Uanset om du er starte en eventplanlægningsvirksomhed til sociale arrangementer, forretningsarrangementer eller en kombination af begge, bør du vide, hvordan du opkræver betaling for tjenester.
Flere faktorer spiller ind for at bestemme din sats, bl.a begivenhedsplanlægning og driftsudgifter, lønninger og overskud. Priserne varierer afhængigt af, hvor du driver din virksomhed, typer af projekter, du påtager dig, og hvad markedet er villig til at betale.
Måder, begivenhedsplanlæggere strukturerer deres gebyrer på
Hvis du vil starte en deltids- eller endda fuldtidsvirksomhed, er der omkring fem måder at strukturere dit arrangementsgebyr på og angiv dine gebyrer til dine kunder:
- Fast projekthonorar
- Procent af udgifter
- Timeløn
- Udgiftsprocent plus timepris
- Kommissionsberettigede satser
For de følgende forklaringer og eksempler, lad os antage, at du vil tjene et gennemsnit på 75 USD i timen for dine tjenester.
Gebyrer baseret på en fast projektsats
Mange kunder foretrækker at vide, hvor meget et projekt vil koste, inklusive alle gebyrer.
Flade projektgebyrer bruges typisk til pakkede begivenheder, såsom dem, der findes med sportsmarkedsføringsprogrammer, og kan beregnes pr. person med mange betingelser og forbehold. I dette scenarie kan klienten aftale direkte med begivenhedsplanlæggeren for at koordinere al logistik, catering, mødested, logiudgifter osv.
Antag for eksempel, at du bliver ansat til at organisere en endags historisk byrundtur for 15 gæster. Din klient vil have, at du citerer et fast gebyr for transport, en privat guide, frokost og alle/alle adgangsgebyrer til spillesteder. De beder dog også om, at du giver en opdeling på højt niveau af hver udgiftspost.
Som en event planlægger, for at tilbyde dette, skal du komme med et fast gebyr ved at bestemme, hvor meget alle aspekter af projektet vil koste. Du skal forhandle og beregne omkostningerne for alle tjenester, inklusive din tid, og angive et samlet beløb for udgifter.
Dette lægger ansvaret for at administrere et budget direkte på dig og kræver at forudse en række scenarier, hvor omstændighederne kan ændre sig. Det er dit ansvar og din risiko at identificere nødvendige indskud, betale for alle tjenester og holde ansvaret for alle serviceaftaler.
Gebyrer baseret på en procentdel af udgifter
I gennemsnit bør begivenhedsplanlæggere opkræve mellem 15-20 % af de samlede omkostninger ved en begivenhed som en del af deres gebyr. Afhængigt af programmets kompleksitet og mængden af tid, det tager at planlægge og udføre en begivenhed, er dette nogle gange nok til at dække en planlæggers samlede omkostninger og profitkilde.
Antag for eksempel, at du bliver ansat til at organisere en privat middag på en eksklusiv restaurant for 40 gæster med et gennemsnit på $175 pr. person. Lad os anslå, at det tager dig i alt 15 timer at mødes med din klient, planlægge, deltage og gennemføre al opfølgning på denne begivenhed. Hvis du opkræver en sats på 18 % af de samlede udgifter, tjener du kun lidt mere end din målrettede timepris på 75 USD/time:
175 USD x 40 gæster = 7.000 USD x 18 % = 1.260 USD
15 timer x $75/time = $1.125.
Hvis klienten indgår kontrakt med dig om alle tjenester direkte, vil den subtotale hændelsesudgift til klienten være i alt $8.260.
Gebyrer baseret på timepris
Nogle kunder foretrækker, at begivenhedsplanlæggeren angiver en timepris for tjenester og estimerer det samlede antal timer til at administrere og udføre et givent klientprogram. Det kan ligne den faste projektsats, men det giver mulighed for mere fleksibilitet fra begge parters side til at tilpasse sig ændringer, der kan være nødvendige undervejs.
Mange business event planlæggere vil fakturere time for tjenester. Det giver en kunde mulighed for at vide, hvor meget det vil koste at leje dine tjenester og giver dem mulighed for at beregne et rimeligt budget. Ofte er årsagen til dette, fordi kunden ønsker at have bedre styr på eventuelle uventede udgifter.
Husk altid at definere nøje parametre omkring forventninger, så begge parter er enige om, hvilke ydelser der skal leveres. Som begivenhedsplanlægger bør du inkludere en henvisning til fakturering for alle rimelige forretningsudgifter, der måtte være påløbet.
Nogle begivenhedsplanlæggere kan markere driftsudgifter såsom forsendelse, billeje og andre diverse udgiftsposter med så meget som 15-20 %. Hvis du gør det, bør du oplyse sådanne markeringer og indhente aftale med din klient på forhånd.
Når det kommer til timepriser for begivenhedsplanlægning, er det også vigtigt at bestemme, hvor ofte du må fakturere for din tid.
