En af de vigtige fakta om Human Resources er, at du har masser af papirarbejde. Tons og tons og tons. Indrømmet, meget af det er elektronisk i disse dage, men princippet består. HR fører journalføring. Og du skal holde disse optegnelser. Men det grundlæggende spørgsmål at stille er, hvor længe skal HR opbevare medarbejderfiler?
Her er de grundlæggende retningslinjer for HR-journalføring. Husk dog, at statens love kan afvige fra disse retningslinjer. Hvis statens love og føderale love er i konflikt, skal du altid opbevare optegnelserne baseret på det krav, der er længere. Det er bedre at beholde noget for længe end ikke længe nok.
Følgende standarder for opbevaring af journaler er baseret på oplysninger fra Society of Human Resource Management (SHRM).
Hvor længe skal du beholde ansættelsesjournaler
Du skal gemme alle CV'er, interviewnotater, ansøgninger og jobopslag og endda en registrering af dine søgninger gennem dit ansøgersporingssystem i et år efter beslutningen om at lave et jobtilbud blev lavet. Så hvis du interviewer en ansøger, og hele processen trækker ud i tre måneder, er det ikke før
Hvorfor skal du gøre dette? Hvis nogen nogensinde sætter spørgsmålstegn ved din ansættelsesbeslutning, bliver du nødt til at vise, at du var det ikke diskriminerende ulovligt på nogen måde, form eller form. Love som f.eks Lov om amerikanere med handicap, Titel VII og mange andre kræver, at du viser, at du overholder reglerne. Vedligeholdelse af disse optegnelser hjælper dig med at gøre dette.
Hvor længe skal du opbevare narkotikatestjournaler
Hvis du har brug for stoftest ved førtidsansættelse er testresultaterne en del af ansættelsesjournalen, og du bør opbevare en kopi af dem i et år. Hvis du foretager yderligere stoftest, hvad enten det er på grund af en hændelse, der sker på arbejdet eller som en del af en stikprøvekontrol, skal du også opbevare disse registreringer i et år.
Men hvis du er underlagt Department of Transportation-bestemmelser, så er minimumstiden for at opbevare narkotikatestregistre fem år.
Hvor længe skal du beholde løn-/tidskort osv.?
Loven kræver, at du opbevarer disse optegnelser i tre år, men nylige retssager betyder, at det ville være smartere for dig at opbevare dem i længere tid. Du ønsker at holde et register over, hvor meget hver medarbejder blev betalt, og hvor mange timer de arbejdede i hele deres embedsperiode i din virksomhed. Gem dine optegnelser i mindst fem år efter, at medarbejderen forlader, uanset årsagen.
For fritagne medarbejdere behøver du naturligvis ikke føre tidsregistrering, da deres løn er den samme uanset antallet af arbejdstimer.
Men hvis du nogensinde fejlklassificerede en medarbejder som fritaget, når han eller hun skulle have været ikke-fritaget, kan disse opgørelser over arbejdstimer guide dig til at betale skyldigt overarbejde. Sørg for, at du medtager, hvordan virksomheden har beregnet løn. For eksempel skal du spore, om det var lige løn, løn plus kommission, overarbejde, akkord eller lige timeløn.
Du skal gøre dette ikke kun for løn- og skattespørgsmål, men mange andre beslutninger afhænger af antallet af arbejdstimer. For eksempel er berettigelse til FMLA afhængig af antallet af arbejdstimer på et år. Hvis du har en deltidsfritaget medarbejder, vil du måske overveje at kræve tidsregistrering for at bestemme FMLA-berettigelse. Du skal også kunne bevise, at du har betalt dine arbejdere for alle de timer, de har arbejdet.
Hvor længe skal du beholde formular I-9
Opbevar medarbejder-I-9-formularen, gemt adskilt fra dine personaleregistre, i tre år efter, du har ansat medarbejderen, og i et år efter ansættelsesophør, alt efter hvad der er senere.
Du opbevarer disse formularer adskilt fra personalefiler, så hvis regeringen anmoder om at kontrollere dem, vil medarbejderne ikke have adgang til resten af oplysningerne i medarbejderens personaleregistre.
Hvor længe skal du opbevare oplysninger om sundheds-/pensionsydelser
Du skal opbevare registrene over dine planer for alle dine fordele i mindst seks år. Domstolene har fastslået, at hvis en medarbejder sagsøger dig og siger, at han eller hun fortjener en højere pension, er det f.eks. arbejdsgiverens ansvar for at bevise, at de ikke skylder mere, ikke medarbejderens ansvar for at bevise, at de gør. Gem alle disse sammenfattende planbeskrivelser.
Hvis du har tidligere ansatte, der er berettiget til COBRAFor at udvide deres sundhedsmæssige fordele, bør du også opbevare disse optegnelser i seks år for at være sikker. Loven specificerer ikke opbevaring, men da dette kunne gælde under Employee Retirement Income Security Act (ERISA), kræver denne lov opbevaring i seks år. For at være på den sikre side, smid ikke disse plader ud.
Se Cornell Law School Legal Information Institute for Employee Retirement Income Security Act (ERISA) for afklaring.
Hvor længe skal du opbevare FMLA-registreringer
Når en medarbejder anmoder om FMLA, skal du beholde det papirspor, selvom du nægter orloven i tre år. Sørg for at holde styr på hver enkelt medarbejders orlov – hvornår den begyndte, og hvor meget tid der bruges. Hvis medarbejderen har intermitterende FMLA, skal du sørge for at spore hver orlov og dokumentere antallet af timer Brugt. Datoer og antal timer skal dokumenteres. Husk, at intermitterende orlov kan bruges et par timer på en dag eller et par dage om ugen. Dokumenter det hele og bevar disse optegnelser.
Husk, at dette ikke er en udtømmende liste og kun gælder for føderale vedtægter. Du kan være underlagt yderligere love om opbevaring af registre, hvis du for eksempel er en føderal entreprenør, eller din stat har andre standarder. Når du er i tvivl, så smid den ikke ud.
Du kan få adgang til yderligere ressourcer om registrering og obligatorisk rapportering hos Society of Human Resource Management (SHRM).
Bemærk venligst, at de angivne oplysninger, selvom de er autoritative, ikke garanteres for nøjagtighed og lovlighed. Siden læses af et verdensomspændende publikum ogansættelseslovgivning og reglerne varierer fra stat til stat og land til land. Vær venlig søge juridisk bistand, eller bistand fra statslige, føderale eller internationale regeringsressourcer for at sikre, at din juridiske fortolkning og beslutninger er korrekte for din placering. Disse oplysninger er til vejledning, ideer og assistance.
