Den årlige medarbejderpræstationsgennemgang er en vigtig menneskelig ressourceproces til at dokumentere, hvor godt en medarbejder har klaret sig gennem året, en mulighed for at give feedback til medarbejderen, og fungerer som springbræt til at sætte præstations- og udviklingsmål for det kommende år.
Dog det årlige arbejdspladsritual blevet sammenlignet med en tur til tandlægen for at få en rodbehandling. Begge kan være præcise beskrivelser. Ligesom at passe på dine tænder, er grunden til, at den årlige præstationsgennemgang ender med at føles som en rodbehandling, på grund af manglende forebyggende vedligeholdelse.
Med en sund mængde forudgående planlægning og regelmæssige kontroller kan den årlige præstationsgennemgang være lige så smertefri som en årlig tandrensning. Her er syv måder, hvorpå en leder kan forberede sig til en årlig medarbejdergennemgang for at gøre det til en produktiv og smertefri diskussion:
1. Start med præstationsforventninger og -mål
Forberedelse til en årlig resultatgennemgang starter med ansættelsesprocessen. Et velskrevet jobopslag og jobbeskrivelse præciserer tydeligt, hvad der forventes af medarbejderen, og hvordan en god præstation skal se ud.
Præstationsforventninger behøver ikke tage form af en formel jobbeskrivelse. Bare sørg for at diskutere disse forventninger og mål med medarbejderen og gense dem med jævne mellemrum. Ting kan ændre sig, og når de gør det, bør medarbejderen ikke være den sidste, der ved det.
2. Giv regelmæssig feedback gennem hele året
En stor del af at gøre den årlige gennemgang smertefri er elimineringen af overraskelser. Medarbejdere fortjener og har brug for positiv og kritisk feedback på regelmæssig basis. For at feedback skal være effektiv, skal den være rettidig, leveret så hurtigt som muligt efter præstationsresultatet eller adfærden. Selvfølgelig kan kritisk feedback svie lidt, men det er langt mindre smertefuldt end at få det hele på én gang i slutningen af året.
3. Håndter præstationsproblemer hurtigt og beslutsomt
Den årlige gennemgang er IKKE tiden til at tage fat på et alvorligt præstationsproblem for første gang. Ledere skal lære at genkende, diagnosticere og diskutere præstationsproblemer i løbet af året.
4. Vedligehold dokumentation hele året
En af de sværeste dele af forberedelsen til en anmeldelse er at prøve at huske alt, hvad der skete i løbet af et år. Når en leder ikke registrerer medarbejdernes præstationer og adfærd i løbet af året, har de en tendens til at basere deres anmeldelse på nyere hukommelse.
En simpel måde at dokument hele året er at føre en mappe for hver medarbejder for resultatrapporter, eksempler på god og dårlig adfærd, resuméer af diskussioner, kundefeedback, tilstedeværelsesregistreringer og alt andet, der vedrører præstationsforventninger og mål.
5. Få feedback fra andre
Mens en leder er den bedste person til at evaluere en medarbejders præstation, er det også nyttigt at bede om feedback fra kunder, kolleger og andre ledere. Dette kan gøres på en regelmæssig og uformel basis eller med mere formel undersøgelsesmetodologi. Feedback bør være fortrolig og anonym og bruges samlet til at verificere og understøtte lederens vurdering.
6. Bed om feedback fra medarbejderen
Selvom en leder ALDRIG bør bede en medarbejder om at skrive deres egen anmeldelse, er det en god praksis at bede om en selvevaluering fra medarbejderen som en del af forberedelsesprocessen. Medarbejderen kan have oplysninger, som lederen ikke var bekendt med, og som minimum kan lederen på forhånd få besked om eventuelle blinde vinkler medarbejderen måtte have.
7. Vær forberedt med eksempler
For ydeevne skal du levere objektiv, målbar ydeevnedokumentation, hvis det overhovedet er muligt. For adfærdsmæssig feedback, giv 2-3 specifikke eksempler for hver kompetence.
Når en leder følger disse forberedelsestip, bør den årlige diskussion blot være en opsummering af alt, hvad der allerede er blevet diskuteret i løbet af året. Fokus kan derefter vende sig mod fastlagte forventninger og mål for det følgende år.
