Hvis du tog dig tid til at lave en liste over alle de opgaver, du skal udføre for at administrere din virksomhed og derefter bestilte dem i forhold til, hvor meget du kunne lide at gøre dem, hvor ville udgiftspoststyring komme i? To hundrede og halvfjerds? Eller endnu lavere?
Men mens de fleste af os bestemt anser virksomhedsrekordstyring for at være snævert arbejde og har en tendens til at give det et lavpunkt prioriteret, god journalstyring gør ikke kun vores arbejdsliv lettere, men kan give os reel stressaflastning i skat tid. Her er, hvad du kan gøre for at gøre registreringsadministration let:
Hold din virksomhed og dine personlige udgifter adskilt
Det lyder nemt, gør det ikke? Men det er den del af rekordhåndteringen, der falder de fleste i øjnene. Hvis du for eksempel tager en potentiel kunde ud til en runde golf, er det så en personlig udgift eller en forretningsudgift? (Svaret er personligt, fordi greenfee ikke er en fradragsberettiget forretningsudgift). Køretøjer, som du bruger af både personlige og forretningsmæssige årsager, er et andet flerårigt problem. Du skal vide, hvad der kvalificeres som lovlige forretningsudgifter, og hvad der ikke gør det, og være sikker på, at dine virksomhedsregistre afspejler dette nøjagtigt.
Få tilstrækkelig dokumentation til alle forretningsudgifter
Mange forretningsfolk begår den fejl at tro, at "lister" er gode nok til rekordhåndteringsformål. For eksempel har de en liste over køb på deres kreditkortudtog og mener, at det er godt nok i forhold til at hævde disse køb som forretningsudgifter.
Desværre er CRA (Canada Revenue Agency) mere krævende. De accepterer ikke kreditkortudtog eller annullerede checks som tilstrækkelig dokumentation for udgifter, når en faktura eller kvittering normalt ville blive udstedt. IRS er mere tilgivende og vil i mangel af en kvittering generelt acceptere kreditkortudtog og annullerede checks som bevis på udgiftskrav.
Med hensyn til at føre optegnelser er der to punkter at huske på:
Få altid en kvittering. Få for vane at bede om en kvittering, når du foretager et køb - uanset hvor lille. Små udgifter tilføjer også, og du har brug for dokumentationen til dine forretningsregistre.
Mærk evt. dine kvitteringer. Der er stadig virksomheder rundt omkring, der uddeler kvitteringer, der ikke har noget på sig, undtagen datoen varen blev købt, og hvor meget den kostede – hvilket ikke er særlig nyttigt, når du stirrer på en kvittering og prøver at finde ud af, hvad den pågældende vare var, og hvilken forretningsudgiftskategori den passer til. ind i.
Når du får en kvittering, så kig på den og skriv de relevante oplysninger på den, såsom hvad kvitteringen er til og udgiftskategorien.
Få en separat bankkonto til din virksomhed
Mens gebyrerne for erhvervsbankkonti er notorisk høje sammenlignet med personlige konti, er en virksomhedsbankkonto absolut nødvendig for god forretningsrekordstyring. En virksomhedsbankkonto hjælper dig med at holde dine forretningsudgifter og personlige udgifter adskilt. Du indsætter alle dine virksomhedsindtægter på virksomhedskontoen og hæver udelukkende forretningsrelaterede udgifter eller betalinger fra virksomhedskontoen.
Hvilken slags virksomhedsbankkonto skal du have? En checkkonto – helst en, der leverer månedlige opgørelser og returnerer dine annullerede checks til dig.
Forretningstjek hjælper med at gøre din registreringsadministration nem, fordi du kan bruge notatlinjen på forsiden af hver check til at dokumentere det forretningsmæssige formål med udgiften.
Har og brug et separat kreditkort til erhvervsudgifter
Hvis du bruger dine personlige kreditkort til forretningsformål, vil du hurtigt falde i et mylder med rekordhåndtering. Et virksomhedskreditkort forenkler i høj grad din virksomhedsregistrering ved at hjælpe med at holde dine personlige og forretningsmæssige udgifter adskilt (det hjælper også med at få din virksomhed til at se mere professionel ud).
Før en kilometerlog over dine forretningsrejser
Hvis du bruger nogen af dine køretøjer til erhvervsformål, vil en kilometerlog være en stor hjælp til rekordhåndtering. Bemærk kilometertal (eller kilometer) på kilometertælleren i begyndelsen af året, og indtast derefter kilometertal efter dato, hver gang du bruger køretøjet til et forretningsformål. At opbevare din kilometertal i handskerummet på dit køretøj vil gøre dette nemt. Hvis du har mere end ét køretøj, som du bruger til forretningsformål, skal du føre en kilometerlog i hver.
Gem alle dine virksomhedsregistre for et bestemt skatteår sammen
At have dine virksomhedsregistre spredt over det hele er en reel tidsspild, når det kommer til regnskab eller forberedelse af dine skatter, og at organisere dit virksomhedsregistreringssystem efter regnskabsår vil gøre det meget nemmere at finde de virksomhedsregistre, du har brug for, når du har brug for det dem.
Opbevar dine virksomhedsregistre i det korrekte tidsrum
Af en eller anden grund ser der ud til at være en del forvirring om, hvor længe du skal opbevare dine virksomhedsregistre. Skattemæssigt, "hvis du indsender dit opgørelse til tiden, skal du opbevare dine optegnelser i minimum seks år efter udgangen af det skatteår, de vedrører". Denne seksårige periode starter fra sidste gang, du brugte forretningsregistreringerne, ikke fra det tidspunkt, hvor transaktionen fandt sted.
For amerikanske selvangivelser, "bevar optegnelser i tre år fra den dato, du indgav din oprindelige selvangivelse eller to år fra den dato, hvor du betalte skatten, alt efter hvad der er senere, hvis du indgiver et krav om kreditering eller tilbagebetaling, efter du har indgivet din returnering. Gem optegnelser i syv år, hvis du indgiver et krav om tab fra værdiløse værdipapirer eller fradrag for dårlig gæld."
Regnskabssoftware gør det nemt
Med deres brugervenlighed, tilgængelighed fra mobile enheder og lave omkostninger kan nutidens cloud-baserede regnskabssoftwarepakker til små virksomheder i høj grad forenkle registreringshåndteringen. For omkring $10 om måneden tilbyder softwareleverandører som FreshBooks og Zoho grundlæggende startpakker velegnet til freelancere og enkeltmandsvirksomheder, herunder fakturering, udgiftssporing og enkel rapportering. Tænk på fordelene ved at kunne for eksempel sende en faktura direkte fra din smartphone, tag en billede af en frokostkvittering med en klient og optag den som en udgift, eller spor fakturerbar tid med en indbygget timer.
Disse otte ting, du kan gøre for at gøre din rekordhåndtering nem, er ikke svære. Ligesom mange af de administrative forretninger, der er relateret til at drive en virksomhed, kræver de blot at etablere gode vaner og vedholdenhed. Men hvis du anvender disse regler nu og følger dem igennem, vil du se en enorm forskel næste skat, og dit regnskab bliver lettere hele året rundt.
