Et forretningsbrev er et professionelt stykke korrespondance. Hvis du skriver et følgebrev, anbefalingsbrev, takkebrev eller enhver anden professionel korrespondance, skal du følge de formelle konventioner i et forretningsbrev.
Det er vigtigt at følge disse retningslinjer, da det viser, at du tager korrespondancen seriøst. Derudover sikrer det, at brevets modtager kan fokusere på din besked (og ikke på formateringsuoverensstemmelser, tastefejl eller andre små, men distraherende fejl).
Før du skriver - eller færdiggør - dit næste forretningsbrev, skal du bruge lidt tid på at gennemgå det hvordan man formaterer brevet, fra valg af skrifttype til stil, sammen med oplysninger om, hvilke hilsner og tegn, der er passende at bruge.
Typer af formater til forretningsbreve
Der er tre grundlæggende formater, der bruges i forretningsbreve:
- Blokformat: I denne stil efterlades al tekst. Spring en linje over mellem hvert afsnit.
-
Ændret blokformat: Det meste indhold efterlades i denne stil, ligesom i blokformatbrevet. Her er undtagelserne: For at få dine kontaktoplysninger og gratis luk, skal du gå over til midten af siden og skrive dine oplysninger der.
- Semi-blok format: Også nogle gange omtalt som indrykket blokformat, denne typografi er den samme som det modificerede blokformat, bortset fra at hvert afsnit er indrykket.
Enhver af disse stilarter er acceptable til brug i et forretningsbrev, men da reglerne for blokformatet er så klare, kan dette være den nemmeste mulighed at vælge.
Mange tekstbehandlingsprogrammer vil have skabeloner til rådighed, som vil gøre det nemmere for dig at formatere brevet korrekt.
Udnyt disse skabeloner, så du kan fokusere på indholdet af dit brev i stedet for formateringen. Uanset hvilket format du vælger, skal du sørge for at placere bogstavet med et enkelt mellemrum og springe et mellemrum over mellem hvert afsnit og afsnit.
Hvordan man formaterer og skriver et brev
Udseende betyder noget. Et forretningsbrev er et professionelt stykke korrespondance, men det vil ikke blive opfattet sådan, hvis du vælger en skør skrifttype eller har masser af tastefejl. Her er nogle retningslinjer, du skal følge:
- Vælg en passende skrifttype og skriftstørrelse. Den nederste linje her er, at du vil have en enkel, umærkelig skrifttype (såsom Times New Roman, Calibri eller Arial), der ikke skiller sig ud. Standardskrifttypen i dit tekstbehandlingsprogram er sandsynligvis et acceptabelt valg.
- Undgå afslappet sprogbrug eller slang. Dette er et formelt brev, så du vil gerne bruge mere formelt sprog.
- Undgå tastefejl og grammatiske fejl ved korrekturlæsning omhyggeligt.
- Hvis du udskriver brevet,overveje at vælge papir af høj kvalitet. Uanset hvilket papir du vælger, skal du folde brevet forsigtigt, før du lægger det i konvolutten. Hvis du kan, skriv modtagerens adresse på konvolutten; hvis det ikke er muligt, så brug din pæneste håndskrift.
Hvad skal medtages i hvert afsnit af brevet
Kontakt information
Medtag dine kontaktoplysninger i følgende rækkefølge:
Dit navn
Din adresse
By, delstats postnummer
Dit telefonnummer
Din email adresse.
Hvis du bruger personligt brevpapir, der indeholder disse oplysninger, skal du udelade dette afsnit.
Dato: I USA er formatet til at skrive datoen måned, dato og år, f.eks. 12. maj 2022. Må ikke forkortes måneden.
Modtagers kontaktoplysninger: Inkluder kontaktoplysningerne for den person, du skriver til. Hvis du ikke har et bestemt navn, så lad det være.
Navn
Titel
Selskab
Adresse
By, delstats postnummer.
Hilsen: Begynd brevet med en hilsen, såsom "Kære", efterfulgt af titlen og navnet. Se flere eksempler på passende hilsner til brug i et forretningsbrev samt råd til, hvad du skal gøre, hvis du ikke har en bestemt kontaktperson. Følg personens navn med et kolon eller et komma.
Kære Hr./Ms. Efternavn:
Forretningsbrev
Hold dit brev enkelt og fokuseret, så dets formål er klart.
- Det første afsnit af dit forretningsbrev skal give en introduktion til, hvorfor du skriver.
- Angiv flere oplysninger og detaljer om din anmodning i de følgende afsnit.
- Det sidste afsnit skal gentage grunden til, at du skriver, og takke læseren for at have gennemgået din anmodning.
Placer dit bogstav med et enkelt mellemrum, og begrund dit bogstav til venstre. Efterlad en tom linje mellem hvert afsnit.
Komplementær afslutning:
Med ærbødighed,
Underskrift
Håndskrevet signatur (for et sendt brev)
Skrevet signatur.
E-mail signatur
For et e-mail-brev skal du inkludere dine kontaktoplysninger i din underskrift i stedet for øverst i brevet:
Dit navn
Din email adresse
Dit telefonnummer
Forretningsbrev skabelon
Dette er et eksempel på et professionelt forretningsbrev. Download skabelonen til professionelle forretningsbreve (kompatibel med Google Docs og Word) eller se nedenfor for flere eksempler.
Balancen
Eksempel på forretningsbrev (tekstversion)
Joan Lau
Hovedgade 123
Anytown, CA 12345
555-555-5555
[email protected]
20. april 2022
Steven Kramer
Direktør, Human Resources
Acme kontorartikler
123 Business Rd.
Business City, NY 54321
Kære hr. Kramer,
Jeg skriver i dag for at invitere dig eller en anden repræsentant fra din virksomhed til at tale ved den årlige Metropolitan Business Conference, som afholdes på North Branch Hotel, den 15. - 18. september 2022.
Temaet for vores kommende konference er at finde og ansætte medarbejdere, der passer til virksomhedskulturen. Med den vækst, som din virksomhed har oplevet i de seneste fem år, tror jeg, at du vil have meget at tilbyde vores publikum.
Som en del af talerens pakke tilbyder vi et beskedent honorar og et bord til seks ved middagen lørdag aften.
Hvis du har spørgsmål eller ønsker at vide mere om talemuligheden, så lad mig det vide. Mit mobiltelefonnummer er 555-555-5555, og min e-mail er [email protected].
Jeg ser frem til at høre fra dig. Tak for dine overvejelser.
Med venlig hilsen
Underskrift (papirbrev)
Joan Lau
Flere skabeloner og eksempler
Overvældet af alle de trin, der er involveret i formatering af forretningsbrevkorrespondance? En skabelon kan hjælpe. Microsoft brev skabeloner er tilgængelige som gratis download for Microsoft Word-brugere eller er tilgængelige i dit Word-program. Du kan bruge disse skabeloner til at oprette en række forskellige forretnings- og ansættelsesbreve.
Hvis du er usikker på, hvad du skal skrive i brødteksten i et forretningsbrev, kan du gennemgå disse eksempler på jobsøgning og ansættelsesbreve for at få inspiration.
