Mange virksomheder begyndte at bruge ERP-systemer (Enterprise Resource Planning) i stedet for regnskabssoftwareapplikationer.
Et ERP-system adskiller sig fra regnskabssystemer ved, at regnskabssystemer kun udfører regnskabsrelaterede opgaver. Et ERP-system kan dog ikke kun håndtere regnskabsopgaver, men også generelle forretningsledelsesopgaver.
Samlet set er det en mere kraftfuld platform.
Et ERP-system er i bund og grund en suite af softwarepakker, der kan udføre regnskab, produktplanlægning og udvikling, fremstilling, lagerstyring, salgsstyring, menneskelige ressourcer og anden virksomhed opgaver.
Ligesom omkostninger ved et regnskabssystem, vil du ikke kun overveje licensafgifterne, når du vælger et ERP-system, men de samlede omkostninger ved selve ERP-systemet:
- Implementering
- Uddannelse
- Udvikling til tilpasning
- Process Redesign
- Vedligeholdelse
- Opgraderinger
- Support
Omkostning 1: Implementering
Det er nødvendigt at få fagfolk til at installere og konfigurere dit ERP-system, så du bliver nødt til at inkludere disse implementeringsomkostninger i den samlede pris for ERP-systemet. ERP-systemer er komplekse softwareapplikationer, så du bliver sandsynligvis nødt til at ændre operativsystemer, opgradere eller ændre servere og ændre anden hardware og software, du bruger på din virksomheds netværk, for at ERP-systemet kan køre ordentligt.
Du skal også – eller bør – opsætte et testmiljø som en del af implementeringen, så du kan teste ERP-systemet uden at påvirke din virksomheds reelle data. Dette kan spare mange potentielle arbejdstimer, hvis der er problemer med implementeringen.
Pris 2: Træning
Som nævnt er et ERP-system en kompleks softwareapplikation, der kan opfattes som en suite af softwareprogrammer, der samtidig er kompatible. Dine medarbejdere skal have undervisning i, hvordan de bruger programmerne, fordi et ERP-system ikke er så intuitivt eller let at bruge som et grundlæggende regnskabsprogram, som f.eks. QuickBooks eller Peachtree.
Din virksomheds medarbejdere har brug for tid og træning. Ofte vil ERP-leverandøren tilbyde yderligere træning efter anmodning til en standardiseret timepris. Der vil være tidspunkter, hvor en konsulent bliver nødvendig, hvis der er tale om specialiseret indhold eller der opstår et særligt vanskeligt behov. Under alle omstændigheder skal du medregne disse ekstra omkostninger i din analyse, når du gennemgår ERP-systemer til køb.
Omkostninger 3: Udvikling til tilpasning
Et ERP-systems out-of-the-box-funktionalitet vil ikke være nok til, at du kan drive din virksomhed effektivt. Du bliver nødt til at afholde nogle udgifter til at udvikle skræddersyede rapporter, så dine medarbejdere nemt kan udføre deres daglige og månedlige opgaver.
Et ERP-system kan lagre en betydelig mængde information, men brugerne er begrænsede i måden, de kan få adgang til informationen på. Derfor er det ikke ualmindeligt at have it-medarbejdere dedikeret til at udvikle skræddersyede rapporter til forskellige afdelinger, så forretningsprocesser og analyser kan udføres rettidigt.
Omkostninger 4: Process Redesign
Hvis din virksomhed opgraderer fra et regnskabsprogram til et ERP-system, så vil du helt sikkert have en masse processer, der skal redesignes. For virksomheder, der bruger regnskabssoftware, kan mange opgaver udføres uden for softwaren enten manuelt i et papirformat eller et tredjepartsprogram, såsom MS Excel.
Anskaffelsen af en ERP system skulle i teorien betyde, at mange af disse opgaver bliver automatiseret af softwaren for at øge både nøjagtigheden og effektiviteten i udførelsen af disse opgaver. Selvom din virksomhed er ved at ændre ERP-systemer, er der ikke to, der er ens, så du kan forvente at få nogle ændringer i din virksomheds forretningsprocesser, der falder sammen med softwarens processer.
Pris 5: Vedligeholdelse
Du skal vedligeholde dit ERP-system, så du skal medregne disse omkostninger. ERP-omkostninger kan omfatte hardware-, netværks- og arbejdsomkostninger fra IT og andre afdelinger for at sikre, at systemet kan køre korrekt.
Vedligeholdelsesomkostninger for et ERP-system kører typisk mellem 15-20 % af den oprindelige købspris. En ERP-opsætning, der kostede $250.000, ville i teorien bære en vedligeholdelsesomkostning på $37.500 til $50.000.
Pris 6: Opgraderinger
Som alle softwareprogrammer kræver ERP-systemer periodiske opgraderinger for at undgå at blive forældede. Du bør overveje, hvor ofte du forventer at opgradere dit ERP-system, og hvad disse omkostninger vil være, når du går igennem opgraderingen.
Du bør også overveje, at enhver opgradering kan påvirke forretningsprocesser og kræve yderligere hardware eller software systemet kører problemfrit, hvis din virksomhed ikke drives på et spejlvendt set-up, mens du udfører opdateringerne eller dataoverførslen.
Pris 7: Support
Dine medarbejdere vil løbe ind i problemer med at bruge programmet, og du vil opdage adskillige fejl med ethvert ERP-system, så du vil gerne sikre dig, at din leverandør vil give dig tilstrækkelig teknisk support til at løse disse problemer.
Du bør spørge din leverandør, om denne support er inkluderet i licensafgift eller er en ekstra omkostning, da teknisk support kan ende med at påvirke din bundlinje, hvis den ikke er inkluderet i det oprindelige køb og ikke overvåges nøje.
