterne og tabet af klarhed bør ansvar defineres i projektets charter eller aftales af de involverede ledere.
Medlemmer, der er tilknyttet et projekt, bør undersøges grundigt for at sikre, at de er i stand til at håndtere stigningen i arbejdsmængden. Forskellige former for matrixstile bør udforskes for at sikre, at den rigtige vælges i forhold til teammedlemmernes og virksomhedens evner.
Dokumentationen skal være grundig og gennem hele projektet for at beskytte de erfaringer, der er lært, og give evalueringsoplysninger til teammedlemmerne.
Medarbejdernøgler til succes
At arbejde i et matrixmiljø kan være både givende og frustrerende. Din eksponering for forskellige initiativer og kolleger vil understøtte læring og relationsudvikling. Det er dog vigtigt for en medarbejder, der arbejder i en matrix, at forstå din virksomheds tilgang til din evaluering og udvikling. Nogle handlinger, du kan tage som et matrix-teammedlem, er:
- Bestem identiteten på din primære rapporteringsansvarlige
- Afklar, hvordan input fra dine forskellige matrixledere vil blive fanget og afspejlet i din præstationsevaluering
- Hold en regelmæssig dialog med din rapport-til-leder for at holde dem orienteret om dine fremskridt og prioriteter
- Identificer modstridende prioriteter og mæglerdiskussioner mellem de forskellige ledere for at afklare eventuel forvirring
- Tag initiativ til at foreslå eller opmuntre din rapport til lederen til at investere i din faglige udvikling gennem træning, uddannelse og coaching
- Få støtte fra dine matrixledere til disse bestræbelser
- Dokumenter alt. Skriv et notat til dig selv hver dag om komplikationer og succeser. På denne måde har du dokumentation for din præstation og arbejde gennem hele projektet
Der er fordele og ulemper ved enhver ledelsesstruktur og tilgang. Matrixstyring er ikke ideel under alle omstændigheder, og det kan skabe stress for deltagerne, hvor kravene overstiger tid og tilgængelige ressourcer.
Matrix management kan tilbyde adgang til specialiseret viden på midlertidig basis og samtidig være mere omkostningseffektiv end at stole på dedikerede teams. At lykkes med matrixstyring kræver aktiv involvering og kommunikation fra alle parter.
