En effektiv internet- og e-mail-politik, der hjælper medarbejderne til at forstå hvad der forventes af dem om, hvordan de bruger deres enheder til arbejde, er et must for arbejdsgivere og ansatte. Du ønsker at gå på journal for at definere, hvad medarbejdere kan gøre fra arbejde leveret eller medarbejder-ejede enheder som bruges af eller involverer dine medarbejdere, din arbejdsplads eller din virksomhed.
Da næsten 80 % af befolkningen i USA har adgang til sociale medier, er vejledning om, hvad medarbejderne kan sige og dele, blevet vigtigere.De fleste medarbejdere har ikke noget imod retningslinjer, fordi de ikke ønsker at handle upassende eller overskride en grænse uforvarende. Så udviklingen af en fair, forståelig og fornuftig politik sammen med grundig træning bør være en topprioritet.
Overvej at bruge dette eksempel på internet- og e-mail-politik til at give klare vejledninger til dine medarbejdere om, hvad der udgør passende internet- og e-mailbrug på arbejdet. Tilpas den, så den passer til behovene i din kultur og det miljø, du ønsker at give medarbejderne på arbejdet. For at være sikker på lovligheden i dit område og i din branche, kontakt venligst en advokat.
Eksempel på internet- og e-mail-politik for medarbejdere
Voicemail, e-mail og internetbrug tildelt en medarbejders computer eller telefon udvidelser er udelukkende med det formål at drive virksomhedsvirksomhed. Nogle jobansvar i virksomheden kræver adgang til internettet og brug af software ud over Microsoft Office-pakken af produkter.
Kun personer, der er behørigt autoriseret til virksomhedsformål, må bruge internettet til at få adgang til og downloade yderligere software. Denne autorisation er generelt eksklusiv for beslutninger, som informationsteknologiafdelingen (IT) træffer i forbindelse med menneskelige ressourcer.
Softwareadgangsprocedure
Software, der er nødvendig ud over Microsoft Office-pakken af produkter, skal godkendes af din leder og downloades af IT-afdelingen. Hvis du har brug for adgang til software eller websteder, der ikke i øjeblikket er på virksomhedens netværk, skal du tale med din leder og rådfør dig med IT-afdelingen for at forklare, hvilke afkast du forventer at modtage fra produkt.
Alle rimelige anmodninger, der ikke betragtes som en netværksrisiko, vil blive taget i betragtning. Formålet med denne politik er ikke at begrænse medarbejdernes adgang til produkter, der vil gøre dig mere produktiv. Målet er snarere at minimere risikoen for organisationens netværk.
Firmaejet udstyr
Enhver enhed eller computer inklusive, men ikke begrænset til, bordtelefoner, smartphones, tablets, bærbare computere, stationære computere og iPads, som virksomheden leverer til din brug, bør kun bruges til firma forretning. Husk, at virksomheden ejer enhederne og oplysningerne på disse enheder. Hvis du forlader virksomheden af en eller anden grund, vil virksomheden kræve, at du afleverer udstyret på din sidste arbejdsdag.
Du må bruge personlige elektroniske enheder, der ikke er forbundet til virksomhedens netværk, for at få adgang til en passende internetside i pauser og frokost.
Internetbrug
Internetbrug på firmatid eller brug af virksomhedsejede enheder, der er forbundet til virksomhedens netværk, er kun autoriseret til at drive virksomhedsforretning. Dette begrænser muligheden for brud på sikkerheden af fortrolige virksomhedsoplysninger.
Internetbrug skaber også mulighed for kontaminering af vores system via vira eller spyware. Spyware giver uautoriserede personer uden for virksomheden potentiel adgang til firmaets adgangskoder og andre fortrolige oplysninger.
Fjernelse af sådanne programmer fra virksomhedens netværk kræver, at it-personale investerer tid og opmærksomhed, der er bedre afsat til at gøre teknologiske fremskridt. Af denne grund, og for at sikre en passende brug af arbejdstid, beder vi medarbejdere om at begrænse internetbrugen.
