Et projektcharter skitserer formelt et projekt i en organisation. Det dækker omfanget af, hvad projektet vil opnå, samt de involverede personer, milepæle, budget og mulige risici. Mange organisationer betragter dette dokument som en væsentlig del af projektplanlægning - selvom det ikke er det samme som en projektplan, fordi den ikke kommer ind i detaljerne i individuelle opgaver inden for projekt.
Et effektivt projektcharter kan gøre følgende:
- Skitser projektets omfang og mål
- Sørg for, at projektsponsorer og alle interessenter er på linje med et projekt
- Vær en klar, enkelt reference for alle involverede i et projekt
- Hjælp projektsponsorer med at få godkendelse af interessenter, når der stadig er behov for buy-in
Projektcharter kan variere afhængigt af type projekt og organisation, men de grundlæggende elementer omfatter normalt projektbaggrund, interessenter, budget, risici, milepæle,
Projektets baggrund
Den første sektion af et projektcharter vil tilbyde grundlæggende detaljer såsom navnet på projektet, projektets sponsorer og leder, og den dato, dokumentet blev udarbejdet.
Dette afsnit vil også forklare formålet med projektet. Du kan henvise til en business case eller kontrakten, der driver projektet, eller du kan blot forklare, hvorfor det er vigtigt for organisationen. Det bør adressere, hvorfor dette projekt blev startet: Løser det et problem for virksomheden? Løser det en ny trend? Understøtter det virksomhedens overordnede strategiske retning?
Interessenter
Dette vil skitsere de personer og afdelinger, der er involveret i projektet. Det vil ikke komme ind i det små og grove af hver opgave i projektet, men vil i stedet anerkende generelle roller og involvering. For eksempel kan du angive hovedprojektsponsorer, ledende projektledere, teammedlemmer, eventuelle outsourcede arbejdere eller partnere og kunder, hvis det er relevant. Større projekter viser muligvis ikke hver enkelt involveret person, men kan i stedet bemærke afdelingslederen for et bestemt aspekt af et projekt.
Mål
Her svarer du på spørgsmålet "Hvordan ved vi, når vi er færdige?" Det inkluderer, hvad du forventer, at projektet skal levere, og hvordan du ved, om du er nået dertil. For eksempel, i et projekt om at lancere et tidsregistreringssystem for alle afdelinger, kunne målet være: "Alle teams vil bruge timeseddelsystemet ved årets udgang."
Noter også, hvem der skal være ansvarlig for at acceptere, at du har nået dette mål. Det undgår problemer i slutningen af projektet, hvor der pludselig ikke er nogen, der er parate til at kvittere arbejdet som færdigt.
Budget
På dette tidspunkt har du muligvis ikke alle detaljer om projektopgaverne, så du kan ikke sætte en fuldstændig og detaljeret projekt budget sammen. Du kan dog notere eventuelle budgetbegrænsninger eller estimat på højt niveau af forventede omkostninger.
Risici
Alle projekter har risici. Dette afsnit af projektcharteret udgør den tidlige version af din projektrisikolog. Dokumenter eventuelle risici, som du kender til på dette tidspunkt, så ledelsesteamet kan se, hvad der kan påvirke projektet fremover.
Milepæle
Hvis du kender milepælene på højt niveau, skal du inkludere dem i projektcharteret i dette afsnit. I det mindste bør du inkludere estimerede projektstart- og slutdatoer. Du bør også angive drop-dead-datoer eller andet angivet i de kontrakter, du arbejder med. Du kan overføre disse milepæle til din Gantt kort senere, når du kommer til at sammensætte en mere detaljeret projektplan.
Projektleder Autoritetsniveauer
Medmindre det er klart og dokumenteret et andet sted, er det værd at inkludere et afsnit i charteret om, hvad projektlederen kan gøre uden at få yderligere sign-off fra en mere senior. Det relaterer generelt til, hvilke toleranceniveauer der er blevet fastsat på budgettet og tidsplaner og ville udtrykkes således: ”Projektleder har 10 % tolerance på budget og 5 % tolerance på tidsplan. Enhver afvigelse over disse godkendte grænser skal underskrives af projektsponsoren."
Du kan udvide dette afsnit for at angive, hvilken autoritet projektlederen har om at ansætte og afskedige medarbejdere fra projektteamet.
Godkendelse af projektcharteret
Den sidste del af projektcharteret er godkendelsesafsnittet. Det projektleder og projektsponsor (eller den person, der startede arbejdet, hvis der endnu ikke er udpeget en længerevarende sponsor) skal underskrive og datere dokumentet. I dag sker det sandsynligvis via e-mail, så behold en kopi af e-mail-godkendelsen i dine projektfiler, hvis du har brug for at henvise til den.
