Føler du et behov for at være mere organiseret og/eller mere produktiv? Bruger du din dag i et vanvid af aktivitet og spekulerer på, hvorfor du ikke har udrettet meget? Så er disse tidsstyringstips noget for dig – de vil hjælpe dig øge din produktivitet og hold dig kølig og samlet.
1. Indse, at tidsstyring er en myte
Dette er det første, du skal forstå tidsadministration, at uanset hvor organiseret vi er, er der altid kun 24 timer i døgnet. Tiden ændrer sig ikke. Det eneste, vi faktisk kan klare, er os selv, og hvad vi gør med den tid, vi har. Sætter pris på dette. Internaliser det. Og gå så hurtigt som muligt videre til næste tip.
2. Find ud af, hvor du spilder tiden
Mange af os er ofre for tidsspildere, der stjæler tid, vi kunne bruge meget mere produktivt. Hvad er dine tidsbanditter? Bruger du for meget tid på at surfe på internettet, læse e-mails, poste Facebook, sende sms'er eller foretage personlige opkald?
I en undersøgelse fra salary.com indrømmede 89 procent af de adspurgte at spilde tid hver dag på arbejdet:
- 31 procent spilder cirka 30 minutter dagligt
- 31 procent spilder cirka en time dagligt
- 16 procent spilder cirka to timer dagligt
- 6 procent spilder cirka tre timer dagligt
- 2 procent spilder cirka fire timer dagligt
- 2 procent spilder fem eller flere timer dagligt
Er du en tidsspilder? Sporing af daglige aktiviteter er med til at danne et præcist billede af, hvor meget tid du bruger på forskellige aktiviteter, hvilket er første skridt til effektiv tidsstyring.
3. Opret tidsstyringsmål
Husk, at fokus for tidsstyring faktisk er at ændre din adfærd, ikke at ændre tid. Et godt sted at starte er ved at eliminere dine personlige tidsspildere. For en uge, for eksempel, skal du sætte et mål om, at du ikke vil tage personlige telefonopkald eller svare på ikke-arbejdsrelaterede tekstbeskeder, mens du arbejder.
4. Implementer en tidsstyringsplan
Tænk på dette som en forlængelse af det tredje time management tip. Målet er at ændre din adfærd over tid for at nå det generelle mål, du har sat for dig selv, såsom at øge din produktivitet eller mindske din stress. Så du skal ikke kun sætte dine specifikke mål, men spore dem over tid for at se, om du når dem eller ej.
5. Brug tidsstyringsværktøjer
Uanset om det er en planlægger, et softwareprogram eller en telefonapp, er det første skridt til fysisk at administrere din tid at ved hvor det går hen nu og planlægge, hvordan du vil bruge din tid i fremtiden. Et softwareprogram som f.eks. Outlook lader dig planlægge begivenheder nemt og kan indstilles til at minde dig om begivenheder på forhånd, hvilket gør din tidsstyring lettere.
6. Prioriter hensynsløst
Du bør starte hver dag med en session, hvor du prioriterer opgaverne for den dag og sætter dit præstationsbenchmark. Hvis du har 20 opgaver for en given dag, hvor mange af dem skal du så virkelig klare?
7. Lær at uddelegere og/eller outsource
Delegering er en af de sværeste ting at lære at gøre for mange virksomhedsejere, men uanset hvor lille din forretningen er, at du ikke behøver at være et one-person show - du skal lade andre mennesker bære noget af belastning. Delegation deler de opgaver, du ville være bedre ved at overlade til en anden, så du kan få mest muligt ud af den tid, du har.
8. Etabler rutiner og hold dig til dem så meget som muligt
Mens der vil opstå kriser, vil du være meget mere produktiv, hvis du kan følge rutiner det meste af tiden. For de fleste mennesker lader oprettelse og efterfølgelse af en rutine dem komme helt ned til dagens opgaver i stedet for at bruge tid på at komme i gang.
9. Få en vane med at sætte tidsgrænser for opgaver
For eksempel kan læsning og besvarelse af e-mail tære hele din dag, hvis du lader det. Sæt i stedet en grænse på en time om dagen for denne opgave og hold dig til den. (Den nemmeste måde at gøre dette på er at tildele en solid blok af tid til denne opgave i stedet for at besvare e-mail efter behov.)
10. Vær sikker på, at dine systemer er organiserede
Spilder du en masse tid leder efter filer på din computer? Tag dig tid til organisere et filhåndteringssystem. Bremser dit arkivsystem dig ned? Gentag det, så det er organiseret til det punkt, at du hurtigt kan lægge hænderne på det, du har brug for.
11. Spild ikke tid på at vente
Fra kundemøder til tandlægeaftaler er det umuligt at undgå at vente på nogen eller noget. Men du behøver ikke bare sidde der og vride med tommelfingrene. Teknologi gør det nemt at arbejde, uanset hvor du er; din tablet eller smartphone hjælper dig med at holde forbindelsen. Du kan læse en rapport, tjekke et regneark eller planlægge din næste marketingkampagne.
Et bonustip: Din tid tilhører dig
Og her er det vigtigste tidsstyringstip af alle. Du kan være i kontrol og opnå det, du gerne vil opnå — når du først har fået styr på tidsstyringsmyten og taget kontrol over din tid.
