Outsourcing er forretningspraksis med at indgå kontrakt med en ekstern part om at tage sig af visse opgaver i stedet for at ansætte nye medarbejdere eller tildele disse opgaver til eksisterende personale. Det er en populær måde for virksomheder at sænke driftsomkostningerne og strømline driften, mens de stadig håndterer vigtige funktioner.
Outsourcede opgaver kan være lejlighedsvise, såsom at hyre en revisor til at gøre din skat en gang om året. De kan også være en fast del af forretningsdriften, som f.eks aftale med et rengøringsfirma frem for at ansætte pedeller som medarbejdere.
Fordelene ved outsourcing
De virksomheder, du outsourcer til, kan være uafhængige konsulenter eller andre store virksomheder. Uanset størrelsen på den virksomhed, du arbejder med, kan udlicitering af driftsopgaver give en række fordele.
Nøgle takeaways
Outsourcing hjælper dig med:
- Fokus på kerneopgaver
- Lavere omkostninger
- Fremme vækst
- Bevar driftskontrol
- Tilbyd personalefleksibilitet
- Sørg for kontinuitet og risikostyring
- Udvikle internt personale
Fra enkeltmandsvirksomheder til store virksomheder kan virksomheder af enhver størrelse bruge outsourcing at hjælpe deres virksomhed med at vokse og ekspandere og samtidig holde udgifterne så lave som muligt.
Fokus på kerneaktiviteter
En virksomheds backoffice-drift har en tendens til at udvide sig i perioder med hurtig vækst. Denne udvidelse kan binde dine menneskelige og økonomiske ressourcer på bekostning af de kerneaktiviteter, der gjorde din virksomhed succesfuld i første omgang.
Outsourcing af vigtige, men hverdagsagtige aktiviteter kan give dig mulighed for at omfokusere dine interne ressourcer på de aktiviteter, der gør dig rentabel uden at ofre kvalitet eller service.
Lad os f.eks. sige, at din virksomhed lander en stor kontrakt, som vil øge indkøbsvolumen markant på kort tid. Ved at outsource indkøbsansvar frigør du personale til at fokusere på selve kontrakten.
Oprethold lavere omkostninger
Nogle gange kan udgifterne til at købe udstyr eller behov for en ny placering være uoverkommelige. I disse tilfælde er det mere omkostningseffektivt at outsource end at udvide driften internt.
Hvis væksten i din virksomhed resulterer i et øget behov for kontorlokaler, så prøv at outsource simple operationer såsom telemarketing eller dataindtastning i stedet for at flytte til et nyt sted. Det koster måske langt mindre end prisen for at udvide, og det er både mere effektivt og billigere end at flytte.
Outsourcing kan også sænke omkostningerne ved at reducere omkostningerne forbundet med at ansætte nye medarbejdere, såsom:
- En ansættelsessøgning
- Onboarding
- Sundhedsydelser og andre fordele
- Lønskatter
- Øget behov for medarbejdere i ledelses- og HR-stillinger
At arbejde med entreprenører i stedet for medarbejdere kan minimere disse omkostninger, hvilket giver din virksomhed mulighed for at få det samme beløb gjort for mindre.
Fremme vækst
De faste omkostninger ved nogle operationer er ekstremt høje, men du vil måske tilbyde dem for at tilfredsstille kunder, udvide din forretningsmodel eller konkurrere på markedet. Outsourcing kan være en god mulighed, hvis omkostningerne ved at udvide til selv at håndtere disse operationer er for dyrt, ville tage for lang tid at gennemføre eller ville skabe ineffektivitet i din forretningsmodel.
For eksempel ønsker dit lille lægekontor at acceptere en række forskellige forsikringsordninger, men en medarbejder kan ikke følge med alle de forskellige udbydere og regler. Outsourcing til en firma, der er specialiseret i medicinsk fakturering vil koste mindre end at ansætte yderligere kvalificeret personale eller træne eksisterende personale, samtidig med at fordelene for dine kunder øges.
