For mange virksomheder får kreditorafdelingen ikke megen opmærksomhed, medmindre noget går galt. Der er dog meget at hente på kreditorafdelingen, der er veldrevet. Omvendt er der en masse problemer, der kan komme fra en, der blot halter. Denne afdeling har ofte en enorm effekt på en virksomheds pengestrøm, og der er muligheder, der kan vindes eller tabes ved at udnytte betalingsaftaler med leverandører.
En veldrevet kreditorafdeling skal kunne drage fordel af mængderabatter og tidlig betaling rabatter samt at bestemme den bedste måde at holde flest kontanter til rådighed for en virksomhed til andre udgifter og investeringer. Denne afdeling skal også være i stand til at sikre, at leverandører overholder deres forpligtelser baseret på aftaler og kontrakter, så hvis mængde- eller kvalitetsstandarder ikke overholdes, løses problemer og passende korrigerende handlinger taget.
Almindelige kreditorproblemer
Selvom der er mange muligheder for at reducere omkostninger og frigøre penge, er der også en række forhindringer, som virksomheder står over for, når de forsøger at nå disse mål. Canons 2014 kreditoroptimeringsundersøgelse viste, at papirbehandling var en af de største kilder problemer for mange organisationer, hvor den tid det tager at håndtere papirfakturering er den største problem. Andre vigtige kilder til bekymring var:
- Sikre at betalinger sker til tiden
- Strømlining af fakturagodkendelsesprocessen
- Opnå de bedste betalingsbetingelser med leverandører og sikre, at forpligtelser overholdes på begge sider
- Beskæftiger sig med en række forskellige leverandørregnskabs- og faktureringssystemer
- Registrering og verifikation af sikkerheden af data og transaktioner
Mange af de anførte problemer er forværret eller skabt af en afhængighed af papirfakturering. Tabt papirarbejde er et hyppigt problem i mange organisationer, hvilket fører til forsinkede eller manglende betalinger. Derudover, mens en række virksomheder er interesserede i at digitalisere deres papirarbejde, sender de fleste leverandører stadig papirfakturaer eller sender dem pr. fax.
De fleste små virksomheder håndterer deres egne kreditorpapirer, og meget af dette gøres manuelt. Da få leverandører er gået over til elektronisk fakturering, bruger de fleste organisationer store mængder arbejdskraft på manuelt at indtaste data og skabe digitale kopier af dokumentation.
Brug af papirdokumentation forsinker ofte fakturagodkendelsesprocessen, da kopier skal laves og afleveres til de relevante medlemmer af ledelsen til gennemgang. Når papirarbejde ikke er let tilgængeligt eller tilgængeligt i digitalt format, er det en udfordring at analysere data og sikre, at de bedste betalingsaftaler indhentes, og at forpligtelser overholdes. Rabataftaler om rettidig og tidlig betaling kan let gå tabt, hvis virksomheder ikke er i stand til at foretage betalinger, når de er påkrævet, så problemer i forbindelse med papirarbejde kan være dyre.
Forbedringer og optimering
På grund af det faktum, at en række spørgsmål relateret til korrekt drift af kreditorafdelinger stammer fra samme grundlæggende årsager, er der også et par justeringer, som organisationer kan foretage, som vil tage sig af mange bekymringer på samme tid tid. Tre af de mest effektive måder, hvorpå virksomheder kan strømline processer i deres kreditorafdeling, er at:
- Brug objektkaraktergenkendelse til at digitalisere papirarbejde
- Udnyt online portaler, der er tilgængelige for leverandører
- Opret ledelsesarbejdsgange
OCR
Mens mange virksomheder rutinemæssigt drager fordel af scannere til at lave digitale kopier af papirarbejde, involverer dette generelt kun at skabe et billede af et dokument, der er gemt på en computer. Det betyder, at oplysninger stadig skal indtastes manuelt i en database, så selvom tab af poster er mindre af et problem, er det stadig tidskrævende.
Objekttegngenkendelse, eller OCR, involverer scanning af et dokument og hente data fra det. Disse data kan automatisk tilføjes til en database eller et regneark. OCR-processen hjælper med at reducere problemet med manuelle dataindtastningsfejl og gør det muligt at indtaste oplysninger, så snart papirerne er modtaget. OCR tager omtrent samme tid for en medarbejder som at scanne et dokument for at oprette en billedfil, og det kræver generelt ingen ekstra trin. Per Gartner er der organisationer, der er i stand til at bogføre 80 procent eller mere af deres fakturaer, uden at en medarbejder skal være direkte involveret.
