I 1906 skabte den italienske økonom Vilfredo Pareto en matematisk formel til at beskrive den ulige fordeling af rigdom i sit land. Pareto observerede, at 20% af befolkningen ejede 80% af nationens rigdom. Han kunne ikke vide det, men med tiden ville denne regel vise sig at gælde med uhyggelig nøjagtighed i mange situationer og være nyttig i mange discipliner, herunder studiet af virksomhedsproduktivitet.
Udvidelse af definitionen
I slutningen af 1940'erne, dr. Joseph M. Juran – en produktkvalitetsguru fra den æra – tilskrev 80/20-reglen til Pareto og kaldte den Pareto-princippet eller Pareto-loven. Princippet er måske ikke blevet et husstandsbegreb, men 80/20-reglen er bestemt citeret den dag i dag for at beskrive økonomisk ulighed.
Det er også et nyttigt værktøj til at hjælpe dig med at prioritere og styre arbejdet i dit liv.
Om kvalitet
Juran tog Paretos princip videre ved at anvende 80/20-reglen på kvalitetsstudier. For eksempel teoretiserede han, at 20 % af fejlene forårsager 80 % af problemerne i de fleste produkter.
I dag, projektledere ved, at 20 % af arbejdet bruger 80 % af tiden og ressourcerne. De 20 % udgøres af de første 10 % og de sidste 10 % af projektet.
Andre eksempler, du måske er stødt på, omfatter:
- 80 % af en virksomheds omsætning genereres af 20 % af dens kunder
- 80 % af klagerne kommer fra 20 % af kunderne
- 80 % af kvalitetsproblemer påvirker 20 % af en virksomheds produkter
Som den modsatte regel:
- 20 % af investorerne yder 80 % af finansieringen
- 20 % af medarbejderne bruger 80 % af alle sygedage
- 20 % af en blogs indlæg genererer 80 % af dens trafik
Der er et næsten ubegrænset antal eksempler, som vi har en tendens til at anvende 80/20-reglen på i vores personlige og arbejdsmæssige liv.
Det meste af tiden refererer vi til Paretos regel uden at anvende streng matematisk analyse på situationen. Vi generaliserer om denne 80/20-metrik, men selv med den sjuskede matematik er forholdet uhyggeligt nøjagtigt i vores verden.
Brug af 80/20-reglen til at hjælpe produktiviteten
Der er flere måder, hvorpå 80/20-reglen kan bruges til at forbedre din egen eller din virksomheds produktivitet. For det første, hvis du ser nøje på emnerne på din "To Do"-liste, er chancerne for, at kun få er knyttet til vigtige spørgsmål. Selvom det kan være tilfredsstillende at krydse et stort antal af de mindre problemer af, foreslår 80/20-reglen, at du fokuserer på de få vigtigere elementer, der vil generere de mest markante resultater. Listen bliver måske ikke meget kortere, men du vil øve dig på effektiv prioritering.
Dernæst, når du vurderer risici for et kommende projekt, vil du opdage, at ikke alle risici har lige stor betydning. Vælg de risici, der udgør det største potentiale for skade, og fokuser dine overvågnings- og risikoplanlægningsaktiviteter på dem. Ignorer ikke de andre, bare fordel din indsats forholdsmæssigt.
20 % af kunderne
Tidligere nævnte vi, at virksomhedens indtægter kommer fra en lille del af den samlede kundebase. Fokuser på de 20 % af dine kunder, der udgør hovedparten af dine indtægter, og invester din tid i at forstå, identificere og kvalificere lignende kunder.
Evaluer regelmæssigt de 80 % af dine kunder, der genererer 20 % af din virksomhed, og identificer muligheder for at kaste dem ud for kunder, der skaber bedre resultater. Nogle ledere og firmaer afskaffer aktivt deres kundelister hvert par år, hvilket effektivt fyrer de laveste kunder.
Se efter 80/20-reglen i din kundeservice. Hvis 20 % af dine produkter skaber 80 % af dine klager, skal du lave nogle grundlæggende årsagsanalyser for at identificere kvalitetsproblemerne der. Fokuser på eventuelle dokumentationsproblemer, og tag korrigerende handlinger efter behov.
Pareto Bruges til at evaluere arbejdsbelastninger
Iværksættere og uafhængige fagfolk kan bruge 80/20-reglen til at evaluere deres arbejdsbyrder. De kan opleve, at en uforholdsmæssig stor del af deres tid bruges på trivielle aktiviteter såsom administrativt arbejde, der nemt og billigt kan outsources.
Når du evaluerer dine fremskridt midt på året dine mål, fokuser på de få, der er mest kritiske for din udvikling eller succes. Som i den opgaveliste er ikke alle pligter og mål skabt lige.
Praktiske begrænsninger for 80/20-reglen:
80/20-reglen har mange anvendelser i vores arbejde og privatliv, men der er også minefelter her.
Hvis du er en Manager, fokuser ikke på de 20 % af de bedste på dit hold på bekostning af de øvrige 80 %. Du er ansvarlig for at øge antallet af toppræsterende, ikke kun vurdere og potentielt eliminere dem, der er dårligt præsterende.
Som investor tror du måske, at 80/20-reglen foreslår at reducere din investeringsspredning. Du kan foretage justeringer af din portefølje, hvis kun 20 % af dine investeringer driver 80 % af resultaterne, men vær omhyggelig opmærksom på dit samlede porteføljemix.
Paretos princip er en nyttig konstruktion, når man analyserer indsats og resultater. Det er værdifuldt, når det anvendes på lister over opgaver eller mål. Det kan give en nyttig ramme for at løse mange problemer. Brug det rigeligt, men glem ikke, at 20% af noget ikke er en ubetydelig mængde.