Lad os for eksempel antage, at en klient er ansætte dig oktober for at arrangere et endagsseminar i marts. Dine ydelser indgås i kontrakt for at skaffe og forhandle om stedet, cateringydelser, A/V og bidrage til indholdsskabelsen for et begrænset antal kommunikationspunkter (dvs. invitationer, dagsorden, evalueringsskemaer osv.).
Din kunde ansætter dig også til at levere administration på stedet. Du etablerer en aftale på forhånd om, at du vil fakturere for identificerede tjenester på forskellige tidspunkter, og vil fremsende fakturaer for alle tjenester, der er udført til dato på ugentlig, anden uge eller månedlig basis.
I henhold til denne aftale skal du og din klient begge udarbejde en detaljeret arbejdserklæring, der inkluderer begge parters forventede ansvar. Derefter kan du anslå et samlet budget på så mange timer plus rimelige udgifter (vær klar over, hvad disse detaljer kan omfatte).
Gebyrer baseret på procentdel af udgifter plus fast gebyr/timetakst
Nogle gange bliver du hyret til at arrangere et arrangement, og uanset årsagen foretrækker kunden en sats baseret på en procentdel af udgifterne. Dette er dog ikke nok til at dække omkostningerne ved din samlede tid og tjenester. I disse situationer er det rimeligt at præsentere dine gebyrer til en samlet pris i to forskellige kategorier.
For eksempel hyrer en klient dig til at organisere begivenheder i forbindelse med en konference. Din opgave er at organisere to private middage og en golfudflugt med hver 50 gæster. De samlede omkostninger for disse kombinerede begivenheder løber på omkring $20.000, men det kræver omkring 60 timer af din tid, og kompleksiteten af dette projekt kan retfærdiggøre en højere fortjenstmargen. Med det i tankerne kan du komme til dit endelige faste gebyr og timepris med følgende beregninger:
Anslået procentdel af udgifter:
20.000 USD x 18 % = 3.600 USD
Timeprisestimat:
60 timer x 75 USD/time = 4.500 USD
Timeunderskud:
$3,600-$4,500 = -$900.
Hvis du kommer til et underskud, som vi gjorde i eksemplet ovenfor, kan du vælge at tilbyde 15 timer til at styre logistikken for flere eksterne leverandører. Dit citat kan så afspejle følgende:
Subtotale begivenhedsudgifter: $23,600
Fast gebyr: $1.125 (baseret på 15 timer ved $75/time)
I dette scenarie skal du omhyggeligt fastslå, at du har estimeret dine timer korrekt (en konto til dækning af ikke-standardiserede driftsudgifter såsom personlige rejser). Som forventet er de færreste kunder glade for senere at se stigninger i udgifterne, medmindre der gives berettigede grunde.
Gebyrer baseret på provisionspligtige takster
En anden måde, som begivenhedsplanlæggere kan opkræve gebyrer for tjenester, er ved at sikre begivenhedsplads gennem spillesteder, der tilbyder en kommissionsberettiget pris. Disse er gebyrer, der typisk gives til rejsebureauer for booking af billetter, hotelværelser og andre former for transport.
For eksempel kan mange hoteller forlænge en kommissionsberettiget sats op til hele 10 % til gæsteværelser og andre udgifter.
Selvom nogle begivenhedsplanlæggere vil omfavne kommissionspriser som en indtægtskilde for sig selv, erfarne kunder kan stille spørgsmålstegn ved begivenhedsplanlæggerens følelse af loyalitet, når kommissionsberettigede priser er involveret. Af den grund vil mange erfarne planlæggere begrænse ethvert planlægningsvalg, der inkluderer en kommissionsberettiget pris eller forhandle uforpligtende priser for deres programmer og videregive denne kilde til besparelser direkte til deres klients bundlinie.
Yderligere kan nogle kunder være opmærksomme på, at der eksisterer kommissionsberettigede priser og forventer ikke deres yderside konsulenter til at fakturere ved hjælp af en af de andre identificerede faktureringsmetoder, vi har skitseret og stadig betaler en kommissionsberettiget sats. Generelt betragtes det ikke som god form af mange begivenhedsplanlæggere at "dobbelt-dip" deres indtægtsstrøm på denne måde.
Hvis du accepterer bestilte priser, er det bedst ikke at opkræve dine kundegebyrer for dine tjenester ved at bruge alternative faktureringsmetoder.
Der er scenarier, hvor kommissionsberettigede priser giver mest mening, såsom en mindre nonprofitorganisation eller forening, der muligvis ansætter dine tjenester til en medlemsbegivenhed eller et møde, og størstedelen af gebyrerne betales direkte af deltagerne i stedet for organisation.
Et andet scenarie kan være, hvis din klient køber kundegaver fra dig, og du kan også tilbyde salgsfremmende varer distributionstjenester. I så fald skal du blot forhandle om salgsfremmende varer og ikke opkræve betaling for dine tjenester på timebasis, medmindre din klient er klar over alle gebyrer på forhånd.