Derudover må virksomhedsejede computere eller andet elektronisk udstyr, herunder enheder ejet af medarbejderen, under ingen omstændigheder være brugt på virksomhedens tid på arbejdet for at få, se eller nå ethvert pornografisk eller på anden måde umoralsk, uetisk eller ikke-forretningsrelateret internet websteder. Gør du det, kan det føre til disciplinære handlinger til og med ophør af ansættelsesforhold.
Sociale medier
Din arbejdsgiver forstår, at en del af det, du gør på sociale medier, er opsøgende arbejde, der rekrutterer nye medarbejdere og forbedrer vores virksomheds brand. Mange medarbejdere har endda sociale medieansvar i deres jobbeskrivelser, herunder marketingfolk på sociale medier, teknisk support og rekrutterere.
Din arbejdsgiver forstår også, at vores medarbejderes forhold til en onlineverden, som du bruger tid i 24/7, kan føre til sløring af arbejdstid og fritid. Vi opfordrer dig kraftigt til at begrænse brugen af sociale medier til arbejdsrelateret indhold og opsøgende kontakt i arbejdstiden.
Derudover har du forbud mod deling af fortrolige eller beskyttede oplysninger der tilhører eller handler om virksomheden. Du opfordres kraftigt til ikke at dele nedsættende information, der stiller din virksomhed eller dine kolleger i et ugunstigt lys.
Virksomhedens omdømme og brand bør beskyttes af alle medarbejdere. Dine kollegers liv og handlinger bør aldrig deles online. Bemærk venligst medarbejdernes præferencer - få for eksempel tilladelse fra dem, der er forældre, før du bruger deres børns navn online.
I sociale medier deltagelse fra arbejdet enheder eller i arbejdstiden, sociale medier indhold, der diskriminerer enhver beskyttet klassifikation herunder alder, race, farve, religion, køn, national oprindelse, handicap eller genetisk information er forbudt.
Det er vores virksomhedspolitik også at inkludere seksuel præference, kønsidentitet og vægt under diskriminationsbeskyttelse. Enhver medarbejder, der deltager i sociale medier og overtræder denne politik, vil blive behandlet i henhold til virksomheden chikanepolitik.
E-mailbrug hos virksomheden
E-mail må kun bruges til virksomhedens forretning. Fortrolige virksomhedsoplysninger må ikke på noget tidspunkt deles uden for virksomheden uden tilladelse. Du må heller ikke drive personlig forretning ved at bruge virksomhedens computer eller e-mail.
Husk også dette, når du overvejer at videresende ikke-erhvervsmæssige e-mails til medarbejdere, familie eller venner. Ikke-erhvervsrelaterede e-mails spilder virksomhedens tid og opmærksomhed.
Det overvejes at se pornografi eller sende pornografiske vittigheder eller historier via e-mail seksuel krænkelse og vil blive behandlet i henhold til vores politik for seksuel chikane. Øjeblikkelig opsigelse er den hyppigste disciplinære handling, som virksomheden kan træffe i disse tilfælde.
E-mails, der diskriminerer
Ethvert e-mailindhold, der diskriminerer mod nogen af de tidligere nævnte beskyttede klassifikationer, er forbudt. Enhver medarbejder, der sender en e-mail, der overtræder denne politik, vil blive behandlet i henhold til chikanepolitikken.
Disse e-mails er forbudte i virksomheden. Afsendelse eller videresendelse af diskriminerende e-mails vil resultere i disciplinære handlinger, der kan føre til opsigelse af ansættelsen.
Virksomheden ejer medarbejder-e-mail
Husk, at virksomheden ejer enhver kommunikation, der sendes via e-mail, eller som er gemt på virksomhedens udstyr. Ledelsen og andet autoriseret personale har til enhver tid ret til at få adgang til ethvert materiale i din e-mail eller på din virksomheds computer. Anser venligst ikke din elektroniske kommunikation, opbevaring eller adgang for at være privat, hvis den er oprettet eller gemt på arbejdssystemer.
Hvis du har brug for yderligere oplysninger om betydningen af nogen af denne kommunikation, bedes du kontakte din leder eller personalet for at få en afklaring.
