Som en event planlægger, er det vigtigt at holde sig inden for din kundes budget. Og for at gøre det skal du have et detaljeret eventbudget, som du og din kunde er enige om. Uanset om du er ny til begivenhedsplanlægning eller en erfaren professionel, der holder en event budget vil hjælpe dig med at forblive organiseret og forberedt på enhver kundeforespørgsel, alt imens det hjælper dig med at undgå at gå over budgettet.
Vigtige aspekter af et arrangementsbudget
Til en grundlæggende begivenhed, såsom et seminar eller middagsselskab, kan Excel eller andre regnearksprogrammer være nyttige. Angiv følgende fire kategorier øverst: vare, forventet udgift, faktisk udgift, detaljer. Derfra udfylder du bare regnearket og administrerer det, som du ville gøre med enhver anden del af din virksomhed.
- Spor lejeomkostninger på stedet. Når du planlægger selve begivenheden, og når du mødes med din salgschef, skal du spore alle forventede lejegebyrer for begivenheden og funktionslokalet, rengøring, bagagehåndtering og relaterede udgifter.
- Anslå forplejningsomkostninger. Dette inkluderer alle gebyrer for mad og drikke, inklusive drikkepenge og drikkepenge, som kan udgøre op til 30 procent. Cateringbudgetter kan ballonere eller skrumpe, og det er en god idé at administrere dem med omhu, da de kan være en stor kilde til besparelser.
- Dokumenttransportomkostninger. Dette inkluderer shuttle, trænere, eventoverførsler og eventuelle relaterede udgifter. Glem ikke forsikring, brændstof, vejafgifter eller trailere, hvis de er nødvendige.
- Tilføj indretningsudgifter. De fleste arrangementer inkluderer udgifter til indretning, såsom centerpieces, blomster, teltudlejning osv. Det er her du angiver disse omkostninger.
- Dokumentunderholdning og udstyrsgebyrer. Fælles udgifter i denne kategori inkluderer A/V-udstyret, men det er også et godt sted at nævne honorarer til højttalere, eller hvis du hyrer entertainere.
- Opsummer trykomkostninger. Flere små vareafgifter kombineres faktisk for at lave en større udgiftslinje. Disse omfatter invitationer, navneskilte, programhæfter, skiltning til begivenheder og bannere.
- Opret en linjepost til gaver. Et almindeligt eventtip er aldrig at tillade en gæst at gå tomhændet. Så uanset hvilken gave eller gaver du giver, skal du spore omkostningerne for dem separat; du vil blive overrasket over, hvor meget disse varer kan koste.
- Identificer aktiviteters udgifter. Hvis dit arrangement inkluderer aktiviteter såsom golf, tennis, spa, rafting, cykling eller andre aktiviteter, vil du gerne notere omkostningerne ved disse gebyrer separat. Overvej at opsummere de samlede omkostninger i dit regneark og vedhæfte en opdeling.
- Bogfør andre udgifter. Hvis en udgift ikke falder ind under nogen af ovenstående kategorier, skal du angive dem som en diverse udgiftspost her.
- Giv dig selv en beredskabsfondskategori. Afhængigt af størrelsen eller kompleksiteten af et arrangement, vil du måske give dig selv så meget som op til 20 % af eventbudgettet her. På trods af den bedste planlægning vil omkostningerne overstige de forventede planer med udgifter, som du aldrig overvejer. Dette vil forhindre dig i at overskride budgettet hver gang.
- Opsummer de forventede udgifter. Når du bygger dit arrangementsprogram, vil du have en god fremskrivning af de samlede udgifter. Dette er den information, du vil dele med begivenhedsklienten for at sikre, at de er opmærksomme på begivenhedens budget, så der ikke er nogen overraskelser senere.
- Opsummer faktiske udgifter. Dette sker efter arrangementet er afsluttet. Subtotal fakturaerne i ovenstående 10 kategorier og dokumenter det faktiske budget. Hvis det er ekstremt gunstigt, skal du identificere besparelser i det faktiske budget vs. det forventede budget, der viser den værdi, du tilførte rollen.
