Mange små virksomhedsejere er afhængige af e-mail som en primær måde forretningskommunikation. Dette er ikke overraskende; e-mail er hurtig, nem og giver et papirspor. Men det betyder ikke, at dine e-mail-beskeder, især når det kommer til forretningskommunikation, skal være afslappede. Faktisk kan dårlig e-mail-kommunikation koste dig kunder og samtidig skade dit brand og dit omdømme.
At sende professionel virksomheds-e-mail handler om at skabe vaner, der fokuserer på klar, kortfattet og passende kommunikation.
1. Brug en virksomheds e-mailadresse
Når du er virksomhedsejer og driver forretning på vegne af din virksomhed, skal du sørge for at bruge en virksomheds-e-mailadresse. Ideelt set betyder det, at du har en virksomhedsadresse (dvs. [email protected]), som du bruger til al virksomhedskommunikation.
Hvis det ikke er muligt, kan du oprette en gratis e-mailadresse, der indeholder dit virksomhedsnavn (dvs. [email protected]). Brug af en personlig e-mailadresse, der tydeligvis ikke er relateret til din virksomhed, kan i værste fald skade din professionalisme og i mange tilfælde bliver du måske ikke taget seriøst.
2. Hold beskeder korte og søde
Der er intet galt i at forklare tingene meget detaljeret; det kan skabe klarhed og mindske misforståelser. Men når en e-mail-besked begynder at ligne en roman, kan du hurtigt miste modtagerens opmærksomhed og forveksle problemet med irrelevant information. For at undgå dette skal du holde dig til ét emne pr. e-mail, og når du har brug for at inkludere flere oplysninger, skal du bruge underoverskrifter med fed skrift, så de vigtigste detaljer er klare.
3. Brug beskrivende emnelinjer
Har du nogensinde åbnet en e-mail baseret på emnet, og endt med at blive helt forvirret og lidt irriteret, når det handlede om noget helt andet? Da du allerede holder hver e-mail, du skriver, begrænset til ét emne i henhold til tippet ovenfor, bør du også sørge for, at din emnelinje afspejler dette emne og intet andet. Dette vil ikke kun hjælpe modtageren, men det vil også være med til at gøre det nemmere for dig administrere din egen e-mail-indbakke.
4. Tone det ned
Det er nemt at lade tingene flyve, når du sender en e-mail, fordi du måske føler, at du er beskyttet af din computerskærm, men nogle samtaler kan nemt blive misforstået i e-mail. Faktisk uden verbalt meddelelse signaler til at temperere den besked, du sender, kan enhver e-mail tages den forkerte vej. Hvis du sender en besked, der kan være tvivlsom, skal du læse den igen, før du sender den, og hvis du stadig ikke er sikker, er det nok bedre at tage telefonen.
5. Gør din e-mail-signatur nyttig
Citater, kampagner og nyhedsbrevstilmeldinger i en e-mailsignatur kan være effektive i nogle situationer, men disse varer bør aldrig trumfe ved at bruge din e-mail-signatur til det, den er beregnet til at blive brugt til -- at give din kontaktperson Information. Din første e-mail eller dit svar skal som minimum indeholde en e-mailsignatur med dit fulde navn, firma og URL. Et telefonnummer, en titel og gengivelse af din e-mail-adresse skader heller ikke.
6. Tjek din stavning og korrekturlæsning
Stavekontrol er let. Gør det til en standardindstilling i din e-mail-klient at kontrollere alle meddelelser, før du sender dem. E-mail er mere uformel, og der er lidt mere mildhed med stave- og grammatiske fejl, men det ser forfærdeligt ud at sende en besked fyldt med fejl. Den sidste ting, du ønsker, er at gøre et dårligt indtryk, fordi du skyndte dig at sende en e-mail og sprang over at kontrollere din stavning og grammatik.
E-mail er en vigtig kommunikationsmetode i erhvervslivet, selvom det ikke er din første præference. At følge disse bedste praksisser for virksomheds-e-mail vil hjælpe dig med at holde din e-mail-kommunikation professionel og professionel produktiv, og du kan være sikker på, at det indtryk, du gør, er godt.
