Hvad er en medarbejderudgangssamtale?
En fratrædelsessamtale er et møde med en opsigende medarbejder, som generelt udføres af en personalemedarbejder. Exitsamtalen giver din organisation mulighed for at få ærlig og ærlig feedback fra den medarbejder, der forlader din ansættelse.
Ledere og supervisorer opfordres også til at gennemføre exitsamtaler med medarbejdere, der forlader organisationen. Disse samtaler med en spændende medarbejder kan give information, som lederen kan bruge til at undgå at miste yderligere medarbejdere. Og, når der er tillid mellem lederen og den medarbejder, der forlader organisationen, er feedback fra medarbejderafslutningssamtalen nyttig til organisatorisk forbedring og udvikling.
Exit-samtalen er en integreret del af din ansættelsesafslutningsproces fordi den information, du får, kan skabe store forbedringer i din organisation. I nogle organisationer gennemføres fratrædelsessamtalen som en del af ansættelsesophørsmødet i tillæg til resten af trinene på tjeklisten om ansættelsesophør.
Hvem gennemfører medarbejderudgangssamtaler?
I en undersøgelse, der involverede 88 ledere og 32 seniorledere fra 210 organisationer i 33 brancher, der havde hovedkontor i mere end 35 lande fandt forskere fra Harvard Business Review, at næsten tre fjerdedele af organisationerne gennemførte medarbejderexit interviews.
Ifølge undersøgelsen, "Af dem havde 70,9% deres HR-afdelinger til at håndtere processen; 19 % havde de afgående medarbejderes direkte supervisorer til at gøre det; 8,9 % delegerede jobbet til den direkte supervisors leder, og 1 % henvendte sig til eksterne konsulenter."
Yderligere besluttede de, at resultatet af et exit-interview skulle være handlingsrettede data. Men af undersøgelsens deltagere rapporterer. kun en tredjedel kunne identificere et specifikt eksempel på en handling, der blev truffet som følge af dataindsamlingen fra udgangsinterviewet.
5 trin til at gennemføre en effektiv medarbejderafgangssamtale
For at undgå dette triste resultat fra de fratrædelsesinterviews, du gennemfører, vil følgende fem anbefalinger hjælpe dig med at gøre indsamlingen af data fra din medarbejders udgangssamtale vigtig.
1. Stil spørgsmål, og vær meget opmærksom i en exitsamtale
Du vil gerne lytte nøje til, hvad du får at vide i et exit-interview og sørge for, at du stiller mange spørgsmål. Dette vil være med til at sikre, at du hører, hvad medarbejderen siger, og hvad han eller hun ikke siger, hvilket begge er vigtige. Det er let at tage et spring af tro og antage, at du forstår, hvad medarbejderen beskriver, men medarbejderens ord formidler måske ikke præcist medarbejderens sande følelser.
Under en fratrædelsessamtale er det afgørende for anvendeligheden af den information, du modtager, at være indstillet på medarbejderens subtile meningsforskelle. Det er også bedst at skriv ned, hvad medarbejderen siger fordi du ikke vil stole på din hukommelse. Når du skriver de svar ned, som din afgående medarbejder giver, modtager personen beskeden om, at du bekymrer dig om de oplysninger, han eller hun giver. Dette kan igen give dig mulighed for at indsamle mere information og feedback, end du ellers kunne have modtaget.
2. Forståelse af de positive aspekter af beskæftigelse
Ved at forstå de positive aspekter af ansættelse i din organisation, vil det også gøre det nemmere for dig fastholde kritiske medarbejdere og forbedre produktiviteten på din arbejdsplads. Du vil have de oplysninger, du har brug for til at foretage de ændringer, der er nødvendige for at skabe en ønskværdig arbejdsplads.
Fordi du har lov til at stille næsten alle spørgsmål i en exit-samtale, er det et godt tidspunkt at forhøre sig om kompensation og fordele hos konkurrerende virksomheder. Du kan opdage, at du topper listen. Du kan også bede den person, der rejser, om enhver positiv information, de ønsker at dele om ledere, den organisatoriske mission, virksomhedens vision, og hvis din organisation udmærker sig ved kommunikation.
3. Skab et behageligt miljø til afslutningssamtalen
Nøglen til at gennemføre en effektiv fratrædelsessamtale er at skabe et miljø, hvor den spændende medarbejder er tryg ved at give ærlig feedback. Det organisationskultur som fremmer nyttig feedback fra afsluttet interview er en, hvor medarbejderne er komfortable med at dele ideer åbent, opfordres til at kritisere processer og metoder og bliver aldrig straffet for at dele deres tanker.
4. Destiller medarbejders angst under udgangssamtalen
Du skal forsikre den medarbejder, der forlader, at den feedback, han eller hun giver, vil blive kombineret med anden medarbejderfeedback og præsenteret for ledelsen i et aggregeret format. Dette hjælper med at destillere enhver angst hos medarbejderen om, at der vil være repressalier for mindre end positiv feedback.
Medarbejdere er bekymrede for deres omdømme, og de bekymrer sig om, hvordan data fra udgangsinterviewet vil blive brugt. De ønsker at være sikre på, at hvis de støder på deres leder eller kolleger i fremtiden, er deres oplysninger blevet holdt private.
Hvordan du siger dit job op, kan påvirke din fremtid. Så medarbejderne bekymrer sig om at brænde broer og efterlade arbejdsgiveren med et mindre positivt indtryk, hvis de taler for ærligt ved en exitsamtale. Dit mål er at skabe et miljø, hvor medarbejderen har tillid til, at deres feedback bliver brugt i et aggregeret format med det mål at forbedre organisationen.
5. Stil det vigtigste spørgsmål
Sørg endelig for, at hver exitsamtale indeholder det mest kritiske spørgsmål, som du skal stille medarbejderen. Du vil gerne vide, hvad der fik medarbejderen til at begynde at søge nyt job. Dette er det vigtigste spørgsmål at stille din spændende medarbejder.
Bundlinjen
Ja, fantastiske muligheder falder i en persons skød, og jobtilbud til at rykke op ad ledelsesstigen opstår også af og til. Men for din gennemsnitlige medarbejder, der forlader, vil du gerne vide, hvorfor medarbejderen var åben for et nyt job, og hvorfor han eller hun søgte i første omgang. Og du skal skabe et miljø, hvor din medarbejder er tryg ved at fortælle dig om en effektiv exitsamtale.
