Hvordan skal du præsentere dig selv, når du sender en e-mail? Hvad med, når du præsenterer to andre mennesker? Hvordan kan du få din besked åbnet og læst?
Når du sender en e-mail for at præsentere dig selv, er det vigtigt at formidle din professionalisme, engagere læseren og tydeligt angive, hvorfor du skriver. De fleste mennesker bliver oversvømmet med e-mail og kan være tilbageholdende med at åbne, endsige læse, en e-mail fra en, de ikke kender.
Gennemgå disse tips til at få dine e-mails åbnet, læst og besvaret med eksempler på bedste e-mail-emnelinjer at bruge til at få din besked bemærket, såvel som formel og afslappet e-mail introduktioner.
Den bedste måde at præsentere dig selv på i en e-mail
Skriv en emnelinje, der opfordrer til at åbne beskeden. Hvor mange e-mails smider du i papirkurven uden at åbne? Vær opmærksom på, hvad du har med i emnelinjen, så din har en chance for at blive åbnet. Vær specifik, og lad læseren vide, hvorfor du skriver. Hold din emnelinje kort, så modtageren med et øjeblik kan se, hvad beskeden handler om.
Adresser din besked til en person. Hvis du kan finde en person at skrive til i stedet for en generisk e-mail-adresse, såsom [email protected], vil du være i stand til at forbinde personligt med personer, du ønsker at møde. Når du har en forbindelse i virksomheden, vil det være meget nemmere at præsentere dig selv uden at blive ignoreret.
LinkedIn, virksomhedshjemmesider og sociale mediesider er gode måder at finde folk at kontakte.
Brug dine forbindelser. Når du skriver en indledende e-mail eller LinkedIn-besked, hvis du har nogen til fælles, så nævn dem. En henvisning er en af de bedste måder at få råd eller assistance på. Medtag denne omtale i det første afsnit, så læseren ser det med det samme.
Stil ikke et krav. Det er meget bedre at komme med et forslag eller spørge om råd, end det er at diktere til nogen. For eksempel: "Vil du være villig til at give mig feedback på mit CV, hvis tiden tillader det?" lyder meget bedre end "Please gennemgå mit CV og vend tilbage til mig." At fremsætte en høflig anmodning vil bringe dig længere end at fortælle nogen, hvad de skal gør.
Hold det kort. De fleste mennesker skimmer e-mails og læser sjældent længere end det første afsnit eller deromkring. Hold din besked kort - højst to eller tre afsnit. Medtag ikke mere end et par sætninger i hvert afsnit.
Vær klar over, hvorfor du skriver. Din e-mail-besked skal tydeligt angive, hvem du er, hvorfor du skriver, og hvad du anmoder om fra læseren.
Sådan skriver du en e-mail-introduktion
Brug en simpel skrifttype. Brug en simpel skrifttype (som Calibri, Times New Roman eller Arial) og en skriftstørrelse, der er let at læse. En skriftstørrelse på 11 eller 12 punkter kan læses uden at skulle skele. Her er hvordan man vælger en skrifttype og -størrelse.
Hvornår skal man bruge en formel hilsen. Hvis du skriver med en specifik anmodning til en, du ikke kender, så brug en formel forretningshilsen som Dear Mr. eller Dear Ms.
Hvornår skal man bruge en afslappet hilsen. Fornavne virker også, hvis du har en forbindelse til personen, eller hvis du skriver på et mere afslappet grundlag for at give oplysninger i stedet for at søge hjælp.
Her er eksempler på hilsener via e-mail, og her er scoop på at vælge de bedste brevhilsener og hilsner.
Start med din introduktion. Brug det første afsnit til at præsentere dig selv, det andet til din anmodning og det tredje til at takke læseren for hans eller hendes overvejelse.
Vælg en professionel lukning. Din afslutning er næsten lige så vigtig som din introduktion. Afslut din e-mail med en kort, professionel afslutning. Sådan afslutter du et brev med eksempler på gode afslutninger til brug.
Medtag en signatur. Gør det nemt for den person, du sender en e-mail til, at komme i kontakt med dig igen. Medtag en signatur med dit fulde navn, e-mailadresse og telefonnummer. Du kan også inkludere din LinkedIn URL, hvis du søger job eller sender karriererelateret korrespondance. At tage sig tid til oprette en tilpasset URL vil forbedre din signatur.
Inkluder din postadresse, hvis du beder om et skriftligt svar eller at få noget sendt til dig. Her er hvordan du opsætter din e-mailsignatur.
Korrektur og stavekontrol. Når du præsenterer dig selv, er det vigtigt at korrektur og stavekontrol din besked, inden du sender den. Du har kun én chance for at gøre et godt indtryk, og en tastefejl kan få din e-mail-besked til at gå i papirkurven.
Send en testbesked. For at være sikker på, at din besked er perfekt, skal du sende den til dig selv først, så du kan dobbelttjekke, hvordan den læser, og give den et endeligt kig for at være sikker på, at det er det, du vil sende.
Bcc: Dig selv. Det er altid en god idé at Bcc: (blind carbon copy) dig selv på beskeden. Du vil have en registrering af at sende den, og du vil nemt kunne henvise tilbage til den for opfølgende kommunikation.
Eksempler på indledende emnelinjer via e-mail
- Introduktion fra [Dit navn]
- Spørg om muligheder
- Jeg fandt dig gennem [Alumni-netværk, LinkedIn, Fagforening mv.)
- [Navn] Anbefalet Jeg kontakter dig
- [Navn] Foreslog, at jeg tog fat
- Henvisning fra [Navn]
- Henvist af [Navn]
Introduktion af andre personers emnelinjeeksempler
- Introduktion: [Navn] - [Navn]
- Introduktion til [Navn] til [Navn]
- Tilslutning: [Navn] - [Navn]
- [Navn] og [Navn] Introduktion
Eksempler på e-mail-introduktioner
Formelt introduktionseksempel
Emne: Introduktion fra Marcus Anderson
Kære fru Smith,
Mit navn er Marcus Anderson, og jeg skriver for at bede om din hjælp. Jeg ville sætte stor pris på din hjælp og råd.
Casual Introduktion Eksempel
Hej fornavn,
Mit navn er Cynthia, og jeg arbejder for et teknologisk rekrutteringsfirma kaldet ABCD rekruttering. Håber du har det godt! Jeg vil meget gerne fortælle dig mere om en begivenhed, vi lancerer.
Introduktion med et henvisningseksempel
Emne: Henvisning fra Alisa Markers
Kære fru Smith,
Jeg er en ven af Alisa Markers, som opfordrede mig til at videresende mit CV til dig. Alisa og jeg arbejdede på flere projekter sammen, og hun tænkte, at du måske var villig til at hjælpe mig med min jobsøgning.
E-mail introduktion af et eksempel på en anden
Emne: Introduktion: Jonas - Samantha
Kære Jonas,
Jeg håber dette finder dig godt. Jeg rækker ud i dag for at introducere min kollega Samantha Billings, som for nylig kom til vores virksomhed og overtager kommunikationen for DBC Company.
Eksempler på introduktionsbrev og e-mail
Gennemgå eksempler på introduktionsmails og breve, og download en gratis skabelon du kan bruge som udgangspunkt for dit eget brev eller e-mail.
