Et velkonstrueret medarbejderforslagsprogram – lanceret med organisatorisk engagement, klarhed og løbende kommunikation – kan have en positiv indvirkning på en virksomheds bundlinje og indgyde dens medarbejdere med motivation og entusiasme.
Et dårligt udtænkt, hastigt lanceret, udefineret medarbejderforslagsprogram kan slå folk fra og skabe ond vilje, kynisme og misforståelser. Dette er skæbnen for mange medarbejderforslagsprogrammer, der tankeløst lanceres via en medarbejderforslagsboks. Så planlæg først.
Har din virksomhed brug for en forslagsboks?
Før du starter et medarbejderforslagsprogram, overveje din virksomhedskultur. Modtager du i øjeblikket friske og gennemtænkte ideer?
Hvis medarbejderforslag allerede trænger til overfladen ved personalemøder og i en afslappet samtale, mere uformelle metoder til at opdyrke nye ideer efterlyses derefter et fuldt ud medarbejderforslagsprogram eller forslagsboks. For eksempel:
- Tidsplan afdelingsbrainstormingsessioner.
- Generer ideer om specifikke emner i løbet af dit ugentlige personalemøde.
- Indstil en månedlig frokost for hver medarbejder for at indsende mindst én idé.
- Bed ledere om at medbringe tre medarbejderideer til hvert ledermøde.
Hvis du skal gøre det bedre, så start med at spørge hvad med din kultur er kvælende ideer? Dit program skal fjerne eller omgå disse vejspærringer, før du begynder, ellers er ethvert medarbejderforslagsprogram bestemt til at mislykkes.
Sådan opretter du et anmeldelsesteam
Vellykkede medarbejderforslagsprogrammer kræver ledelse. Opsæt en tværgående team med magten til at implementere de forslag, den modtager. Teamet bør gennemgå forslag og bekræfte deres modtagelse inden for 48 timer. Hvis dette team er alle ledere eller alle direktører, kan det opfattes som ude af kontakt eller blokerende forandring. Så folk på den skal være villige til at ændre sig og villige til at spørge "hvorfor ikke" i stedet for "hvorfor"?
Alle afdelinger, især Økonomi, skal være repræsenteret. Hvis ledere eller direktører gennemgår forslag, så gør gennemgangen til en del af et regelmæssigt planlagt møde, med forslag distribueret og overvejet på forhånd. Hvis en tværfunktionel medarbejderteam er dit valgte forslag gennemgang køretøj, den valg af teammedlemmer til teamet for forslagsgennemgang bør inkludere de positioner, der afspejler, hvordan forretning generelt udføres i din kultur.
Hvis teamet mødes oftere end månedligt, bliver det mere arbejde, end folk normalt er villige til at gøre. Skift medlemmer af dette hold 4-6 gange om året, men ikke alle medlemmer på én gang.
Trin til succes
Opret områder for forslag: Indstil retningslinjer for emner, der er åbne for forslag – medmindre du kun vil opfordre til ting som "sæt en ismaskine i frokoststuen" eller "lad os gå hjem tidligt om fredagen." Disse vil sandsynligvis omfatte ideer, der påvirker omkostningsbesparelser, kvalitet, produktivitet, procesforbedringer, indtægtsgenerering, og moralforbedring.
Kommuniker indsendelses- og gennemgangsprocessen: Del offentligt alle retningslinjerne og især de mål, du forsøger at opnå ved at starte et medarbejderforslagsprogram.
Kræv detaljer om implementeringen: Det er nemt at afbryde en idé, så kræve en forklaring fra forslagsstilleren om, hvordan de mener, den skal implementeres. Du behøver ikke en fuldendt handlingsplan, men mere end en sætning eller to.
Anmod om potentiel påvirkning: Kræv "hvorfor" og "hvordan" ideen vil påvirke virksomheden, herunder en omkostningsbesparelsesanalyse. Men hold processen enkel. Sluk ikke medarbejdere fra start med en tre-siders formular, der virker byrdefuld.
