Projektledere bruger meget tid på at udarbejde planer og etablere teammål. Sponsorer, interessenter og teams bruger derefter meget tid på at ændre omfanget af arbejdet og udrulningsprocessen. At have en klar, nem forandringsledelsesproces på plads og et fast øje på det større billede, selvom nogle af detaljerne skifter, går langt i retning af at holde projektet fremad og give dig mulighed for at holde dig kold.
Accepter, at ændringen sker
Ændringer sker på stort set alle steder projektledelse livscyklus. Ved at erkende, at ændringer er uundgåelige - ja, ofte gavnlige - giver dele af processen de bedste projektledere mulighed for at anvende mere agile tilgange til planlægning og udførelse. At have strategier på plads til effektivt at håndtere ændringer, efterhånden som de opstår, er den hurtigste måde at holde på alles øje på prisen, selv i lyset af, hvad der nogle gange kan synes konstante skift i retning.
En defineret, struktureret forandringsledelsesproces er din udførelsesbog; din strategi 'bibel'. Det vil definere, for dig, hvordan du bedst reagerer som leder på forslag - endda krav - om forandring i udviklingsprocessen. Det vil hjælpe dig med at navigere, yndefuldt og med sikkerhed, nogle gange omstridte samarbejdslandskaber hen imod opnåelsen af alle parters ultimative mål.
Forandringsledelsesprocessen
Forandringsledelsesprocessen ser således ud:
- Modtage anmodning/krav om ændring i proces på projekt
- Vurder ændringsanmodning/efterspørgsel med fokus på projektbudget vedrørende:
- materialer
- eventuelle relevante tilladelseskrav
- mandetimer
- tid tabt/vundet
- Forbered og præsentere for projektaktionærer/forbind dine anbefalinger til, hvordan du skal gå videre i forhold til anmodning(er)
- Modtag godkendelse af aktionærbeslutning eller afvisning af at fortsætte
Lad os se på hvert af disse trin efter tur:
Modtag anmodning/krav om ændring i proces på projekt
Du vil modtage en anmodning om at ændre projektet på hundredvis af forskellige måder: i et møde, via e-mail, på telefonen, i korridoren, mens du skynder dig ud af kontoret om aftenen. Ideelt set vil du få oplysningerne på en ændringsanmodningsformular, men du bør vide, at der i det virkelige liv er mange vigtige interessenter mener, at udfyldelse af denne form for papirarbejde er projektlederens job - og i din virksomhed kan det måske være.
Projektændringsanmodningsskabelonen (mere om det om et minut) skal præcist og kortfattet fange alle detaljerne i anmodningen, uanset hvor uformelt de når frem til dig. Når du føler, at alle detaljer er registreret nøjagtigt, skal du køre formularen forbi initiativtageren for at bekræfte, at alle punkter er blevet behandlet fuldt ud.
Husk, at ændringer også kan handle om at træne. Antag ikke altid, at ændringer kommer til at relatere til at lægge arbejde i. Processen er den samme, uanset om du øger eller mindsker projektomfang.
Udfør ændringsvurdering
Se nærmere på ændringsanmodningen. Du vil vurdere indvirkningen på:
- Tidsplan
- Dokumentation
- Arbejde udført til dato og arbejde, der stadig skal udføres
- Budget
- Kvalitetsmål
- Omfang
- Ressourcetilgængelighed
For eksempel kan en softwareændring estimeres til fem dage. Dette ville ikke blot tilføje fem dage til tidsplanen, fordi det ville skubbe en anden opgave ud og flytte den inden for en tidsramme, hvor nøgleressourcen er på ferie. Den opgave skulle også flyttes, så samlet set ville denne ændring tilføje otte dage til tidsplanen. Det ville koste $5.000 at gøre, og de ekstra otte dage skubber os ind i endnu en måned med leverandørkontrakten, så der er omkostninger at overveje også der. Kvaliteten forbliver den samme, men omfanget ændres for at inkorporere den nye ændring. Al relevant dokumentation skal opdateres, herunder projektplanen og træningsmanualer, som allerede er påbegyndt.
