Korrekt tidtagning er vigtigere end nogensinde. Efterhånden som virksomhedernes stramning af bæltet fortsætter, er lovforslagene kommet under større kontrol. Vægten på advokatsalærer har skabt en sommerhusbranche af juridiske revisionsfirmaer, der gennemgår og analyserer juridisk tjenester til at målrette mod uoverensstemmelser, uetisk faktureringspraksis, faktureringsfejl og potentielle områder omkostningsbesparelser.
Kunder, der ikke anvender uafhængige juridiske regningsrevisionstjenester, har ofte interne kvalitetskontrolprogrammer, der rutinemæssigt analyserer fakturaer, der er markeret til gennemgang. At undgå disse ti faktureringsfejl vil hjælpe dine juridiske regninger til at modstå kontrol. Disse poster tegner sig for ca. 90 % af klagerne fra kunder og revisionsteams.
Vage faktureringsbeskrivelser
Fuldstændige, detaljerede og nøjagtige opgavebeskrivelser er den nemmeste måde at forhindre en klient i at markere din regning. Hver opgavebeskrivelse bør identificere aktiviteten med tilstrækkelig detaljering til at vurdere dens nødvendighed og relevans for projektet. Sammen med en detaljeret beskrivelse af opgaven skal hver tidsindtastning indeholde datoen, hvor opgaven blev udført, den tidtager, der udførte den, den tid, der er brugt på at udføre opgaven og det samlede honorar.
Polstringstid
For at imødekomme dit firmas besværlige faktureringskrav kan det være fristende at puste op eller "pude" den tid, det tog at udføre en opgave, især hvis du er en effektiv medarbejder. Sådan praksis inviterer til granskning og kritik fra en klient eller revisor. Det er vigtigt at sikre, at den tid, du fakturerer for hver opgave, nøjagtigt afspejler det udførte arbejde og står mål med opgavens vigtighed og kompleksitet.
Udbetalinger
Fordi retssagsudbetalinger i høj grad påvirker en klients samlede budget, bør du overveje omkostningerne ved tjenesten i forhold til dens værdi for kunden. Er det for eksempel nødvendigt at Federal Express hvert stykke korrespondance til din ekspert, når retssagen er seks måneder væk?
Du bør også være opmærksom på faktureringspolitikker og kontrakter etableret af vores klient. Kræver klienten brug af en bestemt retsreporter eller fotokopileverandør? Desuden bør visse udgifter aldrig faktureres klienten og er en del af advokatfirmaets overhead.
Administrativt arbejde
Udøvelse af advokatvirksomhed involverer uundgåeligt administrative og kontormæssige opgaver. De fleste kunder vil i disse dage ikke betale for kontoropgaver - såsom maskinskrivning, arkivering og fotokopiering - eller administrative funktioner såsom uddannelse, fakturaudarbejdelse, konfliktkontrol eller klientudvikling. I det omfang du er i stand til det, uddelegere kontorfunktioner til en sekretær, arkivassistent eller andre juridiske medarbejdere.
Interoffice konferencer
Klienter nægter ofte at betale for konferencer mellem advokatfirmaets personale; de ser koordinering, høring og diskussion af en sag eller et projekt mellem firmaets fagfolk som en del af at drive forretning og dermed en del af virksomhedens overhead. Interoffice-konferencer kan også blive en betydelig udgift for klienten, da flere fagfolk samtidig fakturerer for den samme samtale.
Derfor er det god praksis at undgå fakturering for rutinemæssige drøftelser vedrørende en fil med andre medlemmer af dit firma medmindre sådanne diskussioner involverer emner af væsentlig betydning, involverer en række eksterne parter eller involverer store blokke af tid.
Uddannelse
Hvis du er ny inden for en opgave eller et lovområde, kan din uerfarenhed kræve ekstra tid til at gennemføre projektet. Klienter bliver mere og mere intolerante over for uerfarenhed og er mindre villige til at betale for omkostningerne ved at oplære en ny medarbejder eller for en juridisk professionel at "komme op i fart" på en sag.
Dublet fakturering
Duplikerede tidsangivelser er en almindelig praksis blandt advokatfirmaer, men omkostningsbevidste klienter er mindre villige til at betale for dobbeltarbejde. Deltog flere partnere i en høring?
Deltog advokaten i hver aflevering? Bidrog fire medarbejdere til en brief? Disse genstande kan rejse et rødt flag. Bygherren kan nægte at betale for hele eller dele af arbejdet eller i det mindste undersøge sagen nærmere for at afgøre, om det var berettiget.
Bloker fakturering
Faktureringstid for flere opgaver i store blokke er et andet rødt flag for klienter. Du bør specificere hver opgave separat med en tilsvarende tid og gebyr for hver opgave. Specificerede tidsindtastninger gør det muligt for anmelderen bedre at konstatere hensigtsmæssigheden af tidsforbruget i forhold til opgavens betydning og kompleksitet.
Gennemgang og revision
Din kunde kan stille spørgsmålstegn ved, hvorfor du fakturerede 43,2 timer ved at gennemgå og revidere en brief. Måske var oplægget på 40 sider og involverede flere, komplekse problemstillinger og omfattende forskning. Uanset årsagen, gør vage og overfladiske udtryk som "gennemgang og revision" meget lidt for at informere klienten om, hvorfor anmeldelsen fortjente en uges tid. I stedet for at "anmelde" betyder ord som "vurdere", "analysere", "vurdere" eller "genudkast" mere tankevækkende og dermed tidskrævende opgaver.
Delegerbare opgaver
Når du fakturerer for og tildeler opgaver, bør du sikre dig, at projektet udføres af det relevante medlem af det juridiske team. Klienter kan nægte at betale for opgaver udført af senior tidtagere, som kunne have været uddelegeret til en junior, billigere medarbejder. For eksempel kan advokater, der fordøjer depositioner, seniorpartnere, der udfører rutineundersøgelser eller advokatfuldmægtige, der indgiver dokumenter, hæve et rødt flag.
