Efter at have analyseret dine forretningskrav og gennemført din leverandørsøgning, er du klar til at starte kød-og-kartofler i leverandørudvælgelsesprocessen. En velskrevet anmodning om forslag (RFP) el anmodning om tilbud (RFQ) er nøglen til at vælge den bedste leverandør til den bedste værdi for din virksomhed. Det er ikke svært at skrive begge typer anmodninger, hvis du forstår dokumentets mål og funktion.
Beslut hvilken du vil skrive
An RFP bruges, hvis kvalitet, service eller det endelige produkt vil være forskellig fra hver leverandør, der svarer.
An RFQ bruges til varer, enkle tjenester eller ligetil/ukomplicerede dele med lidt eller ingen plads til produkt- eller servicedifferentiering mellem reagerende leverandører. Forhandlingspunkter er snævre, herunder varer som leveringsplaner eller pakkemuligheder.
Målene for begge dokumenter bør omfatte:
- Indhentning af detaljerede forslag til evaluering af hver leverandørs svar, så din virksomheds bedste interesser tilgodeses på alle fronter.
- Udnyttelse af den konkurrencedygtige karakter af leverandørudvælgelsesprocessen for at forhandle den bedst mulige aftale.
- Sikring af, at alle interessenters interesser i din virksomhed bliver imødekommet og opnået enighed.
- At sætte din virksomhed i kontrol over hele leverandørudvælgelsesprocessen og sætte udvælgelsesreglerne på forhånd.
- Opbyg partnerskabet mellem dig og leverandøren lige fra starten.
Strukturering af tilbudsforslag eller tilbudsanmodning
RFP eller RFQ bør struktureres på en måde, der klart og kortfattet præsenterer dine behov for leverandøren. Hvert dokument vil være forskelligt afhængigt af den type virksomhed og produkt, du søger efter, men der er nogle standardsektioner, der bør inkluderes i enhver typisk RFP eller RFQ. Skræddersy hver sektion til dine individuelle behov:
- Indsendelsesoplysninger give vigtige oplysninger, som leverandører kan kende, såsom deadlines, din virksomheds postadresse og en kontaktperson for spørgsmål og afklaringer.
- An introduktion og resumé giver potentielle leverandører et kort overblik over din virksomhed og kravene til dit produkt eller din service. Det bør skrives efter hele dokumentet er færdigt for at gøre det nemt for dig at opsummere de vigtigste punkter.
- EN virksomhedsoverblik og baggrund beskriver din virksomhed, produkter og markedssektor. Dette vil hjælpe potentielle leverandører til at forstå de behov, du forsøger at opfylde.
- Det detaljerede specifikationer skal være den længste del af dokumentet. For en RFP vil den indeholde de kvalitative mål og krav, der vil drive udvælgelsesbeslutningen. For en RFQ bør dette afsnit give de kvantitative mål, du søger i leverandørens svar. Eksempler på kriterium kan omfatte produkttegninger, tekniske tolerancer, serviceniveauer, milepæle, leverancer og tidslinjer, tekniske eller forretningsmæssige krav, softwarefunktionalitet og hardware krav.
- Forudsætninger og begrænsninger leverandører skal gøres opmærksomme på er anført i dette afsnit. Undladelse af at være ligefrem og på forhånd med leverandøren vil åbne døren til genforhandling af aftalen på et senere tidspunkt og muligheden for at belaste forholdet, du har til din leverandør. Mulige emner omfatter rejseudgifter, opgraderings-/ændringsomkostninger og licensrettigheder.
- Nogen vilkår og betingelser af kontrakten skal være opført, for at sælgeren kan give et retfærdigt og ærligt svar. Disse kan omfatte finansieringsmuligheder, kontraktlængde, fornyelsesmuligheder, garantier, leveringsbøder, serviceniveauer osv.
- Udvælgelseskriterier om, hvordan du vil træffe din beslutning, er det sidste afsnit. Nogle virksomheder foretrækker at holde disse oplysninger fuldstændigt fortrolige, mens andre virksomheder mener, at dette vil hjælpe potentielle leverandører med at fokusere på det, der er vigtigt for din virksomhed.
Distribuer til leverandører
Endelig, skrive et følgebrev og send kopier af din RFP eller RFQ til hver af de leverandører, du valgte under din søgeproces. Sørg for, at passende kontaktoplysninger er inkluderet for at yde assistance til enhver leverandør, der har brug for det.