Handler anderledes, når det er medarbejderens eget job: Medarbejdere bør altid tænke på måder at forbedre deres eget job uden at skulle køre det forbi et godkendelsesteam. Giv ledere en måde at belønne folk på som kommer med ideer, der bør implementeres med det samme, men alligevel passer til forslagsprogrammets mål.
Sæt en medarbejder i spidsen: Udpeg en administrator for medarbejderforslagsprogrammet, som vil sørge for, at processen bevæger sig som lovet og ikke hænger fast af en moralsprængende ineffektivt bedømmelsesudvalg.
Udpeg en mester fra den øverste ledelse: Dette giver troværdighed til medarbejderforslagsprogrammet og får forslagsstillere til at føle sig vigtige.
Belønninger og anerkendelse
Belønningen for implementerede forslag skal være klart defineret på forsiden. Hvis medarbejderideen sparer virksomheden penge, modtager medarbejderen i mange medarbejderforslagsprogrammer en procentdel af omkostningsbesparelserne. Denne pris kan svare til 5-20 % af de dokumenterede omkostningsbesparelser.
Erkend, at omkostningsbesparelser er svære at "bevise", hvis du ikke har gode tal, der definerer processen, før medarbejderforslaget implementeres. Ofte er det første skridt i en omkostningsbesparende forslagsimplementering at "måle" processen for at sikre, at du ved, hvordan det fungerer i øjeblikket.
Andre, mindre målbare procesideer kræver en standardbelønning. Ofte, hvad er vigtigst for medarbejderen er anerkendelse.
Belønninger kan omfatte merchandise med firmalogo, gavekort, frokost med en leder af medarbejders valg, en kvartalsvis præmiemiddag og peger mod køb af dyrere varer fra kataloger.
I betragtning af vanskeligheden ved at måle resultatet af mange medarbejderforslag, tilbyder nogle virksomheder disse anerkendelsesbelønninger selv når ideerne tilføjede bundlinjen væsentligt. Dette er ikke så motiverende, som at medarbejderen modtager en del af besparelserne realiseret i en defineret tidsperiode.
Feedback i dit medarbejderforslagsprogram
Gør feedbacken til personer med forslag privat, især hvis ideen afvises. Ellers er det usandsynligt, at folk stikker nakken ud ved at tilbyde forslag ud over det sædvanlige, som muligvis er dine mest frugtbare.
Når et medarbejderforslag implementeres og resulterer i en belønning, anerkend offentligt bidraget på et personalemøde med tilladelse fra den involverede medarbejder. Derudover kan du sende medarbejderforslaget, navnene på medarbejderne på implementeringsteamet og den uddelte belønning.
I mange organisationer ser det ud til, at forslag forsvinder i et mørkt hul, hvorfra de måske ikke dukker op i flere måneder – en garanteret fiasko for medarbejderforslagsprogrammet.
Det er vigtigere at holde deltagerne i medarbejderforslagsprogrammet orienteret om deres forslags fremskridt end at give forslagsstilleren hurtige svar. Medarbejderne vil bare gerne vide, hvad der sker med deres ideer.
En populær tilgang til implementering af forslag er at inkludere forslagsstilleren i ethvert implementeringsteam. Dette holder også forslagene indleveret rimelige. Hvis et forslag accepteres, skal du som minimum angive en implementeringstidslinje, som forslagsstilleren forstår.
Flere tips til et vellykket forslagsprogram
Medarbejderforslagsprogrammer skal lægge vægt på kvalitet frem for kvantitet af forslag. Mange programmer tilskynder til det modsatte, hvilket skaber modløshed, når de ikke giver meget for pengene og den investerede tid.
Anonyme medarbejderforslag anbefales ikke. Folk bør være villige til offentligt at stå bag deres ideer. Det er den type virksomhedskultur, du skal fremme at skabe en succesrig organisation.
Beløn ikke kun de medarbejdere, der indsender vindende ideer. Beløn og anerkend de ledere og supervisorer, der gør det bedste stykke arbejde opmuntre medarbejderforslag og komme af vejen af fremskridt.
Idéer, der ændrer spil, kommer overalt fra. Overvej også at inkludere kunder og leverandører som forslagsstillere, især efterhånden som dit program for medarbejderforslag modnes.