Leverandørportaler
Strømlining af processen for indtastning af fakturaer og data i et centraliseret system kan gøre det muligt for virksomheder at oprette eller tage fordel ved en online portal, der giver en virksomhed og dens leverandører mulighed for at spore ordrer, se på fakturaer og se, hvornår betalinger er lavet. At stille disse data til rådighed for en række enkeltpersoner i en organisation kan hjælpe med at sikre, at kreditorafdelingen har ordentligt tilsyn, og det kan hjælpe med at fremskynde den tid, det tager at godkende fakturaer. At lade leverandører få adgang til portalen gør det muligt for disse virksomheder at indsende fakturaer og spore betalinger samt blive gjort opmærksom på eventuelle problemer med modtagne leverancer eller faktureringsproblemer.
Etablere arbejdsgange og processer
Uanset hvor en organisation beslutter sig for at håndtere deres datahåndteringsindsats, er det vigtigt, at der er en etableret proces på plads til styring af konti og betalinger. Dette gør det muligt for virksomheder at sikre, at driften fungerer og finde ud af alternativer, hvis de er besværlige eller fører til fejl eller forsinkelser. Ifølge Deloitte, bør disse processer detaljere, hvad kreditorafdelingen gør, når den modtager en faktura, hvordan data indlæses og deles, og hvad processen er for at få fakturaer godkendt. Der bør også være retningslinjer for at bestemme de bedste måder at håndtere betaling af forskellige typer leverandører på.
Mens mange leverandører tilbyder rabatter for betaling inden for 30 eller 90 dage, er det muligvis ikke rabatten værd, hvis det hæmmer en organisations pengestrøm. Det er også vigtigt, at der er en måde at verificere, at både virksomheden og leverandørerne overholder forskrifterne i en kontrakt eller aftale. Etablering af arbejdsgange til håndtering af disse problemer kan hjælpe organisationer med at træffe de rigtige valg.
Når leverandører ikke leverer til tiden, i tilstrækkelige mængder eller passende mængder af lager, vil virksomheder måske ikke betale fakturaer, før disse forhold er løst. En arbejdsgang kan være afgørende for at fastslå, hvad der skal gøres, når disse problemer opstår. Derudover skal betalinger til leverandører også foretages til tiden for at forhindre tab af rabatter eller pådrage sig bøder for forsinkede betalinger. Hver leverandøraftale skal dokumenteres og opdateres, efterhånden som tingene ændrer sig, og processer skal sikre, at hver konto håndteres korrekt.
At skabe arbejdsgange kan også hjælpe en virksomhed:
Outsourcing
Digitalisering af journaler, implementering af OCR og brug af en portal, som leverandører har adgang til, er måske ikke noget, der er nødvendigt for mindre virksomheder, men organisationer bør ikke antage, at omkostningerne vil forhindre en virksomhed i at kunne drage fordel af dem. Selvom omkostningerne ved at oprette og vedligeholde elektroniske systemer kan være uoverkommelige for mange små og mellemstore organisationer, er det ofte ikke nødvendigt at gøre det internt. Der er en række tredjepartsudbydere, som organisationer kan outsource disse opgaver til. Organisationer kan få outsourcet assistance til alt fra opsætning af en OCR-proces til at hjælpe en virksomhed med at skabe arbejdsgange til analyse af leverandørkontrakter.
Mens organisationer måske ikke er i stand til at betale omkostningerne ved implementering af forskellige it-systemer alene er det ofte meget overkommeligt at få en tredjepart til at håndtere dem. Virksomheder bliver nødt til at sammenligne omkostningerne ved at bruge eksterne parter til at udvikle disse systemer med de potentielle besparelser og værdien af frigøre kontanter, men outsourcing giver organisationer mulighed for at drage fordel af teknologi og systemer, der normalt ville være for dyre.
- Sikre at indkøbsordre oprettes for hver ny ordre
- Bekræft, at fakturaer matcher modtagne produkter og opfylder kontraktlige aftaler
- Tjek optegnelser for at sikre, at betalinger foretages, at de er foretaget til tiden, og at de ikke duplikeres
- Bestem den bedste metode til betaling af fakturaer, såsom via elektroniske pengeoverførsler eller kreditkort, for at reducere gebyrer
