Efter at have fundet folk til at tjene i dit advisory board, udsendelse af invitationsbreve, og booker et sted, er det tid til at begynde at planlægge dagsordenen for dit første rådgivende bestyrelsesmøde. Nøglen til at få dit advisory board godt i gang er at strukturere det indledende møde for maksimal produktivitet.
Du har allerede tænkt meget over, hvad du håber at få ud af at have et advisory board og ser frem til råd og ekspertise, som dine bestyrelsesmedlemmer kan give om forskellige aspekter af din virksomhed, herunder ledelse, marketing, regnskab, personale, kunde service, teknologi og så videre.
Du vil derfor være sikker på, at dit første møde holder kursen og giver rig mulighed for, at bestyrelsesmedlemmer kan bidrage.
Planlæg dagsordenen omkring et problem eller et diskussionsemne
Dit første møde, ligesom alle fremtidige rådgivende bestyrelsesmøder, bør planlægges omkring et spørgsmål eller problem. Du finder det måske nemmest at angive problemet som et mål. For eksempel, "Vi ønsker at øge vores salg med 25 procent i næste kvartal. Hvordan kan vi gøre dette?" Eller du kan indramme emnet til diskussion mere generelt: "Hvordan kan vi reducere vores forretningsomkostninger?" eller "Hvordan kan vi
Saml de relevante baggrundsmaterialer
Når du har besluttet dig for diskussionsemnet, er det tid til at samle det materiale, som dine rådgivende bestyrelsesmedlemmer skal bruge.
Fordi dette er det første møde, skal du inkludere en forretningsplan og eventuelle andre relevante dokumenter, såsom diagrammer, grafer og faktaark, der belyser baggrunden for diskussionsemnet. Send om muligt en kopi af disse dokumenter til alle rådgivende bestyrelsesmedlemmer mindst to uger i forvejen sammen med en kopi af mødedagsordenen.
Opret mødedagsordenen
En mødedagsorden er intet andet end en oversigt, der i rækkefølge viser de punkter, der skal diskuteres på mødet, og den tid, der forventes at blive allokeret til hver. At indbygge en tidsplan i din dagsorden og holde sig til den sikrer, at dit møde ikke hænger fast og stimulerer diskussion om emnet.
Plan for optagelse af mødereferater
Du vil også sørge for at optage referatet fra mødet. Forsøg ikke at gøre dette selv, da du skal være i stand til at deltage fuldt ud ved at lytte og bidrage. Hvis du ikke har nogen, der kan deltage og fungere som sekretær, så spørg dine rådgivende bestyrelsesmedlemmer om tilladelse til at optage mødet.
Gør forfriskninger til rådighed
Det er en god idé at sørge for forfriskninger. Kaffe, te, vand, juice og sunde snacks, såsom frugt og muffins, er en fin detalje, der altid er velkommen til møder. Efter dit første møde vil du have en fornemmelse af deltagernes præferencer for drikkevarer og snacks og kan planlægge i overensstemmelse hermed for det næste møde.
Prøv at slappe af
Frem for alt skal du ikke bekymre dig om din præsentation. Du er der for dele din vision og håber for din virksomhed og at søge råd, for ikke at imponere nogen med multimediepræsentationseffekter og lignende.
Dit langsigtede mål er at etablere et tillidsfuldt samarbejde med dine rådgivende bestyrelsesmedlemmer, så fokuser på at sikre, at de går væk fra mødet føler, at de er blevet hørt og har bidraget meningsfuldt til ledelsen af din virksomhed – og at de ser frem til den næste bestyrelse møde.
Eksempel på dagsorden
Gennemgå eksempeldagsordenen, som inkluderer foreslåede aktiviteter med noter for at hjælpe dig med at afvikle mødet effektivt. Print den derefter ud og tilpas den til dine behov. Du kan kopiere det direkte til et Word-, Excel- eller lignende dokument ved at markere, kopiere og indsætte teksten.
[Dit firmanavn]
Dagsorden
[Dato]
[Beliggenhed]
| Begyndelse/sluttid | Aktivitet |
| 10:00–10:05 |
Ring for bestilling og introduktioner (Indkald til mødet for at bestille, og hvis du antager, at dine rådgivende bestyrelsesmedlemmer ikke har mødtes, præsentere dig selv og alle bestyrelsesmedlemmerne med en kort oversigt over deres ekspertise.) |
| 10:05–10:10 |
Hvorfor et advisory board? (Lav en kort erklæring om, hvordan du ser, at det rådgivende udvalg fungerer, og de bidrag, du håber, det kan give til din virksomhed. Inkluder detaljer såsom hvor ofte bestyrelsen mødes.) |
| 10:10–10:20 |
Spørgsmål (Inkluder spørgsmål, hvis der er nogen. Hvis der ikke er det, så spørg dine bestyrelsesmedlemmer, hvordan de ser, at det rådgivende udvalg fungerer, og hvordan de håber at kunne bidrage.) |
| Diskussionsemne: [Indsæt dit spørgsmål/problemformulering.] | |
| 10:20–10:25 |
Præsentation af diskussionsemnet (Giv en oversigt over emnets historie, og hvordan det i øjeblikket påvirker virksomheden; undlad at give dine synspunkter/løsninger på dette tidspunkt.) |
| 10:25–11:35 |
Diskussion (Du ønsker at holde ideerne flydende, så afvis eller afvis ikke ideer på dette tidspunkt. Men bidrag også med dine ideer og synspunkter.) |
| 11:35–11:50 |
Forslag/beslutninger (Vurder de ideer, gruppen har delt, og vælg de bedste løsninger). |
| 11:50–11:55 |
Resumé (Opsummer emnet, diskussionen og resultaterne for gruppen, og fortæl dem, hvad du planlægger at gøre). |
| 11:55 | Udsættelse |
[Dato for næste møde]
Hvis du planlægger et morgenmøde, er umiddelbart efter udsættelse det perfekte tidspunkt at tage dine advisory board-medlemmer med ud til frokost (især hvis der ikke blev serveret snacks under mødet). Husk dog, at mødet er slut, og frokosten skal primært være en social lejlighed.
Hold møderne korte
Du bør aldrig planlægge et bestyrelsesmøde til at vare længere end to timer, hvilket er længe nok til, at de fleste mennesker kan give deres udelte opmærksomhed til den aktuelle opgave.
Gennemgå det forrige diskussionsemne
På fremtidige møder skal du starte med en gennemgang af, hvad du har gjort ved det emne, der blev diskuteret på det sidste møde, og invitere dine rådgivende bestyrelsesmedlemmers kommentarer om din virksomheds handlinger.
Fordi mødet og hilsen er af vejen, kan det være en god idé at have to diskussionsemner ved fremtidige møder. Du kan endda have tre, hvis du tror, de passer komfortabelt ind i to-timers formatet, men du bør aldrig prøve at presse mere end tre ind.
