At være eventplanlægger handler ikke kun om at holde fester; det handler om at skabe programmer, der adresserer det formål, budskab eller indtryk, som din klient forsøger at kommunikere.
Eventplanlæggere arbejder mange timer på at organisere og udføre detaljerne i stort set alle mødeformater, herunder private seminarer, offentlige konferencer, industrimesser, medarbejderretræter og mere.
Eventplanlægningsbranchen
En undersøgelse fra 2018 fra Events Industry Council rapporterede, at globale forretningsbegivenheder genererede mere end 1 billion USD i direkte udgifter og understøttede 10,3 millioner job globalt. USA førte verden i samlet begivenhedsproduktion, efterfulgt af Kina og Tyskland.
U.S. Bureau of Labor Statistics definerer tre primære kategorier af professionel planlægning: til møder, konventioner og begivenheder. I 2018 var medianlønnen for hver type planlægger $49.370 om året.De specifikke opgaver, der kræves, vil variere afhængigt af den specifikke branche, men alle planlæggere vil typisk være ansvarlige for følgende opgaver:
- Mød kunder for at forstå, hvorfor de holder et møde eller en begivenhed
- Planlæg detaljerne om begivenheden, herunder dens tid, placering og pris
- Anmod om bud fra spillesteder, cateringfirmaer og andre tjenesteudbydere
- Besøg spillesteder for at sikre anvendeligheden, og at de opfylder kravene
- Koordiner lokaler, menu, produktgaver, transport og andre tjenester
- Overvåg alle aktiviteter for at sikre, at alle er tilfredse
- Gennemgå regninger, fakturaer og godkend betalinger
"Begivenhedsplanlæggere vil [specifikt] koordinere fejringer såsom jubilæer, genforeninger og andre store sociale arrangementer, samt firmaarrangementer, herunder produktlanceringer, gallaer og prisuddeling ceremonier. Der er også nonprofit-arrangementsplanlæggere, der planlægger store begivenheder med det mål at rejse donationer til en velgørende eller fortalervirksomhed. Begivenheder kan omfatte banketter, velgørenhedsløb og maddrev."
Event planlægning færdigheder
For at få succes skal eventplanlæggere have en række forskellige færdigheder. Først og fremmest skal de udmærke sig med mundtlig og skriftlig kommunikation og have exceptionelle organisations- og tidsstyringsevner. Det er også vigtigt for dem at have projektledelseserfaring og være i stand til at multitaske.
Selvstartere, der arbejder godt sammen med et team og kan forblive rolige og personlige under pres, har også en tendens til at udmærke sig som eventplanlæggere. Forhandlings-, budget- og personaleledelsesevner er nødvendige, såvel som at kunne interagere med alle ledelsesniveauer. Succesfulde begivenhedsplanlæggere har udviklet følsomhed, når det kommer til valg af sted, catering, produktion, underholdning, gaver, transport, logi og konferencetjenester.
Nødvendig grad
De, der forfølger en karriere inden for begivenhedsplanlægning, kommer fra en række forskellige erhverv og akademiske baggrunde. Mange arbejdsgivere foretrækker en bachelorgrad i hospitality management, business administration, marketing, public relations eller kommunikation. Men mange planlæggere begynder i andre erhverv eller går ind gennem administrative roller, der inkluderer mødeplanlægningsansvar.
Hvis du gerne vil øge dine kvalifikationer, så overvej at tage Certificeret mødeprofessionel (CMP) betegnelseseksamen, eller optjen din Certificeret regeringsmødeprofessionel (CGMP) betegnelse. CMP- og CGMP-legitimationsoplysningerne er tilgængelige for planlæggere af kongresser, møder og udstillinger.
Kom godt i gang
Planlæg dit træk til eventplanlægning på samme måde, som du ville planlægge din næste begivenhed – med en strategi og detaljeret dokumentation. Kom godt i gang med disse trin:
- For at få værdifuld erfaring, meld dig frivilligt til en non-profit organisation eller en anden virksomhed som et cateringfirma, blomsterhandler, eventdesigner eller en anden eventplanlægger.
- Hvis du allerede planlægger begivenheder for en anden begivenhedsarrangør, så gå i retning af at tage mere ansvar. Det er ofte så enkelt som at bede din leder om mere arbejde i forbindelse med dit næste arrangement.
- Meld dig ind i foreninger som Meeting Planners International eller den International Live Events Society at netværke. Jo flere mennesker du kender, og jo flere relationer du udvikler i branchen, jo lettere bliver det at opbygge din karriere som eventplanlægger.
- Opret en eventportefølje for at fremvise din ekspertise og viden.
- Ud over at udvikle relationer med andre eventplanlæggere, netværk med eksterne leverandører eller partnere. Cateringfirmaer, musikere eller mediepersonligheder kan alle øge din eksponering og indflydelseskreds.
Dit eget livs organisation og tidsplanlægning er en klar indikator for andre på din evne til at planlægge begivenheder. Uanset om du er til samtale for at arbejde for en anden planlægningsvirksomhed eller starter og udvikler din egen, vil dit mål være at forblive rolig, organiseret og altid efter planen.