Så i det store billede har en simpel fem-dages ændring rungende effekter. Det er vigtigt at overveje alle relevante faktorer, før der træffes en implementeringsbeslutning, da det at have det fulde billede kan ændre resultatet.
Forberede og fremlægge anbefalinger
Bevæbnet med en forståelse af den fulde virkning af den eller de ønskede ændringer, fremlæg dine anbefalinger vedrørende skiftets levedygtighed.
I nogle tilfælde vil ændringer ikke blive implementeret, fordi den oplevede fordel vil være mindre end omkostningerne. I andre tilfælde kan der findes tilstrækkelige fordele til at kompensere for omkostningerne ved at udføre det ekstra arbejde. Andre tilfælde vil stadig vise sig, at ændringer er uundgåelige og uden for din kontrol, uanset negative effekt, som følge af regulatoriske eller compliance-problemer eller interne problemer såsom organisatoriske omstrukturering.
Beslutningen
For små ændringer, der falder inden for din autorisationsgrænse, er beslutningen om at acceptere eller afvise ændringer hos dig (med det rigtige input fra teamet). Alt større skal godkendes af projektsponsoren eller projektbestyrelsen. Betingelser for, hvad der falder ind under hvilken kategori, er generelt tydeligt beskrevet i starten af ethvert projekt.
Uanset resultatet er det vigtigt at holde alle involverede i processen underrettet. At fremmedgøre teammedlemmer på et hvilket som helst tidspunkt i udviklingen kan koste integriteten af hele projektet, og også eventuelle fremtidige samarbejder.
Værktøjer til ændringsstyring
Der er udviklet en række forandringsledelsesværktøjer for at gøre denne proces nemmere og mere strømlinet. Centralt for enhver værktøjskasse til ændringsstyring bør være:
- En tjekliste eller et proceskort, der leder interessenter gennem de rigtige trin for at hæve en ændring af projektets omfang
- En formular til anmodning om skabelonændring (Bemærk: Hvis dine projekter fungerer online fra en automatiseret arbejdsgang, er det en god idé at få denne formular inkluderet i din dokumentliste)
Udvikling af en formular til anmodning om projektændring
Formularen til anmodning om projektændring skal indeholde:
- Navnet på den person, der anmoder om ændringen ('anmoderen').
- En unik identifikator, som et ændringsnummer (du kan tilføje dette til dig selv senere, da det er usandsynligt, at nogen af de personer, der rejser anmodningen og bruger formularen, ved, hvad de skal indtaste her).
- En beskrivelse af den foreslåede ændring, så detaljeret som muligt.
- Ændringens kategori. Ideelt set bør ansøgere kunne vælge fra en forududfyldt kategori for denne sektion, så de kun skal afkrydse feltet. Dette er et godt sted at bemærke, om en ændringsanmodning er relateret til regulering eller intern overholdelse — hvis det er (reelt), kan du omgå mange af planlægnings- og vurderingstrinene og bare komme videre det.
- Ændringens ’hvorfor’. Hvad er begrundelsen for at implementere det? Hvorfor ønsker rekvirenten det?
- Potentiel indvirkning af den foreslåede ændring på forskellige elementer af projektet, herunder tid, omkostninger, kvalitet og omfang. Anmoderen har muligvis ikke alle detaljerne, så det kan kræve din hjælp til at udfylde disse tomrum gennem ændringsvurderingstrinnet. Det minimum, du leder efter på dette tidspunkt, er en afklaring af, om det kan øge, mindske eller ændre de eksisterende projektparametre.
