Når du først starter en virksomhed, vil du måske beholde kvitteringer for at fratrække forretningsudgifter på din indkomstskat og mere. Et bedre system er påkrævet, når det er tid til at lave bogholderi i stedet for at proppe alle dine forretningskvitteringer i en skrivebordsskuffe. At opdage en uorganiseret masse af kvitteringer kan selvfølgelig skabe et rod af problemer.
At holde forretningskvitteringer organiseret kan hjælpe virksomhedsejere med at overvåge deres virksomheds fremskridt sammen med at forberede dem til regnskaber. Det hjælper også med at identificere indtægtskilder, holder styr på udgifter og forbereder varer til selvangivelser.
Et bedre system
Gennem årene er det vigtigt at udvikle et gode arkiveringssystem for kvitteringer. Dette kan for eksempel omfatte et arkiveringssystem, der gør dataindtastning let og giver dig mulighed for at hente en bestemt kvittering, hvis du skal søge efter en bestemt efter dato eller kategori.
Et eksempel på at holde forretningskvitteringer organiseret er at holde en række arkivmapper mærket efter måned og år, såsom "Kvitteringer november 2017". De to mest aktuelle arkivmapper kan sidde oven på dit skrivebord, så når du samler kvitteringer på dine forskellige runder, er det nemt at lægge dem i den rigtige månedsmappe.
Når du derefter foretager dine månedlige dataindtastninger, kan du tage den passende månedlige filmappe og sortere virksomhedens kvitteringer i bunker baseret på deres indkomstskatteklassifikationer. For eksempel kan du klippe alle softwarekvitteringer sammen, alle kvitteringer for mad- og underholdningsudgifter sammen og alle bilrelaterede udgiftskvitteringer sammen. Når du er færdig med at indtaste dataene, kan du lægge månedens kvitteringsmappe et passende sted i en skuffe i et af dine arkivskabe.
Hvis du er en forretningsmand med mange kvitteringer, er det nemt at ændre det samme system, der er beskrevet ovenfor, sammen med hyppigere indtastninger.
Lav kopier eller digitale billeder
Hvis du forsøger at skifte til et "papirløst kontor", som det meste af den moderne verden i disse dage, kan du scanne udgiftskvitteringer og gemme dem sammen med andre digitale regnskabsoplysninger. Nogle af de nyere cloud-baserede regnskabssoftwareapplikationer har mobilapps, der giver dig mulighed for at tage en mobiltelefon-snap af en udgiftskvittering og registrere den med det samme.
For dem, der driver forretning i Canada, er papirkopier eller digitale billeder af udgiftskvitteringer generelt acceptable for Canada Revenue Agency (CRA), forudsat at de er læselige. Hvis ikke, kan CRA kræve at se de originale papirdokumenter under en revision eller rutinemæssig anmodning om dokumentation. Originalerne bør således altid opbevares i den foreskrevne tid, hvilket i gennemsnit er i foreslået seks år.
Let skatte-tidsbyrden
Gevinsten for at have taget sig tid til at organisere dine udgiftskvitteringer, før du indgav dem, er at lave din virksomheds selvangivelse. For det første har du alle dine kvitteringer, der skal tjene som bevis for dine virksomhedsrelaterede indkomstskattefradrag. For det andet betyder det, at du allerede har sorteret dine kvitteringer efter forretningsudgiftskategorier, alle dine relevante Kvitteringer for hver kategori er klar til total og vil gøre det hurtigt og hurtigt at udfylde din selvangivelse let.
Bemærk: I Canada, hvis du driver en enkeltmandsvirksomhed eller et partnerskab, er dine forretningsudgifter opført på T2125-formularen, der er en del af din T1-personlig selvangivelse. Hvis du driver din virksomhed som et selskab i Canada, vil du kræve dine forretningsudgifter på din T2 selskabsskatteangivelse.
Når din indkomstskat er indgivet
Fordi så mange selvangivelser nu indgives online, er det ikke længere almindeligt eller nødvendigt at sende dine udgiftskvitteringer, når du indsender din indkomstskat. Læg i stedet alle dine relevante kvitteringer for skatteåret i en enkelt mappe mærket efter år, såsom "Skattekvitteringer 2019", og tilføj mappen til dit arkivskab, uanset om det er digitalt eller fysisk.
Hvis du nogensinde har en tvist med Canada Revenue Agency, IRS, eller bliver revideret, vil dine kvitteringer være afgørende bevis.