Bevar driftskontrol
Operationer med stigende omkostninger bør overvejes til outsourcing. Afdelinger, der kunne have udviklet sig over tid til ukontrollerede og dårligt administrerede områder, er gode kandidater. En outsourcingvirksomhed kan ofte tilføre din virksomhed bedre ledelsesevner, end hvad der ellers ville være tilgængeligt uden væsentlige omstruktureringer.
Lad os f.eks. sige, at din it-afdeling har for mange projekter, ikke nok mennesker og et budget, der langt overstiger dets bidrag til din organisation. En outsourcingaftale med en it-leverandør vil tvinge ledelsen til at prioritere deres anmodninger, hvilket bringer projekter og udgifter tilbage under kontrol.
Tilbyd personalefleksibilitet
Outsourcing giver operationer eller afdelinger, der har cykliske krav, mulighed for at tilføre yderligere ressourcer, når de er nødvendige. Outsourcing-virksomheden kan så frigives, når tingene går langsommere igen, hvilket bevarer en virksomheds fleksibilitet.
Outsourcing funktioner, såsom når din regnskabsafdeling er short-handed i skattesæsonen og revisionsperioder, giver de ekstra ressourcer, du har brug for i en fast periode på en ensartet måde koste. At arbejde med det samme revisionsfirma eller entreprenør hver gang giver sammenhæng ud over fleksibilitet.
Sørg for kontinuitet og risikostyring
Perioder med høj medarbejderomsætning kan tilføje usikkerhed og inkonsekvens til en virksomhed. Outsourcing giver et niveau af kontinuitet til virksomheden, samtidig med at den reducerer risikoen, som et understandard driftsniveau kan medføre, selv over en kort periode.
For eksempel er din HR-chef på forlænget sygeorlov, og hendes administrative assistent tager på et nyt job. Outsourcing af HR-funktionen reducerer risikoen og giver virksomheden mulighed for at fortsætte driften, mens lederen er utilgængelig. Det giver dig også tid til at ansætte en ny assistent uden at forhaste beslutningen, fordi kontoret er underbemandet.
Udvikle internt personale
Et stort projekt kan kræve kompetencer, som dit personale ikke besidder.Outsourcing på stedet, hvor du henter entreprenører til at arbejde på din egen lokation, kan give dig med de mennesker, der besidder de færdigheder, du har brug for, mens dine folk arbejder ved siden af dem for at tilegne sig en ny færdighed sæt.
Lad os sige, at din virksomhed skal opgradere specialbygget udstyr, men dine ingeniører har ikke de nødvendige færdigheder til at designe det nye og opgraderede udstyr. Outsourcing af dette projekt og bringe de outsourcede ingeniører til at arbejde på stedet giver dig mulighed for medarbejdere til at lære af entreprenørerne og samtidig sikre, at arbejdet udføres med det nødvendige niveau af dygtighed.
Sådan får du mest muligt ud af outsourcing
Virksomheder tænker ofte på outsourcing udelukkende i form af omkostningsbesparelser, men outsourcing kan mere end blot lavere udgifter. Efterhånden som din virksomhed vokser, kan outsourcing være en måde at fremme innovation, forstyrre din branche og få adgang til nye færdigheder, der repositionerer din virksomhed på markedet.
Når du overvejer, hvordan outsourcing kan hjælpe dig med at vokse, skal du ikke begrænse dig til at se på omkostningerne ved at ansætte eksterne entreprenører i forhold til at håndtere en opgave med dit nuværende personale. Fokuser på den værdi, en entreprenørs ekspertise tilføjer til din virksomhed. Uanset om det er ved at udvide produktionen, markedsføre din virksomhed mere omfattende eller forstyrre din måde industrien driver forretning, kan outsourcing give dig mulighed for at innovere, vokse og hæve dig konkurrence.