Ændringsanmodningsformularer bør rundes ud med plads til detaljer, som du kan udfylde, efterhånden som ændringen diskuteres yderligere. En skabelon skal også indeholde plads til:
- Ændre beslutning: Accepter, Afvis eller Udskyd
- Navn på den person, der træffer beslutningen (eller gruppen), plus datoen for beslutningen blev truffet og eventuelle yderligere kommentarer.
Forandringer og projektomfangsstyring
Projektomfangsstyring er den proces, der filtrerer og forfiner skellene mellem, hvad der er nødvendigt for at udføre et projekt med succes, og hvad der ikke er. Når der modtages anmodninger om projektændringer, er det nødvendigt at overveje, hvordan disse ændringer kan påvirke projektet generelt. Din forandringsledelsesproces hjælper dig med at forfine og definere inden for kontekst, hvorfor en forandring er eller ikke er praktisk eller nødvendig.
A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) – Sjette udgave's dækning projekt change management er værd at nævne, fordi det ikke er så intuitivt, som du måske tror. "PMBOK-vejledningen" inkluderer fremragende startvejledninger i form af en proces kaldet 'Kontrolomfang' i afsnittet Projektomfangsstyring. Dog skal forandringsledelsesprocessen på projekter håndteres på en mere integreret måde, og det afspejles i teksten. "PMBOK Guide"-brugere bør også henvise til Udfør integreret ændringskontrol proces, da den tydeligt angiver, hvordan alt hænger sammen i det større landskab.
Med henblik på blive en PMP, er det vigtigt at forstå, hvordan "PMBOK-vejledningen" dækker forandringsledelse, da det vil være en del af din undersøgelse. Men husk på, at den forandringsledelsesproces, du faktisk vil bruge på projekter, skal være integreret, nem at følge og praktisk.
Led dit team gennem forandringsprocessen
Projektteamet er afgørende for ethvert projekts succes, så det hjælper at have dem aktivt engageret, når de håndterer ændringer i processen.
Her er fem måder, hvorpå du kan hjælpe dit team med hurtigt at komme overens med projektforandringsledelsesprocessen:
1. Vær åben omkring ændringer. Fortæl dit team, at der forventes ændringer på projekter.
2. Vær åben omkring processen. Den forandringsledelsesproces, der diskuteres her, falder ikke naturligt for alle. De fleste teammedlemmer ved ikke, hvad der forventes af dem, før de er blevet informeret. Lav en briefing for at gennemgå processen med dem, og lad hver enkelt vide, hvad deres rolle er i udførelsen af den.
3. Gør det let. Projektændringer er ofte i bedste fald kontrolleret kaos. De trin, du tager for at navigere i den definere din evne som projektleder. Dit team kan finde ændringer foruroligende - især store eller dem, der omstøder beslutninger, som man længe har troet at være løst, og forhindringer, der anses for at være ryddet for længe. Tidsplanen er forkert, budgettet kan være anderledes, kravene er bestemt anderledes.
Dit team ser til dig for vejledning og stabilisering. Gør processen så let som muligt for dem.
4. Vær der for at hjælpe. Det tager tid at integrere en ny måde at arbejde på. Hvis du tidligere har styret projektændringer på en uformel måde (eller slet ikke), så kan det tage et stykke tid at skifte til en formel proces blive "den måde, vi gør tingene på her omkring". Lad teamet vide, at du er der for at hjælpe dem, hvis de skal løbe noget forbi dig.
5. Vær ikke bange for at sige nej. Ikke alle ændringer er fornuftige forslag. Fortæl dit team, at hvis de føler stærkt for, at en ændring ikke er den rigtige ting for projektet på nuværende tidspunkt, vil du stå ved siden af dem i den samtale med ændringsanmoderen.
At undlade at håndtere forandringer effektivt er den vigtigste af måderne, hvorpå et projekt kan blive fuldstændig afsporet, så pas på. Bevæbnet med de rigtige informationer og processer kan projektændringer håndteres på en kontrolleret, smart og gavnlig måde for alle involverede.
